Salah satu tugas utama departemen pembelian dalam lanskap manufaktur adalah membeli bahan baku sesuai dengan Bill of Materials (BOM) dan memastikan semua bagian ini berada dalam jumlah yang tepat, di tempat yang tepat, dan pada waktu yang tepat.

Selain harus memantau permintaan pembelian, mengelola tingkat inventaris, dan mencoba bernegosiasi dengan vendor, para pembeli (purchasers) harus melakukan semua hal secara manual seperti pengurusan dokumen yang melibatkan penawaran, pesanan pembelian, dan faktur, belum lagi menjaga komunikasi dengan departemen lain. Hal-hal ini dapat membuat manajer pembelian terbaik sekalipun merasa seolah-olah mereka hidup dalam keadaan kacau yang terus-menerus.

Pembelian adalah departemen yang sangat krusial dalam perusahaan, terlepas dari ukuran atau industrinya. Tanpa pembelian, semua manufaktur akan terhenti. Seiring dengan konsep pabrik cerdas yang terus mengubah lanskap manufaktur, transformasi digital telah menjadi prioritas utama bagi produsen untuk membangun ketahanan ke dalam rantai pasok (supply chain).

Tidak ada alasan bagi tim pembelian manufaktur untuk tidak mengadopsi transformasi digital. Dengan biaya tenaga kerja yang tinggi, perusahaan harus melihat segala sesuatu yang dapat mereka lakukan untuk menciptakan nilai dari waktu yang dihabiskan oleh tim pembelian mereka. Dengan mengubah faktur kertas menjadi dokumen digital dan meninggalkan praktik manual, mengakhiri proses berbasis kertas, menambah visibilitas di seluruh bisnis, serta mengurangi risiko, perusahaan akan mendapatkan keuntungan maksimal untuk tetap hemat biaya, mengoptimalkan produksi, dan berorientasi pada pertumbuhan.

Banyak perusahaan telah mulai menerapkan ERP system dan departemen Pembelian adalah salah satu area kunci untuk menciptakan keputusan yang lebih kuat. Pengenalan ERP system dalam sebuah perusahaan menjadikannya lebih fleksibel dan akurat bagi para pembeli. Semua data disimpan dalam satu sistem, menyediakan satu sumber kebenaran (single source of truth) dari seluruh proses pembelian hanya dengan beberapa klik. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan beberapa area utama di mana departemen Pembelian Anda dapat memperoleh keuntungan dari implementasi ERP system.

Supplier Relationship Management (SRM) Hubungan pemasok sangat penting bagi bisnis. Mengoordinasikan dan mengelola tugas sehari-hari dengan pemasok dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali dengan banyaknya dokumen yang berbeda seperti penawaran, pesanan pembelian, faktur, dll., yang perlu dibuat dan ditindaklanjuti.

ERP System modern dapat dengan mudah mendigitalkan semua dokumen yang berbeda dalam proses pembelian, yang tidak hanya membantu mengatasi tumpukan fisik, tetapi juga sangat meningkatkan produktivitas karena sistem memastikan informasi yang diterima oleh semua orang konsisten sehingga mengurangi kesalahan manusia (human error).
Yang paling penting, SRM akan memastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat, sambil tetap menjaga daftar pemasok Anda terorganisir dengan cermat.

Requirements Planning (MRP)
Salah satu tanggung jawab utama pembeli adalah memprakirakan jumlah bahan baku yang tepat yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan serta mengelola stok penyangga (buffer stocks). Prakiraan membutuhkan informasi pesanan yang akurat, data stok yang ada, kapasitas produksi, dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Jika ada perbedaan dalam informasi yang disebutkan di atas, maka Anda dapat yakin bahwa prakiraan yang dihasilkan tidak akan berguna.

Oleh karena itu, sangat penting bahwa semua informasi kebutuhan tidak hanya akurat tetapi juga dikelola dan dikomunikasikan dengan baik secara tepat waktu.

ERP System modern seperti Monitor ERP sangat meningkatkan perencanaan kebutuhan dengan memberikan saran pembelian kepada pembeli berdasarkan data pesanan, prakiraan, dan stok penyangga. Anda dapat yakin bahwa Anda hanya membeli apa yang Anda butuhkan dan tidak membeli secara berlebihan atau kekurangan bahan baku yang akhirnya memakan ruang penyimpanan yang berharga.

Purchasing Alternatives
Pembeli sering dihadapkan pada keputusan sulit dalam memilih pemasok yang tepat. Kecuali jika Anda sangat mengenal semua pemasok dalam daftar Anda, Anda mungkin membuat keputusan yang salah dan berakhir dengan kedatangan bahan baku yang lambat, yang menyebabkan efek domino yang pada akhirnya menyebabkan tanggal pengiriman terlewatkan.

