10 grunde til, at din virksomhed bør overveje et nyt ERP-system

Som mange andre programmer eller it-systemer har et ERP-system også sin egen livscyklus - det er afgørende at forstå den for at kunne genkende tre vigtige aspekter: tidlige advarselssignaler, vigtige årsager og det bedste tidspunkt at skifte ERP-system på.

Et ERP-systems livscyklus kan analyseres på to forskellige niveauer: før implementeringen, som fører til anvendelsen af en ny løsning, og efter implementeringen, den såkaldte operationelle livscyklus. I denne artikel vil vi fokusere på sidstnævnte, da den både er lidt mere kompleks men også vigtigere set ud fra den daglige drift. Det er desværre også en del der ofte overses.

ERP-system - den operationelle livscyklus

Når et ERP-system er blevet implementeret og stabiliseret i virksomheden, går det ind i den operationelle livscyklus:

🌔︎ Stabilisering og support - første trin efter go-live er at have fokus på at udføre yderligere konfigurationer, opdage problemer eller fejl og overvåge datanøjagtighed og ydeevne. Hovedmålet i denne fase er, at ERP-systemet skal køre problemfrit i det virkelige arbejdsmiljø og i den virkelige drift.

🌓︎ Tilpasning og optimering - når systemet er stabiliseret, skifter fokus til at sikre, at brugerne er fuldt uddannede og trygge. Arbejdsgange, der blev tilpasset under implementeringen, skal strømlines og derudover skal manuelle løsninger erstattes. Dette er også et skridt mod at udvide brugen af systemet i hele virksomheden. Ideen er at øge produktiviteten og proceseffektiviteten ved at udnytte ERP'ens fulde potentiale.

🌑︎ Performance Management og vedvarende forbedringer - med ERP som et kritisk system er løbende opfølgning afgørende både for at opretholde systemets pålidelighed, sikkerhed og værdi over tid. Det er afgørende at udvikle ERP-systemet sammen med forretningsbehov og teknologiske tendenser. Det er nødvendigt at kontrollere systemets oppetid og hastighed, føre revisionslogs og compliance-rapporter og måle ROI i forhold til vigtige forretnings-KPI'er. Systemopdateringer eller funktionsudgivelser er lige så vigtige.

Det kan se ud til, at det er her, ERP-systemets livscyklus slutter, og at den sidste fase kan fortsætte på ubestemt tid - systemet har nået driftsmodenhed, virksomheden kører problemfrit, og det er blevet den digitale rygrad i driften. Selvfølgelig er dette ideelle scenarie muligt, men det er værd at være opmærksom på, hvad der kan ske, når der opstår udfordringer.

Hvorfor du bør overveje et nyt ERP-system

Du skal være opmærksom på, at et ERP-systems livscyklus en dag kan nå sin afslutning - så lad os se på 10 almindelige grunde til, at en produktionsvirksomhed bør overveje et nyt ERP-system. Og hvis noget af dette virker bekendt for dig, vil vi derefter gennemgå 5 af de bedste tidspunkter at skifte et ERP-system på.

Hvad er de første tegn på, at en virksomhed har brug for et nyt ERP-system?

Der er mindst fem typiske og ret almindelige tidlige indikatorer på, at et ERP-system måske ikke længere passer godt til din virksomhed. De påvirker mange produktionsvirksomheder og behøver ikke at forekomme sammen eller på én gang for at være afgørende for at træffe rettidige modforanstaltninger:

1. Flere manuelle løsninger - når medarbejdere er afhængige af regneark eller offline-værktøjer til at udføre opgaver, der burde håndteres i ERP-systemet, er det et tydeligt tegn på, at systemet er utilstrækkeligt og for begrænset. Produktionsplanlægning, der udføres i regneark eller kræver konstant koordinering mellem salgs-, indkøbs- og produktionsafdelinger, afslører, at et ERP-system mangler ordentlig produktionsstyring.

2. Mangel på data og rapportering i realtid - når brugerne ikke kan få adgang til opdaterede oplysninger eller skal vente på, at rapporterne udarbejdes manuelt, understreger det systemets mangel på moderne analysefunktioner. Hyppige lagerafvigelser, overfyldte lagre eller udsolgte varer kan tyde på, at et ERP-system ikke kan opretholde synlighed i realtid af råvarer, WIP eller færdigvarer.

3. Integrationsproblemer - hvis et ERP-system ikke nemt kan forbindes med moderne software (f.eks. CRM, BI-værktøjer, e-handel) eller ikke har disse værktøjer indbygget, bliver arbejdsgangene fragmenterede og ineffektive. Det kan blive svært at opfylde kundernes leveringsforventninger på grund af dårlig produktionsplanlægning eller manglende koordinering af maskiner/ressourcer, hvilket fører til lange leveringstider og produktionsforsinkelser, da ERP-systemet i sig selv er en flaskehals.

4. Brugerfrustration eller lav tilslutning - hvis medarbejderne vælger ikke at bruge systemet, begynder at klage over dets anvendelighed eller kun bruger det delvist, fordi det er forældet, langsomt eller for komplekst, kan det have store konsekvenser for din virksomhed. Ingen understøttelse af sporbarhed eller sporing af serienumre, forstyrrende overvågning af garanti-, compliance- eller kvalitetsformål skaber generel frustration.

5. Dårlig ydeevne eller ustabilt system - hyppige nedbrud, langsomme svartider eller fejl peger på en aldrende infrastruktur eller ikke-understøttet software. Hvis medarbejderne er nødt til manuelt at opdatere styklister og routing eller leverandørdata uden for systemet på grund af distributioner, er dit ERP-system sandsynligvis for utilstrækkeligt eller forældet.

