Standardiseret eller skræddersyet?
Fordele og ulemper ved hver tilgang, når du overvejer et nyt ERP-system
Der er meget at overveje for virksomheder, der ønsker at anskaffe sig eller skifte til et nyt ERP-system. Hvilke forretningsprocesser skal systemet understøtte? Vil det kunne skalere, når din virksomhed vokser? Hvor lang tid vil det tage at implementere?
Og måske vigtigst af alt, skal du vælge et standardiseret system, hvor funktionalitet og moduler er foruddefinerede, eller en skræddersyet løsning, der er udviklet til at imødekomme dine specifikke behov? Lad os se på fordelene og ulemperne ved begge løsninger baseret på nogle essentielle specifikationer.
Tidshorisont og omkostninger ved implementering
Har du en tidshorisont og et budget for implementering?
Standardiseret system
Implementeringen af et standardiseret ERP-system indebærer som regel en fast omkostning, hvilket gør det lettere at budgettere for og sikrer, at der ikke opstår uforudsete udgifter. Da omfanget af funktionalitet og tekniske krav allerede er aftalt på forhånd, er det normalt også lettere at følge en fast tidshorisont for implementeringen og gå i drift som planlagt.
Skræddersyet system
Selvom et skræddersyet system kan understøtte specialiserede processer og funktioner, som kræves for specifikke forretningsområder – med brugergrænseflader designet til at imødekomme brugernes behov – betyder udviklingsprocessen normalt, at implementeringen tager længere tid end ved et standardiseret system. Implementeringsomkostningerne har også en tendens til at være højere.
Support og fællesskab
Har du brug for regelmæssig, langsigtet support?
Standardiseret system
Udbydere af standardiserede ERP-systemer tilbyder som regel både driftsmæssig og teknisk support, hvilket reducerer risikoen for afbrydelser og nedetid – noget der kan være dyrt for virksomheder. Der er også styrke i fællesskabet. At være en del af et brugerfællesskab, hvor man står over for de samme udfordringer, er en stor fordel, da udbyderen typisk har erfaring med at løse lignende problemer.
Skræddersyet system
Brugere af skræddersyede systemer har som regel ikke adgang til support eller fordel af fælles ressourcer såsom online manualer, vidensdatabaser og e-læringsmaterialer, der kan understøtte brugeren i det daglige arbejde. At bestille support fra sag til sag kan på sigt blive en dyr løsning.
De samlede ejeromkostninger
Se ud over prisskiltet og tænk langsigtet
De samlede ejeromkostninger – eller TCO (Total Cost of Ownership) – henviser til de fulde udgifter, der kræves for at drive et IT-system gennem dets levetid. Når det gælder et ERP-system, udgør selve anskaffelsesprisen typisk kun omkring 20 % af de samlede omkostninger, mens de resterende 80 % stammer fra andre udgiftsposter.
Dette er en afgørende faktor, når man vælger mellem et standardiseret og et skræddersyet system. For et skræddersyet system er følgende omkostninger eksempelvis ofte ikke tydeligt specificeret fra starten:
- Supporttjenester – både teknisk og driftsmæssig support
- Konsulentydelser, som ikke er inkluderet i den oprindelige kravspecifikation
- Tabt arbejdstid som følge af brugerrelaterede problemer
- IT-tjenester såsom vedligeholdelse, sikkerhed, opgraderinger og fejlrettelser
- Licensomkostninger og administration
- Omkostninger ved systemopgraderinger
Disse udgifter er som regel tydeligt specificeret af udbydere af standardiserede systemer, hvilket gør det lettere at planlægge og lægge budget.
Formålet med TCO er at identificere skjulte omkostninger, som ikke fremgår af købsprisen, og dermed give et retvisende billede af investeringens reelle langsigtede omkostninger.
Systemopgraderinger
Systemopgraderinger med nye funktioner og fejlrettelser
Standardiseret system
De fleste standardiserede systemer følger en fastlagt udgivelsesplan, hvilket sikrer, at brugerne løbende får adgang til forbedret funktionalitet og fejlrettelser. Opgraderinger kan som regel gennemføres relativt hurtigt med minimal forstyrrelse for brugerne, og kritiske problemer løses i mellemtiden via patch-releases.
