10 Anzeichen und Gründe für den ERP-Wechsel

Wie viele andere Programme oder IT-Systeme durchläuft auch ein ERP-System einen eigenen Lebenszyklus - ihn zu verstehen ist entscheidend, um drei wichtige Aspekte zu erkennen: Frühwarnzeichen, zentrale Gründe und den optimalen Zeitpunkt für den Wechsel des ERP-Systems.

Der Lebenszyklus eines ERP-Systems lässt sich auf zwei Ebenen analysieren: vor der Implementierung, die zur Einführung einer neuen Lösung führt, und nach der Implementierung, der sogenannte operative Lebenszyklus. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die zweite Ebene, da sie etwas komplexer sowie für den täglichen Betrieb wichtiger ist und leider oft übersehen wird.

ERP-System - Operativer Lebenszyklus

Sobald ein ERP-System implementiert und stabilisiert wurde, beginnt der Post-Implementierungs- oder Betriebslebenszyklus:

🌔︎ Stabilisierung & Support - der erste Schritt nach dem Go-Live konzentriert sich auf weitere Konfigurationen, das Erkennen von Problemen oder Fehlern sowie die Überwachung der Datenqualität und Performance. Das Hauptziel in dieser Phase: Das ERP-System soll in der realen Betriebsumgebung reibungslos laufen.

🌓︎ Einführung und Optimierung - Sobald das System stabil läuft, verlagert sich der Fokus: Anwender werden umfassend geschult und mit dem System vertraut gemacht, Workflows aus der Implementierung optimiert, manuelle Workarounds ersetzt und die Systemnutzung ausgeweitet. Ziel ist es, produktiver und effizienter zu arbeiten sowie das volle Potenzial des ERP-Systems zu nutzen.

🌑︎ Performance Management und kontinuierliche Verbesserung - Da das ERP-System geschäftskritisch ist, muss es kontinuierlich überwacht werden. Nur so bleiben Zuverlässigkeit, Sicherheit und Wert des Systems langfristig erhalten und das ERP-System entwickelt sich parallel zu den Geschäftsanforderungen und technischen Trends weiter. Dazu gehört: Systemverfügbarkeit und -geschwindigkeit kontrollieren, Audit-Protokolle und Compliance-Berichte führen sowie den ROI anhand wichtiger Geschäftskennzahlen messen. System-Updates oder Funktionsfreigaben sind ebenso wichtig.

Man könnte meinen, dass der Lebenszyklus des ERP-Systems hier endet und die letzte Phase unbegrenzt weiterläuft - das System hat operative Reife erreicht, das Unternehmen läuft reibungslos und es wurde zum digitalen Rückgrat des Betriebs. Dieses ideale Szenario ist möglich, doch es lohnt sich zu beachten, was passiert, wenn Herausforderungen auftreten.

Wann Sie ein neues ERP-System in Erwägung ziehen sollten

Sie sollten sich bewusst sein, dass der Lebenszyklus eines ERP-Systems eines Tages enden kann - werfen wir also einen Blick auf 10 häufige Anzeichen und Gründe, warum ein Fertigungsunternehmen ein neues ERP-System in Erwägung ziehen sollte. Und falls Ihnen etwas davon bekannt vorkommt, gehen wir anschließend auf 5 der besten Zeitpunkte für den Wechsel eines ERP-Systems ein.

Was sind die ersten Anzeichen, dass ein Unternehmen ein neues ERP-System benötigt?

Es gibt mindestens fünf typische und häufige Frühindikatoren dafür, dass ein ERP-System nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passt. Diese betreffen viele Fertigungsunternehmen und müssen weder zusammen noch gleichzeitig auftreten, um rechtzeitiges Handeln zu erfordern:

1. Zunehmende manuelle Workarounds - wenn Teams auf Tabellenkalkulationen oder Offline-Tools zurückgreifen, um Aufgaben zu erledigen, die das ERP-System verwalten sollte, ist dies ein klares Zeichen, dass das System unzureichend oder zu starr ist. Produktionsplanung, die in Tabellenkalkulationen erfolgt oder ständige Abstimmung zwischen Vertrieb, Einkauf und Fertigung erfordert, ist hochgradig fehleranfällig und zeigt, dass ein ERP-System die Fertigung nicht ausreichend unterstützt.

