Skift fra Excel til Monitor ERP - spar tid og få fuld kontrol

Det kan være risikabelt at bruge regneark til at spore, administrere og vedligeholde virksomhedsdata. Undersøgelser tyder på, at over 80 % af alle regneark indeholder fejl. Menneskelige fejl er en risiko, når man bruger et hvilket som helst computerprogram, men Excel er særligt sårbart. Når et sæt regneark først er delt i en virksomhed, er det næsten umuligt at genvinde kontrollen.

Uden en enkelt kilde, der sikrer din virksomheds data, kan du ikke være sikker på, hvilke ændringer der er foretaget i dine data, når et regneark er blevet delt, eller om alle stoler på korrekte oplysninger.

Så hvad er løsningen? Vi ser på seks udfordringer, som producenter står over for, når de arbejder med og administrerer data, transaktioner, operationer og brugere i deres daglige arbejde, og sammenligner Excel-regneark med vores ERP-system - Monitor ERP.

Kort resumé

• Excel fungerer godt til små datasæt og simpel databehandling.
• Excel bliver ineffektivt for produktionsvirksomheder, der håndterer større datasæt, hvor driften er mere kompleks.
• Monitor ERP er designet til at styre hele virksomheden - fra produktion, indkøb og salg til lager og regnskab. Det automatiserer rutineopgaver og reducerer mængden af manuel dataindtastning.
• Brug af Monitor ERP i stedet for Excel betyder bedre internt samarbejde, mere effektive processer, lavere omkostninger og øget rentabilitet.

1. Saml alle data på ét sted

Excel

Excel er afhængig af manuel indtastning, hvilket øger risikoen for fejl og forkert konfigurerede formler. En forkert formel får fejlene til at hobe sig op over tid. Da Excel-filer ofte gemmes på lokale drev, er de også sårbare over for utilsigtet sletning, hardwarefejl eller korruption.

Monitor ERP

Monitor ERP integrerer flere forretningsprocesser (produktion, salg, indkøb, lager, tidsregistrering og regnskab) i et enkelt system, der centraliserer data, reducerer siloer og sikrer, at alle i virksomheden har adgang til de samme opdaterede oplysninger. Med opdateringer i realtid kan beslutningstagere få adgang til nøjagtige oplysninger, så de kan træffe hurtige, fleksible beslutninger og reagere på markedsforholdene.

2. Skab et effektivt internt samarbejde

Excel

Deling af Excel-filer mellem medarbejdere, teams og afdelinger kan give store problemer. Og når mere end én person arbejder på et regneark, er det let at miste den seneste version eller endnu værre at komme til at overskrive en andens arbejde.

Monitor ERP

Monitor ERP gør det muligt for forskellige teams og afdelinger at arbejde problemfrit sammen. Ved at give medarbejderne adgang til fælles data og ressourcer forbedres samarbejdet. Ordrer, operationer, transaktioner og opgaver kan spores og administreres på tværs af virksomheden, hvilket hjælper med at strømline arbejdsgange og forhindre flaskehalse. Desuden kan der tildeles brugerrettigheder baseret på individuelle roller i virksomheden, hvilket sikrer, at de rigtige personer arbejder med de rigtige data.

3. Optimer rapportering og analyse

Excel

Excel har grundlæggende analytiske evner, men mangler de mere sofistikerede funktioner i Business Intelligence-værktøjer, der kan gå i dybden med analyser og muliggøre informerede beslutninger.

Monitor ERP

Monitor ERP's Business Intelligence-funktion omdanner virksomhedsdata til værdifuld forretningsindsigt og hjælper ledere med at spore og analysere data og tendenser, skabe overbevisende visualiseringer og træffe smartere beslutninger. I dagens forretningsklima er datadrevet beslutningstagning stadig vigtigere for producenter, der stræber efter at opnå en konkurrencemæssig fordel.

Hvis du vil vide mere om mulighederne ved Monitor BI, så anbefaler vi at du ser vores webinar.

4. Smidig kunde- og leverandørstyring

Excel

Excel er simpelthen ikke designet til at administrere og spore ordrer og interaktioner med kunder - selv om mange mennesker bruger det til netop dette formål. Du kan måske klare dig med et lille antal kunder, men så snart din kundebase vokser, kan du hurtigt miste kontrollen. Det samme gælder for håndtering af leverandører.

Monitor ERP

Monitor ERP indeholder CRM-funktionalitet (customer relationship management) til at styre al kontakt med kunder: aktiviteter, statistikker, tilbud, salgsordrer og fakturaer, der er knyttet til udvalgte salgsrepræsentanter. Det letter også leverandørstyring, fra omfattende kontaktdata til aktiviteter og leverandørstatus, hvilket muliggør hurtigere ordrebehandling og bedre kundeservice.

5. Beskyttelse og sporing af data

Excel

Excel har ikke et indbygget revisionsspor, så der er ingen måde at spore, hvem der har foretaget ændringer, og hvornår de blev foretaget, og der er heller ingen nem måde at vende tilbage til tidligere versioner på. Det gør det sværere at opretholde ansvarlighed og identificere fejl. Mange brancher kræver revisioner for at opfylde lovkrav, og Excel gør det vanskeligt at opfylde disse standarder, hvilket kan udsætte virksomheder for juridiske risici.

Monitor ERP

Monitor ERP har robuste sikkerhedsfunktioner, der gør det muligt for virksomheder at styre, hvilke medarbejdere der har adgang til bestemte typer oplysninger og områder i systemet. Med Monitor ERP's cloud-baserede løsning er alle data beskyttet med den højeste sikkerhed, kryptering og daglige backups. Det betyder, at du ikke behøver at bekymre dig om databrud og cyberangreb. Desuden er systemet altid opdateret, og du får automatisk adgang til nye funktioner.

Du kan finde mere information om Monitor ERP's cloud løsning her. I Monitor Trust Center kan du læse mere om, hvordan Monitor arbejder med sikkerhed, compliance og privacy.

6. Spar tid og reducer omkostninger

Excel

At sammenstille data fra flere regneark i Excel er både tidskrævende og arbejdskrævende, hvilket har en negativ indvirkning på virksomhedens rentabilitet. Rapportering er også mindre effektiv, fordi arbejde i Excel kræver manuel formatering og forberedelse, hvilket tager værdifuld tid, især når du skal producere rapporter ofte.

Monitor ERP

Ved at strømline processer som produktionsplanlægning og ordrestyring og centralisere arbejdsgange i ét system sikrer Monitor ERP, at ressourcerne kanaliseres derhen, hvor der er mest brug for dem. Det optimerer også lagerstyringen, så du altid har det rigtige lagerniveau og ikke binder kapital unødigt.

Sammenfatning

Excel er et stærkt værktøj til at organisere og visualisere data i regneark. Til små datasæt fungerer det godt som en simpel database til lagring og hentning af information. Men når det drejer sig om den daglige drift i en produktionsvirksomhed, der håndterer store mængder data om kunder, leverandører, lagerbeholdning, materialer og brugere, er Excel simpelthen ikke nok.

Det er præcis, hvad Monitor ERP er designet til at gøre. Det forenkler og automatiserer rutineopgaver som salg, ordrehåndtering, lagerstyring, fakturering og regnskab, hvilket reducerer behovet for manuel indtastning og sparer tid. Det forbedrer samarbejdet, fører til bedre kundeservice, lavere omkostninger og større rentabilitet for produktionsvirksomheder.