Hvad er de vigtigste grunde til at skifte ERP-system?

Ovennævnte udfordringer ledsages som regel af fem grunde til at skifte ERP-system. De er ofte endnu mere udtalte end de første, subtile tegn og er en klar opfordring til handling:

6. Virksomhedsvækst - virksomheder vokser over tid. Produktionsvirksomheder får nye lokationer, produkter, tjenester eller internationale aktiviteter. De udvider også til nye produktlinjer, kundesegmenter eller internationale markeder. Hvis et ERP-system ikke er bygget til at skalere produktionsaktiviteter, kan det simpelthen ikke vokse sammen med din virksomhed.

7. Forældet teknologi - mange ældre ERP-systemer er langsomme, ikke-intuitive og svære at opgradere, hvilket resulterer i dårlig tilpasning, fejlfyldte processer og stigende IT-omkostninger. Et ERP-system, der er bygget på forældet arkitektur, mangler mobil- eller cloud-muligheder og opdateres ikke længere eller bliver ikke understøttet af leverandøren. Dette påvirker den samlede brugeroplevelse og hæmmer arbejdet.

8. Høje samlede ejeromkostninger - nogle af systemerne kræver ofte dyre tilpasninger, eksterne konsulenter eller separate add-ons, hvilket øger de langsigtede omkostninger. Andre ERP-systemer understøtter ofte ikke branchespecifikke funktioner og behov, som f.eks. lagerstyring, maskinintegration, rapportering af produktionsspild eller workflows for underleverandører, hvilket fører til endeløse, dyre og tidskrævende tilrettelser. Det resulterer i meget lav rentabilitet.

9. Udfordringer med overholdelse og rapportering - hvis et ERP-system ikke kan håndtere nye lovkrav (f.eks. bæredygtighed, digitale skatteregler, sporbarhed), fører det til juridiske eller omdømmemæssige risici. Uanset om det drejer sig om ISO-certificeringer, enhver form for rapportering eller eksportkontrol, kan et forældet ERP-system ikke holde trit med moderne compliance-krav, hvilket forstyrrer virksomhedens drift.

10. Ineffektiv drift - langsomme processer, duplikerede data og systembegrænsninger påvirker både produktion, indkøb, logistik og kundeservice. Producenter er også afhængige af dashboards i realtid til produktionseffektivitet, materialeforbrug, analyse af leveringstider og omkostningssporing. Hvis et ERP-system ikke kan levere dette og ikke er i stand til at strukturere og optimere processer, går det ud over beslutningstagningen, og virksomheden bliver mindre konkurrencedygtig.

Hvornår er det bedste tidspunkt at skifte ERP-system?

Hvis du bemærker nogle af tegnene og er opmærksom på de vigtigste grunde til at skifte ERP-system, bør det føre til, at du vælger det rigtige tidspunkt at skifte ERP-system på. Det kan reducere forstyrrelserne betydeligt og øge projektets succes. At vælge det rigtige tidspunkt for en sådan opgave kan afhænge af flere faktorer:

• Større forretningsudvidelser - et nyt ERP-system bør være på plads, før man lancerer nye produkter, går ind på nye markeder eller opkøber andre virksomheder for at sikre skalerbarhed. Implementering af et nyt ERP-system, før man udvider med nye fabrikker eller produkttyper, har også en gavnlig effekt på standardisering af processer, planlægning, rapportering og generel optimering.
• Slutningen af et regnskabsår eller et kvartal - en sådan periode giver mulighed for en vellykket finansiel overgang, lettere afstemning og tilpasning til regnskabscyklusser. Det minimerer forstyrrelser og forenkler overgangen, især når det gælder regnskab, lagervurdering og MRP-tilpasning.
• Det nuværende ERP-systems support slutter - hvis din leverandør annoncerer, at support eller kritiske opdateringer slutter, er det et godt tidspunkt at skifte, før systemet bliver en belastning. Det er et stærkt signal om at handle, før du risikerer datatab, nedetid eller manglende overholdelse af reglerne på grund af et system, der ikke længere understøttes.
• Organisatoriske ændringer - fusioner, digitale transformationsinitiativer eller ledelsesskift er ofte forbundet med modernisering af kernesystemer. Hvis du skifter til just-in-time (JIT), lean-produktion eller cirkulære modeller, skal dit ERP-system understøtte disse metoder. Og hvis du investerer i maskinintegration (MI), robotteknologi eller IoT, skal dit nye ERP-system understøtte dataudveksling i realtid og maskinovervågning.
• Regulatoriske ændringer - kommende love eller rapporteringskrav (f.eks. bæredygtighedsrapportering, skatteregler) kan også kræve ERP-funktionalitet, som dit nuværende system ikke kan levere. Det bør være et klart signal om at udforske markedet for en ny løsning, der opfylder alle kommende ændringer og krav.

Hvad skal man huske på?

Kort sagt er det en stor beslutning at skifte ERP-system - især inden for produktion, hvor driftseffektivitet, sporbarhed og planlægningspræcision er afgørende. Når man ved, at hvert ERP-system har en kortere eller længere livscyklus og er mere eller mindre udsat for markeds-, lovgivnings- eller tilpasningsforhold, bør hver produktionsvirksomhed også være opmærksom på de mest almindelige tidlige signaler, de vigtigste grunde til at skifte og det bedste tidspunkt at udskifte deres ERP-system. På den måde kan du træffe den rigtige beslutning på det rigtige tidspunkt og undgå unødvendig nedetid, tab af konkurrenceevne, lønsomhed eller store udgifter.