10 merkkiä ja syytä, miksi yrityksesi kannattaa harkita uutta ERP-järjestelmää

Kuten monet muutkin ohjelmistot ja IT-järjestelmät, myös toiminnanohjausjärjestelmällä (ERP) on oma elinkaarensa. Tämän elinkaaren ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan tunnistaa kolme keskeistä asiaa: varhaiset varoitusmerkit, tärkeimmät syyt muutokselle sekä oikea ajankohta ERP-järjestelmän vaihtamiseen.

ERP-järjestelmän elinkaarta voidaan tarkastella kahdella tasolla: ennen käyttöönottoa (pre-implementation), joka johtaa uuden ratkaisun valintaan ja käyttöönottoon, sekä käyttöönoton jälkeinen vaihe eli operatiivinen elinkaari. Tässä artikkelissa keskitymme jälkimmäiseen, sillä se on päivittäisen toiminnan kannalta tärkeämpi, monimutkaisempi ja valitettavan usein aliarvioitu.

ERP-järjestelmän operatiivinen elinkaari

Kun ERP-järjestelmä on vakiintunut osaksi arjen toimintaa, alkaa sen operatiivinen elinkaari:

🌔︎ Vakauttaminen ja tuki – Ensimmäinen vaihe käyttöönoton jälkeen. Painopiste on lisämäärityksissä, virheiden ja poikkeamien tunnistamisessa sekä tiedon laadun ja järjestelmän suorituskyvyn seurannassa. Tavoitteena on varmistaa, että ERP toimii sujuvasti todellisessa toimintaympäristössä.

🌓︎ Käyttöönoton syventäminen ja optimointi – Kun järjestelmä on vakaa, huomio siirtyy käyttäjien osaamiseen ja prosessien tehostamiseen. Tässä vaiheessa poistetaan manuaalisia kiertoteitä, hyödynnetään järjestelmän koko potentiaali ja lisätään tuottavuutta sekä prosessien tehokkuutta.

🌑︎ Suorituskyvyn hallinta ja jatkuva kehittäminen – ERP:stä on tullut kriittinen järjestelmä, jota on seurattava jatkuvasti. Tähän kuuluu käyttövarmuuden, tietoturvan ja liiketoiminta-arvon ylläpito sekä järjestelmän kehittäminen liiketoiminnan ja teknologian muuttuessa. Käytännössä tämä tarkoittaa käytettävyyden, nopeuden, auditointien, vaatimustenmukaisuuden ja ROI:n mittaamista suhteessa keskeisiin KPI-mittareihin sekä säännöllisiä päivityksiä ja uusien ominaisuuksien käyttöönottoa.

Tässä vaiheessa voi tuntua siltä, että ERP-järjestelmä on saavuttanut kypsyyden ja voi palvella yritystä loputtomiin. Ihannetilanteessa näin voi olla – mutta käytännössä haasteita alkaa usein ilmetä.

Miksi ERP-järjestelmän vaihtoa kannattaa harkita?

ERP-järjestelmän elinkaari voi tulla päätökseensä. Seuraavaksi käymme läpi 10 yleistä merkkiä ja syytä, joiden perusteella valmistavan teollisuuden yrityksen kannattaa harkita uutta ERP-järjestelmää. Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, artikkelin loppupuolella käsittelemme myös parhaita ajankohtia järjestelmän vaihtamiseen.

Ensimmäiset merkit ERP-järjestelmän riittämättömyydestä

On olemassa vähintään viisi tyypillistä ja varsin yleistä varhaista merkkiä siitä, että ERP-järjestelmä ei enää vastaa yrityksesi tarpeita. Nämä koskettavat monia valmistavan teollisuuden yrityksiä, eikä niiden tarvitse ilmetä samanaikaisesti tai yhtä aikaa, jotta ajoissa tehtävät korjaavat toimenpiteet olisivat perusteltuja:

1. Manuaalisten kiertoteiden lisääntyminen – Kun tiimit turvautuvat Exceliin tai muihin ulkoisiin työkaluihin tehtävissä, joiden tulisi hoitua ERP:ssä, järjestelmä on todennäköisesti liian jäykkä tai puutteellinen. Taulukkolaskennassa tehtävä tuotannonsuunnittelu tai jatkuva osastojen välinen koordinointi lisää virheriskiä ja paljastaa heikon tuotantotuen.