2. Fehlende Echtzeitdaten und -berichte - wenn Anwender nicht auf aktuelle Informationen zugreifen können oder warten müssen, bis Berichte manuell erstellt wurden, fehlen dem System moderne Analysefunktionen. Häufige Bestandsabweichungen, Überbestände oder Fehlbestände deuten darauf hin, dass das ERP-System keine Echtzeittransparenz über Rohstoffe, WIP oder Fertigerzeugnisse bieten kann.

3. Integrationsprobleme - wenn sich ein ERP-System nicht problemlos mit moderner Software (z. B. CRM, BI-Tools, E-Commerce) verbinden lässt oder diese Tools nicht integriert hat, werden Workflows fragmentiert und ineffizient. Die Liefererwartungen der Kunden können aufgrund schlechter Produktionsplanung oder fehlender Maschinen-/Ressourcenkoordination schwer zu erfüllen sein, was zu langen Durchlaufzeiten und Produktionsverzögerungen führt. Das ERP-System selbst wird zum Engpass.

4. Anwender-Frustration oder geringe Akzeptanz - wenn Mitarbeiter das System meiden, sich über die Benutzerfreundlichkeit beschweren oder es nur teilweise nutzen, weil es veraltet, langsam oder zu komplex ist, gefährdet dies Ihr Unternehmen. Fehlende Rückverfolgbarkeit oder Seriennummern-Tracking, mangelhafte Überwachung für Garantie-, Compliance- oder Qualitätszwecke sorgen für allgemeine Frustration.

5. Schlechte Performance oder Systeminstabilität - häufige Ausfälle, langsame Reaktionszeiten oder Fehler deuten auf eine veraltete Infrastruktur oder nicht unterstützte Software hin. Wenn Ihr Team Stücklisten, Arbeitspläne oder Lieferantendaten außerhalb des Systems manuell aktualisieren muss, ist Ihr ERP wahrscheinlich zu starr oder veraltet.

Was sind die Hauptgründe für den Wechsel des ERP-Systems?

Zu den genannten Anzeichen kommen in der Regel fünf Gründe für den Wechsel eines ERP-Systems. Diese sind oft deutlich ausgeprägter als die ersten, subtilen Signale und fordern klar zum Handeln auf:

6. Unternehmenswachstum - Unternehmen wachsen kontinuierlich. Fertigungsunternehmen gewinnen neue Standorte, Produkte, Dienstleistungen oder internationale Niederlassungen hinzu und expandieren in neue Produktlinien, Kundensegmente oder internationale Märkte. Wurde ein ERP-System nicht für wachsende Fertigungsbetriebe konzipiert, lässt es sich nicht entsprechend skalieren oder anpassen.

7. Veraltete Technologie - viele veraltete ERP-Systeme sind langsam, nicht intuitiv und schwer zu aktualisieren, was zu schlechter Akzeptanz, fehleranfälligen Prozessen und steigenden IT-Kosten führt. Ein ERP-System, das auf einer veralteten Architektur aufbaut, dem mobile oder Cloud-Optionen fehlen und das der Anbieter nicht mehr aktualisiert oder unterstützt, beeinträchtigt die Anwendererfahrung und behindert die Arbeit.

8. Hohe Gesamtbetriebskosten - einige Systeme erfordern teure Anpassungen, externe Berater oder separate Add-ons, was langfristig die Kosten in die Höhe treibt. Andere ERP-Systeme unterstützen keine branchenspezifischen Funktionen und Anforderungen, wie Fertigungssteuerung, Maschinenintegration, Berichte über Produktionsabfälle oder Subcontracting-Workflows, was zu endlosen, kostspieligen und zeitaufwändigen Anpassungen führt. Die Folge: sehr geringe Rentabilität.

9. Compliance- und Reporting-Herausforderungen - wenn ein ERP-System neue gesetzliche Anforderungen (z. B. Nachhaltigkeit, digitale Steuergesetze, Rückverfolgbarkeit) nicht bewältigen kann, entstehen rechtliche oder Reputationsrisiken. Ob ISO-Zertifizierungen, Berichtspflichten oder Exportkontrollen - ein veraltetes ERP-System hält mit den modernen Compliance-Anforderungen nicht mit und stört den Geschäftsbetrieb.

