Terstandardisasi atau disesuaikan?
Pro dan kontra dari setiap pendekatan ketika mempertimbangkan sistem ERP baru
Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan yang ingin mengakuisisi atau beralih ke sistem ERP baru. Proses bisnis apa yang perlu didukung oleh sistem? Apakah sistem tersebut dapat berkembang ketika perusahaan Anda tumbuh? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya?
Dan mungkin yang paling penting, apakah Anda harus memilih sistem yang terstandardisasi, di mana fungsionalitas dan modulnya sudah dirancang sebelumnya, atau solusi yang dibuat khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Mari kita lihat kelebihan dan kekurangan keduanya berdasarkan beberapa spesifikasi utama.
Kecepatan dan biaya implementasi
Apakah Anda memiliki skala waktu dan anggaran yang ditetapkan untuk implementasi?
Sistem yang terstandarisasi
Implementasi sistem ERP yang terstandardisasi biasanya melibatkan biaya tetap, sehingga lebih mudah untuk menganggarkan dan memastikan tidak ada kejutan. Karena cakupan fungsionalitas dan persyaratan teknis sudah disepakati, biasanya lebih mudah untuk mengikuti lini masa yang telah ditetapkan untuk implementasi dan go live dengan operasional sesuai jadwal.
Sistem yang disesuaikan
Meskipun sistem yang dibuat khusus dapat mendukung proses dan fitur khusus yang diperlukan untuk lini bisnis tertentu - dengan antarmuka yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengguna - proses pengembangan biasanya berarti implementasi membutuhkan waktu lebih lama daripada sistem standar. Biaya implementasi juga cenderung lebih tinggi.
Support dan komunitas
Apakah Anda memerlukan support jangka panjang yang teratur?
Sistem yang terstandarisasi
Penyedia dari sistem ERP terstandardisasi biasanya menawarkan Operational dan Technical Support, mengurangi risiko gangguan dan Downtime yang bisa berbiaya mahal bagi perusahaan. Ada juga kekuatan dalam jumlah. Menjadi bagian dari komunitas pengguna yang menghadapi tantangan yang sama adalah keuntungan besar, karena penyedia biasanya memiliki pengalaman dalam menyelesaikan jenis masalah yang serupa.
Sistem yang disesuaikan
Pengguna sistem yang dibuat khusus tidak akan memiliki akses ke support atau manfaat dari sumber daya bersama lainnya seperti Online Manuals, Knowledge Banks, dan materi E-learning yang mungkin tersedia untuk mendukung pengguna dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Memesan support berdasarkan kasus per kasus dapat menjadi mahal dalam jangka panjang.
Total biaya kepemilikan
Lihatlah di luar label harga dan pikirkan dalam jangka panjang
Total biaya kepemilikan, atau TCO (Total cost of ownership), mengacu pada pengeluaran penuh yang diperlukan untuk menjalankan program TI selama siklus hidupnya. Dalam kasus sistem ERP, harga pembelian aktual mewakili sekitar 20% dari total biaya, dengan biaya lainnya mencapai 80%.
Ini adalah faktor kunci ketika memilih antara sistem terstandardisasi atau sistem yang disesuaikan. Untuk sistem yang disesuaikan, misalnya, biaya-biaya berikut ini mungkin tidak ditentukan dengan jelas sejak awal:
- Support services, baik teknis maupun operasional.
- Fees konsultasi yang tidak termasuk dalam spesifikasi asli.
- Waktu kerja yang hilang karena masalah pengguna.
- IT services, seperti pemeliharaan, keamanan, dan upgrades, serta perbaikan Bug.
- Biaya lisensi dan manajemen.
- Biaya untuk upgrade sistem.
Biaya-biaya ini biasanya ditentukan dengan jelas oleh penyedia sistem standar, sehingga lebih mudah untuk merencanakan dan menganggarkannya.
Ide dari TCO adalah untuk mengidentifikasi biaya tersembunyi yang tidak termasuk dalam harga pembelian dan memberikan cerminan yang sebenarnya dari biaya jangka panjang aset.
Peningkatan sistem
Ingin peningkatan sistem dengan fitur-fitur baru dan perbaikan bug?
Sistem standar
Sebagian besar sistem terstandardisasi mengikuti jadwal rilis yang telah ditetapkan, sehingga pengguna mendapatkan manfaat dari fungsionalitas yang lebih baik dan perbaikan bug secara berkelanjutan. Peningkatan biasanya dapat dilakukan dengan relatif cepat dengan gangguan minimal pada pengguna, dengan masalah kritis yang diselesaikan untuk sementara waktu melalui rilis tambalan.