Bukankah akan sangat baik jika ada sistem yang tidak hanya mendigitalkan dokumen penting Anda, menjaga daftar pemasok Anda tetap terkelola dengan baik, tetapi juga memberikan saran tentang pemasok mana yang harus Anda pilih berdasarkan waktu tunggu (lead time) dan tanggal pengiriman?

ERP system yang terintegrasi penuh seperti Monitor ERP memungkinkan Anda untuk melakukan permintaan harga untuk beberapa item ke beberapa pemasok secara bersamaan. Ini menghemat banyak waktu Anda dalam memilih pemasok terbaik untuk pekerjaan tertentu.

Subcontract Management
Pekerjaan manufaktur internal sendiri sudah merupakan sebuah tantangan, bayangkan jika harus mengelola subkontraktor. Mengatur waktu tunggu subkontraktor agar sesuai dengan rencana produksi Anda dapat menjadi mimpi buruk jika Anda tidak memiliki proses dasar dan dokumentasi yang tepat sejak awal.

Mendigitalkan semua dokumen subkontraktor yang relevan seperti pesanan pembelian, surat jalan, dll., akan memastikan bahwa semua orang yang terlibat menerima pembaruan tepat waktu yang akurat.

Selain mengelola dokumentasi dengan benar, ada banyak tugas lain yang terlibat untuk memastikan subkontraktor berkinerja optimal seperti mengirimkan bahan yang tepat dan menerima pesanan pembelian tepat waktu. Dengan sistem yang tepat, Anda akan memiliki gambaran 360 derajat tentang status semua subkontraktor Anda.

Traceability
Ada banyak bahan baku yang terlibat dalam pembuatan suatu produk dan terkadang cacat produk mungkin disebabkan oleh kumpulan (batch) bahan baku yang buruk.

Namun, tanpa sistem yang tepat, mustahil untuk melacak akar penyebab cacat tertentu. ERP systems modern seperti Monitor ERP memungkinkan Anda melacak bahan baku melalui nomor batch atau bahkan hingga nomor seri dari setiap bagian individu. Anda dapat dengan mudah melacak cacat ke nomor seri tertentu yang berasal dari batch bahan baku yang buruk di seluruh proses manufaktur.

Ini penting karena memungkinkan Anda untuk menyempurnakan proses manufaktur tertentu atau mengevaluasi kembali bahan baku dan menggantinya dengan bahan berkualitas lebih baik atau bahan yang lebih hemat biaya. Dengan kemampuan melacak bahan baku hingga ke nomor bagian individu, Anda juga dimungkinkan untuk mempelajari biaya produk Anda dari sudut pandang yang berbeda dan mungkin mengidentifikasi bahan yang lebih hemat biaya untuk digunakan sebagai gantinya.

Kami telah mengeksplorasi area utama yang terlibat dalam proses pembelian di atas, dan kita dapat melihat bahwa hal itu dapat sangat ditingkatkan dengan mendigitalkan dokumen penting, merampingkan penyampaian data, dan akurasi. Setelah Anda memiliki data yang akurat dalam basis data Anda, Anda dapat melakukan hal-hal luar biasa dengannya.

Data adalah inti dari implementasi ERP system. Memiliki ERP system memberikan ketenangan pikiran bagi pembeli; tidak hanya meningkatkan proses pembelian, tetapi juga membantu mengurangi biaya manajemen sumber daya, terutama ketika modul Pembelian terintegrasi dengan modul terkait lainnya seperti Manufaktur, Penjualan, Stok, Akuntansi, dan Pencatatan Waktu. Ketika pembelian dilakukan, sistem akan secara otomatis membuat entri ke modul masing-masing yang meningkatkan perencanaan sumber daya di sisi pembeli dan menawarkan lebih sedikit konsumsi waktu untuk komunikasi ke setiap departemen.

Pembeli dapat meningkatkan produktivitas pembelian dengan memanfaatkan data yang kuat dari lantai pabrik hingga ke kantor pembelian, ini berarti mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada jaringan pemasok, evaluasi vendor, strategi pembelian, dan memprediksi tren masa depan bahan baku yang dapat berdampak pada lini produksi, mengoptimalkan seluruh proses siklus pasokan hingga pengiriman tepat waktu ke depan pintu pelanggan.

ERP system yang tepat akan memberikan dasar bagi pembeli untuk komunikasi yang lebih terbuka, memungkinkan mereka menawarkan waktu tunggu yang lebih baik kepada pemasok atau pelanggan, peringatan dini untuk penyesuaian jumlah, dan pemodelan prediktif yang lebih andal. Ini akan mengubah cara Anda melihat proses dan transaksi pembelian Anda. Nilai yang dihasilkan dari implementasi ERP akan menempatkan bisnis pada posisi yang kuat untuk merampingkan operasi, memperkuat loyalitas pelanggan, dan yang terpenting, menemukan area baru untuk pertumbuhan bisnis.

Hubungi kami di sales.asia@monitorerp.com untuk memulai perjalanan Anda menuju produksi yang lebih efisien, produktif, dan pengiriman yang lebih andal.