10. Ineffiziente Abläufe - langsame Prozesse, redundante Daten und Systembeschränkungen beeinträchtigen Fertigung, Beschaffung, Logistik und Kundendienst gleichermaßen. Hersteller sind auf Echtzeit-Dashboards für Produktionseffizienz, Materialverbrauch, Durchlaufzeitanalyse und Kostenverfolgung angewiesen. Kann ein ERP-System dies nicht bieten und Prozesse weder strukturieren noch optimieren, leidet die Entscheidungsfähigkeit und das Unternehmen verliert an Wettbewerbsfähigkeit.

Wann ist der optimale Zeitpunkt für den Wechsel des ERP-Systems?

Wenn Sie Anzeichen bemerken und sich der Hauptgründe für den Wechsel bewusst sind, gilt es, den richtigen Zeitpunkt zu wählen. Dies kann Unterbrechungen erheblich verringern und den Projekterfolg steigern. Der optimale Zeitpunkt hängt von mehreren Faktoren ab:

• Größere Geschäftserweiterungen - ein neues ERP-System sollte vor der Einführung neuer Produkte, dem Eintritt in neue Märkte oder der Übernahme anderer Unternehmen eingeführt werden, um Skalierbarkeit zu gewährleisten. Die Implementierung vor der Erweiterung um neue Werke oder Produkttypen wirkt sich zudem positiv auf Prozessstandardisierung, Planung, Berichtswesen und Gesamtoptimierung aus.
• Ende eines Geschäftsjahres oder Quartals - dieser Zeitraum ermöglicht einen erfolgreichen Finanz-Cutover, einfacheren Abgleich und Anpassung an die Buchhaltungszyklen. Dies minimiert Unterbrechungen und vereinfacht den Übergang, insbesondere für Buchhaltung, Bestandsbewertung und MRP-Abgleich.
• Ende des Supports für das aktuelle ERP-System - wenn Ihr Anbieter das Ende des Supports oder wichtiger Updates ankündigt, ist der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel gekommen, bevor das System zur Belastung wird. Ein klares Signal zum Handeln, bevor Sie Datenverlust, Ausfallzeiten oder Compliance-Verstöße aufgrund eines nicht unterstützten Systems riskieren.
• Organisatorische Veränderungen - Fusionen, digitale Transformationsinitiativen oder Führungswechsel gehen oft mit der Modernisierung von Kernsystemen einher. Bei Umstellung auf Just-in-Time (JIT), Lean Production oder Kreislaufmodelle muss Ihr ERP-System diese Methoden nativ unterstützen. Bei Investitionen in Maschinenintegration (MI), Robotik oder IoT muss Ihr neues ERP-System den Datenaustausch in Echtzeit und die Maschinenüberwachung unterstützen.
• Regulatorische Änderungen - bevorstehende Gesetze oder Reporting-Anforderungen (z. B. Nachhaltigkeitsberichte, Steuervorschriften) können ERP-Funktionen erfordern, die Ihr aktuelles System nicht bietet. Ein klares Signal, sich auf dem Markt nach einer neuen Lösung umzusehen, die alle anstehenden Änderungen und Anforderungen erfüllt.

Was ist zu beachten?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Wechsel eines ERP-Systems eine kritische Entscheidung ist - insbesondere in der Fertigung, wo betriebliche Effizienz, Rückverfolgbarkeit und Planungsgenauigkeit entscheidend sind. Da jedes ERP-System einen unterschiedlich langen Lebenszyklus hat und unterschiedlich stark von Markt-, Regulierungs- oder Anpassungsbedingungen abhängt, sollte jedes Fertigungsunternehmen die häufigsten Frühsignale, die Hauptgründe für einen Wechsel und den optimalen Zeitpunkt für den Wechsel seines ERP-Systems kennen. So treffen Sie die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt und vermeiden unnötige Ausfallzeiten, Wettbewerbsnachteile, Rentabilitätsverluste oder übermäßige Kosten.