Vakio vai räätälöity ERP järjestelmä

Vakio vai räätälöity?

Kunkin lähestymistavan hyödyt ja haitat, kun harkitaan uutta ERP-järjestelmää

Uutta ERP-järjestelmää harkitsevilla yrityksillä riittää pohdittavaa. Mitä liiketoimintaprosesseja järjestelmän on tuettava? Pystyykö se skaalautumaan yrityksen kasvaessa? Kuinka kauan käyttöönotto kestää?

Ja ehkä yksi isoimmista kysymyksistä on, tulisiko valita vakiojärjestelmä, jossa toiminnallisuudet ja moduulit on suunniteltu valmiiksi, vai räätälöity ratkaisu, joka mukautuu juuri sinun tarpeisiisi.

Tarkastelemme molempien vaihtoehtojen etuja ja haasteita kuuden keskeisen ominaisuuden perusteella.

Käyttöönoton nopeus ja kustannukset

Onko käyttöönotolle asetettu aikataulu ja budjetti?

Vakiojärjestelmä
Vakioidun ERP-järjestelmän käyttöönotto perustuu yleensä kiinteään kustannukseen, mikä helpottaa budjetointia ja vähentää yllätystekijöitä. Koska toiminnallisuuden laajuus ja tekniset vaatimukset on sovittu etukäteen, käyttöönotto pystytään toteuttamaan sovitun aikataulun mukaan, ja järjestelmä saadaan ajallaan käyttöön.

Räätälöity järjestelmä
Vaikka räätälöity järjestelmä voi tukea joitakin erityisiä liiketoiminta-alueita varten tarvittavia prosesseja ja ominaisuuksia – ja sen käyttöliittymä on suunniteltu vastaamaan käyttäjien tarpeita – kehitysprosessi yleensä pidentää käyttöönottoaikaa verrattuna vakiojärjestelmään. Myös käyttöönottokustannukset ovat tavallisesti korkeammat.

Tuki ja käyttäjäyhteisö

Tarvitsetko säännöllistä ja pitkäaikaista tukea?

Vakiojärjestelmä
Vakioituja ERP-järjestelmiä tarjoavat toimittajat tarjoavat yleensä sekä operatiivista että teknistä tukea, mikä vähentävät yritykselle kalliiksi tulevien häiriöiden ja käyttökatkosten riskiä. Lisäksi etuna on laajan käyttäjäyhteisön voima. Sillä, että kuuluu samanlaisia haasteita kohtaavan käyttäjäyhteisöön, on merkittävä etu, koska toimittajalla on tyypillisesti kokemusta vastaavien ongelmien ratkaisemisesta.

Räätälöity järjestelmä Räätälöityjen järjestelmien käyttäjillä ei yleensä ole pääsyä jatkuvaan tukeen tai jaettuihin resursseihin, kuten verkkokäyttöoppaisiin, tietopankkeihin tai sähköisiin oppimismateriaaleihin, joita voisi hyödyntää arjen työssä. Tuen hankkiminen tapauskohtaisesti erikseen voi pitkällä aikavälillä muodostua mittavaksi kustannustekijäksi.

Kokonaiskustannukset

Älä katso vain hintalappua, vaan ajattele pitkällä tähtäimellä

Kokonaiskustannukset (TCO) tarkoittavat kaikkia IT-järjestelmän elinkaaren aikana syntyviä kustannuksia. ERP-järjestelmän kohdalla varsinainen hankintahinta on noin 20 % kokonaiskustannuksista, ja muut kustannukset muodostavat jopa 80 %.

Tämä on ratkaiseva tekijä valittaessa vakioitua tai räätälöityä järjestelmää. Räätälöidyn järjestelmän kohdalla esimerkiksi seuraavia kustannuksia ei välttämättä voida määritellä selvästi etukäteen:

Tekniset ja operatiiviset tukipalvelut
Konsultointipalkkiot, jotka eivät sisälly alkuperäiseen määrittelyyn
Käyttäjäongelmista johtuva työajan menetys
IT-palvelut, kuten ylläpito, tietoturva, päivitykset ja virheiden korjaus
Lisenssikustannukset ja niiden hallinta
Järjestelmäpäivitysten kustannukset

Vakiojärjestelmissä nämä kulut ovat tyypillisesti selkeästi eritelty jo etukäteen, mikä helpottaa suunnittelua ja budjetointia.

Koko elinkaaren kustannusten (TCO) tarkoituksena on tunnistaa ostohintaan sisältymättömät piilokustannukset ja antaa todellinen kuva järjestelmän pitkän aikavälin kustannuksista.

Järjestelmäpäivitykset

Haluatko päivityksiä, jotka sisältävät sekä uusia ominaisuuksia että korjauksia?

Vakiojärjestelmä
Useimmat vakiojärjestelmät noudattavat suunniteltua julkaisuaikataulua, mikä varmistaa, että käyttäjät saavat säännöllisesti käyttöönsä uusia toiminnallisuuksia ja virhekorjauksia. Päivitykset voidaan yleensä toteuttaa nopeasti ja ilman merkittäviä käyttökatkoksia. Kriittiset ongelmat korjataan tyypillisesti pienemmillä korjauspäivityksillä (patch release).