Skræddersyet system
Opgraderinger af skræddersyede systemer kan kræve løsninger, der er specifikke for den enkelte installation, hvilket øger risikoen for konflikter, funktionsfejl og dyre driftsforsinkelser. I mange tilfælde kan installationer komme bagud med flere generationer, hvilket betyder, at brugerne ikke kan udnytte systemets fulde potentiale.
Skalerbarhed
Et system, der kan vokse sammen med din virksomhed
Standardiseret system
Standardiserede ERP-systemer er designet til skalerbarhed og kan håndtere stigninger i volumen i forbindelse med større transaktioner og driftsvækst som følge af f.eks. fusioner, udvidelser eller andre initiativer.
Skræddersyet system
Muligheden for at skalere et skræddersyet system afhænger af det oprindelige projekts omfang. Hvis vækst ikke blev taget højde for i den oprindelige specifikation, vil der dog være behov for yderligere udvikling.
Fordele og ulemper i et samlet billede
Standardiseret vs. skræddersyet
| Systemtype | Implementering | Support | Opgraderinger | Skalerbarhed | Fleksibilitet |
| Standardiseret | Hurtig, med fast tidsramme | Normalt inkluderet som standard | Gratis planlagte opgraderinger | Designet til at skalere | Ekstra funktioner tilgængelige |
| Skræddersyet | Langsommere og dyrere | Fra sag til sag | Typisk uden fast tidsplan | Afhænger af specifikationerne | Kan være inkompatibel med ekstra funktioner |
Kernefunktioner med fleksibilitet
Leder du efter kernefunktioner, der kan udvides?
Standardiseret system
Standardiserede ERP-programmer er designet med moduler, der understøtter branchespecifikke processer og arbejdsgange – men der er også plads til fleksibilitet. Mange udbydere tilbyder tilføjelsesmoduler og integrationer, som udvider den grundlæggende funktionalitet. Det kan f.eks. være integrationer til maskiner for at forbedre udnyttelsesgraden, lagerstyringsintegrationer eller support til elektronisk dataudveksling (EDI).
Skræddersyet system
Skræddersyede systemer er specialudviklede og giver konkurrencemæssige fordele samt en forbedret brugeroplevelse inden for de områder, de er bygget til. Udbydere modellerer ofte systemet efter specifikke forretningsgange, som kan kræve avancerede beregninger, algoritmer eller simuleringer – alt efter virksomhedens behov.
Risikoafdækning og overholdelse af regler
Minimer risiko og overholde regler og lovgivning
Standardiseret system
Med standardiserede systemer, der er gennemtestet og anvendt af virksomheder i en bred vifte af brancher, er risikoen for alvorlige problemer som nedbrud eller sikkerhedsbrud generelt lavere. Derudover bliver standardsystemer regelmæssigt opdateret for at overholde nye lovkrav og standarder – f.eks. ændringer i skattelovgivning, branchespecifikke krav og rapportering af CO2-udledning.
Skræddersyet system
Virksomheder med egne IT-teams kan være godt rustet til selv at håndtere fejlrettelser og holde styr på tekniske udfordringer, men det skaber samtidig et pres internt. For virksomheder uden adgang til løbende IT-support kan det være nødvendigt at kontakte leverandøren fra sag til sag, hvilket kan blive en dyr løsning.
Resume
Ved at besvare nogle få centrale spørgsmål kan du finde den rette vej frem.
Før du træffer en beslutning om, hvilken type system der passer bedst til din virksomhed, bør du overveje følgende:
Hvilke forretningsprocesser skal systemet understøtte? Har I interne IT-kompetencer til at håndtere problemer, hvis de opstår? Har I behov for løbende, langsigtet support – eller kan I klare det internt? Er der specifik lovgivning eller særlige krav, I skal overholde? Og hvad er jeres budget til implementering?
Svarene på disse spørgsmål bør give et klart billede af, om et standardiseret eller et skræddersyet system bedst matcher jeres behov på lang sigt.
Er et standardiseret system det rette valg for din virksomhed?
Du er altid velkommen til at kontakte os for at booke en rådgivning, arrangere en demo af vores prisvindende ERP-system eller få svar på dine spørgsmål om ERP. Vi står klar til at hjælpe dig!