Sistem yang disesuaikan
Peningkatan untuk sistem yang disesuaikan mungkin memerlukan solusi khusus untuk instalasi yang bersangkutan, sehingga meningkatkan risiko konflik, kerusakan, dan penundaan operasi yang mahal. Dalam banyak kasus, penginstalan mungkin tertinggal beberapa generasi, yang berarti pengguna tidak dapat memaksimalkan kapasitas penuh program.
Skalabilitas
Butuh sistem yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda?
Sistem yang terstandarisasi
Kerangka kerja sistem ERP terstandardisasi dirancang untuk skala dan dapat menangani peningkatan volume yang berkaitan dengan transaksi yang lebih besar dan pertumbuhan operasional setelah, misalnya, merger, ekspansi, atau inisiatif lainnya.
Sistem yang disesuaikan
Kemampuan sistem yang dibuat khusus untuk meningkatkan skala tergantung pada ruang lingkup awal proyek, namun, jika pertumbuhan tidak diperhitungkan dalam spesifikasi awal, pengembangan tambahan akan diperlukan.
Sekilas tentang keuntungan dan kerugian
Terstandardisasi vs. disesuaikan
| Jenis sistem | Implementasi | Support | Upgrade | Skalabilitas | Fleksibilitas |
| Terstandarisasi | Cepat, dengan skala waktu yang ditetapkan | Biasanya disertakan sebagai standar | Peningkatan terjadwal gratis | Didesain sesuai skala | Opsi yang tersedia |
| Disesuaikan | Lebih lambat dan lebih mahal | Kasus per kasus | Biasanya tidak dijadwalkan | Tergantung pada spesifikasi | Mungkin tidak kompatibel dengan add-on |
Fungsi inti, dengan fleksibilitas
Mencari fungsi inti yang dapat diperluas?
Sistem yang terstandarisasi
Program ERP terstandardisasi dirancang dengan modul-modul yang memungkinkan operasi dan alur kerja khusus industri, tetapi masih ada ruang untuk bermanuver. Banyak penyedia menawarkan opsi dan integrasi yang memperluas fungsionalitas dasar, seperti integrasi mesin untuk meningkatkanUtilization Rates, integrasi Warehouse Management, dan dukungan untuk Electronic Data Interchange (EDI).
Sistemyang disesuaikan
Sistem yang disesuaikan dengan desain khusus memberikan keunggulan kompetitif dan user experience yang lebih baik di area yang dibuat. Penyedia sering kali akan memodelkan sistem sesuai dengan prosedur bisnis tertentu yang membutuhkan perhitungan, algoritme, atau simulasi tingkat lanjut, dll.
Pengurangan risiko dan kepatuhan
Perlu meminimalkan risiko dan mematuhi peraturan?
Sistem standar
Dengan sistem standar yang telah dicoba dan dipercaya oleh perusahaan-perusahaan di berbagai industri, risiko masalah serius seperti kerusakan atau pelanggaran keamanan secara umum lebih rendah. Selain itu, sistem standar diperbarui secara berkala untuk memenuhi peraturan dan persyaratan baru seperti perubahan pajak, standar khusus industri, dan pelaporan emisi CO₂.
Sistem yang disesuaikan
Meskipun perusahaan dengan tim TI internal mungkin dilengkapi dengan baik untuk menangani perbaikan bug yang sedang berlangsung dan melacak masalah itu sendiri, hal ini membawa tekanan tersendiri, dan mereka yang tidak memiliki akses ke dukungan TI mungkin dipaksa untuk mencari bantuan dari penyedia layanan berdasarkan kasus per kasus, yang mahal.
Kesimpulan
Menjawab beberapa pertanyaan inti akan membantu Anda mengambil tindakan terbaik
Sebelum mengambil keputusan tentang jenis sistem yang terbaik untuk Anda, pertimbangkan hal-hal berikut ini: Proses bisnis apa yang harus didukung oleh sistem? Apakah Anda memiliki kompetensi TI internal jika ada masalah yang muncul? Apakah Anda memerlukan dukungan jangka panjang yang rutin, atau dapatkah Anda mengelola secara internal? Apakah ada undang-undang atau persyaratan khusus yang harus Anda patuhi? Berapa anggaran Anda untuk implementasi?
Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan memberikan indikasi yang jelas mengenai apakah sistem yang terstandardisasi atau yang disesuaikan adalah yang terbaik untuk bisnis Anda dalam jangka panjang.
Apakah sistem terstandardisasi cocok untuk bisnis Anda?
Jangan ragu untuk menghubungi kami untuk meminta konsultasi, mengatur demo sistem ERP kami yang telah memenangkan penghargaan, atau mengajukan pertanyaan apa pun yang Anda miliki tentang perencanaan sumber daya perusahaan. Kami akan dengan senang hati membantu Anda!