Räätälöity järjestelmä
Räätälöityjen järjestelmien päivitykset saattaa vaatia juuri kyseiseen asennukseen sopivia ratkaisuja, mikä lisää ristiriitojen, toimintahäiriöiden ja kalliiden toimintaviiveiden riskiä. Monissa tapauksissa asennukset voivat olla useita versioita jäljessä, minkä vuoksi käyttäjät eivät pysty hyödyntämään ohjelmiston koko kapasiteettia.

Skaalautuvuus

Tarvitsetko järjestelmän, joka kasvaa yrityksesi mukana?

Vakiojärjestelmä
Vakioidut ERP-järjestelmät on suunniteltu skaalautuviksi. Ne pystyvät käsittelemään esimerkiksi fuusioiden, liiketoiminnan laajentumisen tai muiden hankkeiden seurauksena kasvavat transaktiomäärät ja toiminnan laajentumisen.

Räätälöity järjestelmä
Räätälöidyn järjestelmän skaalautuvuus riippuu pitkälti alkuperäisen toteutuksen laajuudesta. Jos kasvun mahdollisuuksia ei ole huomioitu suunnitteluvaiheessa, tarvitaan usein lisäkehitystä, mikä voi tuoda mukanaan huomattavia lisäkustannuksia ja viiveitä.

Edut ja haitat yhdellä silmäyksellä

Vakio vs. räätälöity

Järjestelmätyyppi	Käyttöönotto	Tuki	Päivitykset	Skaalautuvuus	Joustavuus
Vakio	Nopea, ennalta määritellyllä aikataululla	Sisältyy yleensä vakiona	Ilmaiset säännölliset päivitykset	Tukee liiketoiminnan kasvua	Lisätoimintoja saatavilla
Räätälöity	Hitaampi ja kalliimpi	Tapauskohtaisesti	Ei säännöllistä julkaisuaikataulua	Määrittelystä riippuvainen	Lisäosien yhteensopivuus ei taattu

Perustoiminnot ja joustavuus

Haluatko helposti laajennettavia perustoimintoja?

Vakiojärjestelmä
Vakioidut ERP-järjestelmät koostuvat moduuleista, jotka on suunniteltu toimialakohtaisiin toimintoihin ja työnkulkuihin, mutta joissa on myös joustavuutta. Monet toimittajat tarjoavat lisäosia ja integraatioita, jotka laajentavat perusominaisuuksia, kuten integraatioita koneiden käyttöasteen nostamiseksi, varastonhallintaan ja tukea sähköiseen tiedonsiirtoon (EDI).

Räätälöity järjestelmä
Räätälöidyt järjestelmät tarjoavat kilpailuetuja ja parempaa käyttökokemusta niille alueille, joille ne on suunniteltu. Järjestelmien toimittajat mallintavat järjestelmät usein esimerkiksi tiettyjä liiketoimintaprosesseja varten, jotka vaativat edistyneitä laskelmia, algoritmeja tai simulointeja.

Riskien vähentäminen ja vaatimuksenmukaisuus

Haluatko minimoida riskit ja toimia säännösten mukaisesti?

Vakiojärjestelmä
Vakiojärjestelmillä, joita eri toimialojen yritykset ovat kokeilleet ja todenneet luotettaviksi, vakavien ongelmien, kuten järjestelmän kaatumisen tai tietoturvaloukkausten, riski on yleensä pienempi. Lisäksi vakiojärjestelmät päivitetään säännöllisesti uusien määräysten ja vaatimusten, kuten verotukseen liittyvien, toimialakohtaisten standardien ja CO2-päästöjen raportointivelvollisuuden, mukaisiksi.

Räätälöity järjestelmä
Yrityksillä, joilla on oma IT-osasto, voi olla hyvät valmiudet hoitaa jatkuvia virhekorjauksia ja seurata ongelmia itse, mutta tämä tuo mukanaan omat paineensa. Ja niille yrityksille, joilla ei ole omaa IT-osastoa, palveluntarjoajan käyttäminen aina tapauskohtaisesti voi tulla hyvinkin kalliiksi.

Man and a woman in front of a computer screen with code.

Yheenveto

Vastaamalla muutamaan avainkysymykseen voit valita parhaan toimintatavan.

Ennen kuin päätät sinulle parhaiten sopivan järjestelmän tyypin, ota huomioon seuraavat seikat: Mitä liiketoimintaprosesseja järjestelmän on tuettava? Onko yritykselläsi IT-osaamista ongelmatilanteiden varalle? Tarvitsetko säännöllistä pitkäaikaista tukea vai pystytkö hoitamaan asiat sisäisesti? Onko sinun noudatettava tiettyjä lakeja tai vaatimuksia? Mikä on järjestelmän käyttöönoton budjetti?

Vastaukset näihin kysymyksiin pitäisi antaa sinulle selkeän kuvan siitä, onko vakio- vai räätälöity järjestelmä pitkällä aikavälillä paras ratkaisu yrityksellesi.

Onko vakiojärjestelmä oikea ratkaisu yrityksellesi?

Feel free to get in touch to request a consultation, arrange a demo of our award winning ERP system, or ask any questions you may have about enterprise resource planning. We're happy to help!

Juha Kalliola

Myyntipäällikkö

juha.kalliola@monitorerp.com +358 45 8691669