Mark Len, Business Consultant Monitor sekaligus Project Leader Kooka, juga berkomentar, “Sebagian besar proyek implementasi selesai dalam jangka waktu tiga hingga sembilan bulan. Prasyarat terpenting dalam sebuah proyek adalah keterlibatan pelanggan dan komitmen dari manajemen puncak. Kooka sangat mendukung dan antusias dari semua tingkatan dalam perusahaan. Setiap orang bersemangat untuk meningkatkan operasi dan proses mereka untuk maju ke posisi yang lebih baik.”

Kooka Group of Companies adalah salah satu pelopor dalam distribusi produk tisu sejak tahun 1990. Dengan ekspansinya, Kooka Paper Manufacturing didirikan pada tahun 1996 dengan pabrik konversi (converting plant) sendiri yang memproduksi dan memasok berbagai macam serbet kertas sekali pakai (disposable paper serviettes), tisu makan (napkins), tisu toilet (bathroom tissues), dan tisu jumbo roll. Saat ini, produk perusahaan telah mencapai berbagai benua di seluruh dunia.

Kooka Paper telah berhasil mengimplementasikan sistem ERP baru mereka di seluruh bisnis sebelum fase Recovery Movement Control Order (RMCO) berakhir, guna meningkatkan kapasitas operasi harian mereka karena mereka menyadari bahwa sistem yang ada tidak dapat mengatasi tantangan yang ditimbulkan oleh pandemi.

Pandemi menyebabkan perlambatan di lantai produksi yang memicu Kooka untuk melakukan perubahan ini di masa-masa sulit tersebut. Implementasi dan pertemuan dilakukan selama RMCO karena Kooka bertekad agar implementasi Monitor G5 harus terjadi. Tim telah memanfaatkan waktu sepenuhnya dengan merencanakan proyek dan menyisihkan sumber daya untuk bekerja sama dengan Monitor dalam menyukseskan implementasi.

Chew Hong Yuen, IT Manager dan Project Leader Proyek ERP, menjelaskan bahwa sistem mereka saat ini tersebar (dispersed) karena mereka berjalan pada dua sistem dari vendor yang berbeda: “Dengan sistem Monitor ERP yang terintegrasi penuh, saya berharap dapat menyatukan divisi-divisi menjadi satu versi kebenaran tunggal (one single version of truth), menghilangkan tumpang tindih (crossover), dengan informasi tersedia di ujung jari kita. Misalnya, kami akan diberi peringatan ketika bahan baku kami telah tiba, padahal sebelumnya kami harus menarik informasi dari berbagai departemen, dan salesperson harus mendatangi planner ketika pelanggan kami menanyakan status pengiriman. Ini adalah waktu yang tepat bagi kami untuk mengimplementasikan sistem ERP karena stagnasi beban kerja kami selama periode MCO.”

Anders Ryberg, Consultant Director Monitor ERP System Asia, mengantisipasi bahwa tantangan utama yang dihadapi Kooka Paper adalah sumber daya. Namun, manajemen dan stafnya telah secara jelas menunjukkan komitmen mereka dalam mengalokasikan sumber daya untuk mengatasi migrasi data yang diperlukan untuk memastikan sistem siap go-live dalam tiga minggu. Mereka telah menunjukkan kemauan mereka untuk berinvestasi dalam proyek ini.

Nantikan video di balik layar (behind-the-scenes) untuk menyaksikan bagaimana Kooka berhasil mengimplementasikan proyek ini dalam waktu tiga minggu.