Untuk tetap kompetitif, produsen harus mengendalikan biaya dengan ketat – baik itu materials cost, labor cost, manufacturing overhead, atau biaya tidak langsung lainnya. Menentukan dan mengelola manufacturing costs bukanlah tugas yang mudah. Menangkap data biaya ini di seluruh proses manufaktur, mulai dari potongan produksi pertama hingga biaya akhir diidentifikasi, memerlukan akurasi tinggi, konsistensi, dan siklus estimasi yang dapat diprediksi untuk membandingkan estimated costs dan actual costs guna menentukan laba atau rugi.

Bagian keuangan, teknik, produksi, pembelian, inventaris, dan rantai pasokan terkait erat dengan penganggaran dan prakiraan biaya bill of material (BOM), biaya produksi untuk desain, teknik, penawaran, dan pembelian bahan baku atau suku cadang. Mereka harus dapat menentukan dampak biaya dengan cepat dan akurat karena data perekayasaan dan produksi seperti BOM, data lantai pabrik, bersinggungan dengan lingkungan manufaktur yang terus berubah ini: biaya unit, make-to-order, engineer-to-order, pesanan berulang, pekerjaan individu atau batch, dan tingkat inventaris.

Perusahaan berlomba-lomba untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dalam mengelola dan melacak biaya produksi mereka dan membuat model biaya simulasi untuk evaluasi dan analisis tanpa mempengaruhi operasi saat ini. Namun, tidak semua perusahaan mampu mengukur biaya mereka secara efisien. Perusahaan yang memiliki alat yang tepat yang terintegrasi ke dalam sistem teknik, produksi, pembelian, dan keuangan, memungkinkan penganggaran dan alokasi biaya yang lebih baik untuk bahan baku, tenaga kerja, dan biaya terkait lainnya. Hal ini juga membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat seperti mengelola arus kas dan alokasi modal karena estimasi yang lebih solid, data biaya, dan indikator potensial di masa depan diluncurkan secara transparan.

Dalam artikel ini, Business Consultant kami, Peter Choo, berbagi keahlian dan pengalamannya dalam membantu customers Monitor memecahkan masalah manajemen manufacturing cost. Diskusi ini hadir di waktu yang sangat tepat, terutama saat merencanakan ketidakpastian di dunia yang terus bergejolak. Ia akan membahas pentingnya memiliki sistem berkualitas yang dapat meningkatkan manajemen biaya dan komunikasi secara signifikan.

Masalah apa yang kami bantu selesaikan dalam manajemen biaya produksi dengan Monitor?
Dari pengalaman saya sebagai consultant, saya melihat ada dua jenis customer utama:

• Customers yang mengelola bisnis mereka secara tradisional tanpa Sistem ERP apa pun. Kelompok ini tidak memiliki alat yang tepat untuk mengelola bisnis dan bergantung pada alat seperti spreadsheets untuk mencatat inventaris, stock, dan biaya material. Mereka merasa sangat sulit mengelola semua biaya yang berbeda saat bisnis mulai berkembang (scale up). Oleh karena itu, mengimplementasikan Monitor ke dalam bisnis mereka tidak hanya akan membantu mereka mengembangkan bisnis tetapi juga membantu mereka mengelola manufacturing costs dengan lebih efisien.
• Customers yang menggunakan sistem ERP yang sudah ada dan memutuskan untuk beralih ke Monitor. Kelompok ini mungkin menggunakan sistem ERP yang tidak terintegrasi penuh atau memerlukan pembelian dan implementasi modul tambahan untuk menambah fungsionalitas, seperti menghubungkan modul Keuangan ke modul Manufaktur. 

Hal ini mengakibatkan biaya yang lebih tinggi bagi mereka untuk memiliki sistem yang lengkap dan terintegrasi penuh, serta implementasi dan penyesuaian yang mahal baik dari segi uang maupun waktu.

Fitur apa di Monitor yang paling bermanfaat bagi pelanggan yang telah Anda amati?
Pre-calculation dan Post-calculation milik Monitor adalah fitur yang paling membantu customers dalam hal mengelola manufacturing costs. Dengan Monitor, Anda dapat mengatur berbagai varian untuk Labour, Overhead, dan biaya lainnya (Miscellaneous).