2. Reaaliaikaisen tiedon ja raportoinnin puute – Jos ajantasaista tietoa ei ole saatavilla tai raportteja joudutaan kokoamaan manuaalisesti, järjestelmä ei vastaa nykyaikaisia analytiikkavaatimuksia. Varastosaldovirheet, ylivarastointi tai materiaalipuutteet kertovat puutteellisesta näkyvyydestä raaka-aineisiin, keskeneräiseen tuotantoon tai valmiisiin tuotteisiin.

3. Integraatio-ongelmat – ERP, joka ei integroidu helposti nykyaikaisiin järjestelmiin (CRM, BI, verkkokauppa) tai sisällä niitä valmiina, hajauttaa prosesseja. Tämä johtaa pitkiin läpimenoaikoihin, heikkoon tuotannonsuunnitteluun ja toimitusviiveisiin – ERP:stä itsestään tulee pullonkaula.

4. Käyttäjien turhautuminen ja heikko käyttöaste – Jos järjestelmää vältellään, käytetään vain osittain tai pidetään hitaana ja monimutkaisena, liiketoiminta on vaarassa. Puutteellinen jäljitettävyys, sarjanumeroseuranta tai laatudokumentaatio aiheuttaa turhautumista ja riskejä.

5. Hidas suorituskyky ja epävakaus – Toistuvat käyttökatkot, virheet ja hitaus viittaavat vanhentuneeseen teknologiaan. Jos BOMeja, reitityksiä tai toimittajatietoja joudutaan päivittämään järjestelmän ulkopuolella, ERP ei enää palvele liiketoimintaa.

Keskeiset syyt ERP-järjestelmän vaihtamiseen

Edellä mainittuja merkkejä seuraa usein viisi keskeistä syytä ERP-järjestelmän vaihtamiseen. Ne ovat tyypillisesti vielä selvempiä kuin alkuvaiheen hienovaraiset varoitusmerkit ja muodostavat selkeän toimintakehotuksen:

6. Liiketoiminnan kasvu – Yritykset kasvavat: uusia tehtaita, tuotteita, markkinoita ja asiakassegmenttejä. Jos ERP ei ole suunniteltu skaalautuvaan valmistukseen, se ei pysty mukautumaan kasvuun.

7. Vanhentunut teknologia – Monet vanhat ERP-järjestelmät ovat hitaita, epäintuitiivisia ja vaikeasti päivitettäviä, mikä johtaa heikkoon käyttöasteeseen, virhealttiisiin prosesseihin ja kasvaviin IT-kustannuksiin. ERP-järjestelmä, joka perustuu vanhentuneeseen arkkitehtuuriin, josta puuttuvat mobiili- tai pilvipohjaiset vaihtoehdot ja jota toimittaja ei enää aktiivisesti kehitä tai tue, heikentää kokonaisvaltaista käyttökokemusta ja vaikeuttaa päivittäistä työskentelyä.

8. Korkea kokonaiskustannus (Total Cost of Ownership) – Jotkin ERP-järjestelmät vaativat jatkuvasti kalliita räätälöintejä, ulkopuolisia konsultteja tai erillisiä lisäosia, mikä kasvattaa pitkän aikavälin kustannuksia merkittävästi. Toiset järjestelmät taas eivät tue valmistavan teollisuuden toimialakohtaisia tarpeita, kuten tuotannonohjausta, koneintegraatioita, valmistuksen hukan raportointia tai alihankintaprosesseja. Tämä johtaa loputtomiin, kalliisiin ja aikaa vieviin mukautuksiin, jotka heikentävät kannattavuutta huomattavasti.

9. Vaatimustenmukaisuuden ja raportoinnin haasteet – Jos ERP-järjestelmä ei kykene vastaamaan uusiin sääntely- ja raportointivaatimuksiin – kuten kestävyysraportointiin, digitaaliseen verolainsäädäntöön tai jäljitettävyyteen – yritys altistuu sekä oikeudellisille että maineeseen liittyville riskeille. Olipa kyse ISO-sertifioinneista, erilaisista viranomaisraporteista tai vientivalvonnasta, vanhentunut ERP-järjestelmä ei pysy nykyaikaisten vaatimusten tahdissa ja voi häiritä yrityksen toimintaa merkittävästi.

10. Tehoton toiminta – Hitaat prosessit, päällekkäinen data ja järjestelmän rajoitteet vaikuttavat kielteisesti tuotantoon, hankintaan, logistiikkaan ja asiakaspalveluun. Valmistavat yritykset tarvitsevat reaaliaikaisia näkymiä tuotannon tehokkuuteen, materiaalinkäyttöön, läpimenoaikoihin ja kustannusseurantaan. Jos ERP-järjestelmä ei pysty tarjoamaan tätä näkyvyyttä eikä tue prosessien jäsentämistä ja optimointia, päätöksenteko heikkenee ja yrityksen kilpailukyky kärsii.

