Di pantai Satakunta, Finlandia, ada keramaian aktivitas. Karyawan yang puas memproduksi komponen untuk pelanggan bisnis milik keluarga tersebut, dan ada senyum permanen di wajah productions manager. Akhirnya, manajemen produksi berfungsi sebagaimana mestinya, dan hambatan (bottlenecks) sistem hanyalah masa lalu. Baca bagaimana sistem ERP, Monitor ERP, telah membantu Merikarvian LVI-tuote Oy merampingkan operasinya dan meminimalkan penundaan produksi serta biaya tambahan yang ditimbulkannya.

Pemilik Merikarvian LVI-tuote Oy memiliki tujuan yang jelas: untuk meningkatkan operasi perusahaan. Namun, ada kekurangan dalam manajemen produksi, dan meskipun telah dilakukan berbagai upaya dengan sistem sebelumnya, sistem tersebut tidak dapat dibuat berfungsi seperti yang diinginkan. Meskipun ada upaya berkelanjutan untuk meningkatkan operasi, tiba saatnya untuk menghadapi kenyataan: platform bisnis perlu diubah agar manajemen produksi menjadi efektif. CEO Marko Ojamo, bersama Production Manager Juha Ojamo dan System Specialist Janne Sainee, mulai menyusun daftar persyaratan untuk sistem ERP yang baru.

Investasi pada sistem ERP dianggap sebagai ide yang baik, sebuah investasi yang benar-benar akan membantu mencapai tujuan bisnis. Tujuan utamanya adalah untuk menyelesaikan masalah manajemen produksi. Selain itu, ada keinginan agar semua operasi menjadi jelas bagi manajemen dan karyawan, yang akan menghilangkan kebutuhan akan berbagai program software dalam tugas sehari-hari.

“Kami sudah mencoba beberapa solusi software, tetapi tidak memenuhi kebutuhan kami, sehingga kami kecewa. Itulah mengapa ada sedikit ketegangan saat kami memutuskan untuk mengimplementasikan Monitor. Kami berdiskusi dengan para karyawan apakah ini benar-benar akan berhasil,” kata Production Manager Juha Ojamo.

Namun, implementasi ternyata sangat mudah.

“Karyawan kami dengan cepat merangkul sistem baru ini. Saya tidak perlu lagi mengkhawatirkan setiap langkah dan tidak merasa seolah-olah harus selalu berada di lokasi. Para karyawan kini dapat memulai dan menyelesaikan tugas sendiri,” tambah Juha Ojamo.

Monitor ERP, sebuah sistem ERP yang dikembangkan untuk perusahaan manufaktur, dengan cepat membuktikan kesesuaiannya selama implementasi. Sistem ERP ini membantu karyawan tetap menguasai tugas dan jadwal mereka, yang mengarah pada operasi yang lebih efisien secara keseluruhan (across the board). CEO Marko Ojamo mencatat bahwa karyawan selalu dapat melihat apa yang perlu dilakukan dan urutan kerjanya.

Berkat fungsi-fungsi sistem Monitor ERP, pelanggan menerima pengiriman mereka tepat waktu.

“Kini setelah tugas-tugas terjadwal dalam sistem, keandalan pengiriman (delivery reliability) tetap tinggi,” kata CEO Marko Ojamo sebagai penutup.

Operasi sehari-hari yang lancar

Kehidupan sehari-hari perusahaan manufaktur sering kali terasa sibuk dan melibatkan proses kompleks yang perlu dikelola. Para pemilik perusahaan bersaudara tersebut telah melihat perubahannya. Operasi harian kini jauh lebih lancar.

“Dari perspektif karyawan, sistem ERP baru ini telah membawa banyak kemudahan. Saya berasumsi bahwa sebelumnya, ketika karyawan tidak dapat membuat software berfungsi, mereka akan ragu-ragu dalam pekerjaan mereka, dan mereka akan datang kepada saya mengatakan mereka tidak dapat melakukan hal-hal tertentu. Orang-orang secara alami ingin melakukan pekerjaan mereka tanpa cela (flawlessly). Sekarang, para karyawan memuji program ini karena mudah digunakan, dan mereka juga dapat membuat penyesuaian,” kata Juha Ojamo.

Monitor ERP juga mengarah pada penyederhanaan proses lain, yang memungkinkan transisi dari proses manual dan memakan waktu ke manajemen informasi yang otomatis dan presisi. Semua informasi ada dalam satu sistem, dapat diakses oleh semua orang yang terlibat, dan selalu up-to-date (terbaru).

Financial administrator Hannamari Kaju menunjukkan bahwa efisiensi program terlihat jelas dalam pelacakan waktu (time tracking).

“Kami tidak perlu lagi menunggu time sheets (lembar waktu), jam kerja datang langsung dari sistem. Struktur produk juga tersedia di sana, jadi kami dapat melihat apa yang kami miliki dalam stok dan seberapa cepat kami dapat mengirimkan produk,” jelas Kaju.

Efisiensi melalui operasi yang sistematis

Bagi Merikarvian LVI-tuote Oy, presisi dan keandalan pengiriman (delivery reliability) adalah faktor kompetitif yang krusial. Mencapainya memerlukan operasi yang sistematis, yang pada gilirannya memastikan produksi yang efisien dan produk berkualitas tinggi. Menurut Juha Ojamo, penggunaan sistem Monitor ERP memberikan keunggulan kompetitif melalui operasi yang sistematis.

“Dengan menggunakan sistem Monitor ERP, kami memastikan bahwa jadwal terpenuhi, komponen sudah benar, dan tiba dari berbagai departemen ke gudang dengan urutan yang tepat.”

Sebelum implementasi sistem Monitor ERP, terdapat kekurangan, terutama dalam efisiensi manajemen stok. Marko Ojamo menjelaskan bahwa Monitor ERP telah menghilangkan kompleksitas dan membawa kejelasan pada operasi harian. Sekarang, saldo stok setiap komponen diketahui, dan pemrosesan yang tidak perlu dihindari karena program menunjukkan di mana barang berada pada waktu tertentu. Juha Ojamo mengangguk setuju, menyatakan bahwa dengan implementasi ini, limbah (waste) juga berkurang karena semua item dalam stok tercatat. Daftar manual tidak lagi diperlukan, menghilangkan kebutuhan untuk membawa kertas keliling gedung.

System Specialist Janne Saine mengatakan bahwa Merikarvian LVI-tuote Oy kini memiliki kehidupan sehari-hari yang lebih sederhana.

“Ketika parameter sudah tepat, segala sesuatu terjadi pada waktu yang tepat. Beberapa minggu setelah implementasi Monitor, roda produksi berputar tepat pada saat dibutuhkan.”