Anda dapat mengatur varian biaya untuk kuartal saat ini dan kuartal berikutnya serta membuat model simulasi yang berbeda. Monitor memberi Anda fleksibilitas untuk mencampur dan mencocokkan varian biaya yang berbeda berdasarkan situasi pasar terkini.

Sebagai contoh, adanya subsidi utilitas selama masa krisis yang diberikan oleh pemerintah. Ini dapat diatur sebagai varian Krisis dari manufacturing costs yang terjadi, dan Monitor kemudian akan dapat menghitung biaya manufaktur saat ini berdasarkan lanskap ekonomi terbaru, memberikan data costing yang akurat kepada produsen.

Bagaimana Monitor meningkatkan manufacturing costs para customers kami?
Monitor membuat informasi costing menjadi transparan dengan tingkat akurasi tinggi bagi semua departemen terkait. Ini berarti data yang tersedia bagi pekerja produksi sama dengan apa yang tersedia bagi personel keuangan dan perencana karena semua modul Monitor saling terhubung. Transparansi sistem yang tinggi meningkatkan integritas di dalam perusahaan dan menghasilkan peningkatan efisiensi serta akurasi dalam fungsi akuntansi.

Salah satu customer lokal kami, produsen kunci elektronik, telah mengamati penurunan nilai inventaris setelah mengimplementasikan Monitor. Ini karena sistem dapat memberikan mereka data manufaktur yang akurat yang memungkinkan mereka untuk mengeliminasi excess stock. Hal ini secara tidak langsung menghemat biaya produsen karena kelebihan inventaris harganya berfluktuasi seiring waktu dan secara tidak sengaja akan memengaruhi biaya juga.

Apa yang membuat Monitor menonjol dari pilihan lainnya?
Saya harus mengatakan konsep all-in-one dari Monitor membuatnya menonjol dari sistem ERP lain yang tersedia. Dengan Monitor, semua modul tersedia dalam satu paket tunggal yang terintegrasi penuh, tidak perlu tambahan (add-ons) yang mahal atau kustomisasi dan integrasi tambahan yang memakan biaya dan waktu untuk diimplementasikan.

Adakah peningkatan signifikan yang Anda amati pada akurasi pre dan post-calculation customers kami?
Customers mendapatkan efisiensi biaya yang tinggi, karena mereka dapat mengetahui biaya sebelum dan sesudah membuat produk. Data Pre-calculation mudah diakses, memungkinkan estimasi harga dilakukan bahkan sebelum produksi massal dimulai.

Lini produksi juga mendapatkan transparansi, memungkinkan manajer produksi mengetahui area mana yang perlu mereka tingkatkan atau kurangi kapasitasnya berdasarkan data Post-calculation yang disediakan oleh Monitor.

Labor cost, waktu yang dihabiskan, biaya material, dan data costing lainnya semuanya ada di ujung jari personel keuangan. Data esensial ini memungkinkan Pre-calculation dan Post-calculation yang akurat dibuat. Selisih biaya (Cost differences) dapat dihitung dengan mudah karena variansi harga juga ditangkap dalam sistem.

Hasilnya adalah peningkatan akurasi yang tinggi dalam Pre-calculation dan Post-calculation customer yang memungkinkan mereka untuk terus mengoptimalkan alur produksi dan mengelola manufacturing costs secara efisien.

Peter juga menyoroti perlunya melembagakan cara kerja baru – pandemi mungkin menjadi titik pemicu bagi perusahaan yang belum mengeksplorasi solusi ERP untuk mulai melakukannya. Berinvestasi pada sistem ERP yang tepat memungkinkan perusahaan untuk memfasilitasi kerja jarak jauh, membangun pandangan tentang kendala modal dan kapasitas secara jarak jauh, terutama di masa krisis.

Ini juga akan membantu perusahaan untuk melihat melampaui operasional sehari-hari, area utama, dan biaya penting – menghitung biaya, kapan harus menyesuaikan harga untuk suku cadang baru atau yang sudah ada, serta membantu mereka mengembangkan pandangan tentang bagaimana masa depan dapat bertahan ketika mereka memiliki kendali yang lebih baik atas data yang terstandardisasi untuk produksi, akuntansi, Stock Management, dan supply chain secara umum.