Milloin ERP kannattaa vaihtaa?

Jos tunnistat edellä mainittuja merkkejä ja ymmärrät keskeiset syyt ERP-järjestelmän vaihtamiseen, seuraava askel on oikean ajankohdan valitseminen järjestelmän vaihtoa varten. Oikea ajoitus voi merkittävästi vähentää liiketoiminnan häiriöitä ja parantaa projektin onnistumisen todennäköisyyttä. Sopivan ajankohdan valintaan vaikuttavat usein useat tekijät:

• Merkittävä liiketoiminnan laajentuminen – Uuden ERP-järjestelmän on hyvä olla käytössä jo ennen uusien tuotteiden lanseeraamista, uusille markkinoille laajentumista tai yritysostoja, jotta järjestelmä pystyy tukemaan liiketoiminnan kasvua ja skaalautuvuutta alusta alkaen. ERP-järjestelmän käyttöönotto ennen uusien tehtaiden tai tuotetyyppien lisäämistä luo lisäksi vahvan perustan prosessien standardoinnille, tehokkaalle suunnittelulle, luotettavalle raportoinnille ja koko toiminnan kokonaisvaltaiselle optimoinnille.
• Tilikauden tai vuosineljänneksen päättyminen – Tilikauden tai raportointijakson vaihde mahdollistaa hallitun taloudellisen siirtymän, helpottaa täsmäytyksiä ja tukee kirjanpidon aikasykleihin sovittamista. Tämä vähentää häiriöitä ja yksinkertaistaa siirtymää erityisesti kirjanpidon, varaston arvostuksen ja MRP-suunnittelun osalta.
• Nykyisen ERP-järjestelmän tuen päättyminen – Jos järjestelmätoimittaja ilmoittaa tuen tai kriittisten päivitysten päättymisestä, on järkevää ryhtyä toimenpiteisiin ennen kuin järjestelmä muuttuu liiketoimintariskiksi. Tämä on selkeä signaali toimia ajoissa ja välttää tietojen menetykset, käyttökatkokset tai vaatimustenmukaisuuden pettämisestä johtuvat ongelmat.
• Organisaatiomuutokset – Yritysjärjestelyt, digitalisaatiohankkeet tai johtamisrakenteiden muutokset kulkevat usein käsi kädessä ydinjärjestelmien uudistamisen kanssa. Jos yritys siirtyy esimerkiksi just-in-time (JIT) -toimintamalleihin, lean-tuotantoon tai kiertotalouteen perustuviin malleihin, ERP-järjestelmän on tuettava näitä toimintatapoja suoraan. Samoin investoinnit koneintegraatioihin, robotiikkaan tai IoT-ratkaisuihin edellyttävät, että uusi ERP kykenee reaaliaikaiseen tiedonvaihtoon ja koneiden valvontaan.
• Sääntely- ja vaatimustenmuutokset – Uudet lait tai raportointivaatimukset, kuten kestävyysraportointi tai verotukseen liittyvät säädökset, voivat edellyttää ERP-toiminnallisuuksia, joita nykyinen järjestelmä ei tarjoa. Tämä on selkeä merkki siitä, että markkinoita kannattaa kartoittaa ja etsiä ratkaisu, joka pystyy vastaamaan tuleviin muutoksiin ja vaatimuksiin.

Mitä kannattaa pitää mielessä?

ERP-järjestelmän vaihtaminen on merkittävä päätös, erityisesti valmistavassa teollisuudessa, jossa toiminnan tehokkuus, jäljitettävyys ja suunnittelun tarkkuus ovat kriittisiä menestystekijöitä. Koska jokaisella ERP-järjestelmällä on oma, lyhyempi tai pidempi elinkaarensa ja se altistuu eri tavoin markkina-, sääntely- ja mukautumisvaatimuksille, valmistavan teollisuuden yritysten on tärkeää tunnistaa varhaiset varoitusmerkit, keskeiset vaihtamisen syyt sekä oikea ajankohta ERP-järjestelmän uusimiselle.

Näin yritys voi tehdä oikean päätöksen oikeaan aikaan ja välttää tarpeettomat käyttökatkokset, kilpailukyvyn heikkenemisen, kannattavuuden laskun sekä ylimääräiset kustannukset.