Opas ERP-järjestelmän valintaan – strategiasta pitkäaikaiseen arvoon

Harkitsetko uutta ERP-järjestelmää? Opastamme sinut tärkeimpien asioiden läpi, jotka kannattaa huomioida ennen uuden järjestelmän valintaa.

ERP-järjestelmä voi optimoida tuotantoprosessejasi merkittävästi, mutta oikean järjestelmän valinta ei ole aina helppoa. Selkeä strategia, joka yhdistää liiketoimintatavoitteesi, toimittajasuhteet ja nykyiset järjestelmäintegraatiot, auttaa tekemään oikean päätöksen. Tämä opas tarjoaa käytännönläheisiä ohjeita päätöksenteon tueksi ja auttaa varmistamaan pitkäaikaisen hyödyn.

Vaihe 1: Aseta selkeät tavoitteet ja tunnista tarpeesi

Määrittele liiketoiminnan tarpeet ja osallista oikeat henkilöt.

• Tunnista, mitkä osastot ovat kriittisimpiä (esimerkiksi talous tai tuotanto) ja mitkä ovat niiden suurimmat haasteet. Peilaa näitä tarpeita ERP-järjestelmän moduuleihin, jotka vaikuttavat suoraan heidän työhönsä.
• Kokoa projektiryhmä, jossa on edustajia eri puolilta organisaatiota. Näin varmistat laaja-alaisen näkemyksen ja sitoutumisen alusta alkaen. Pidä viestintä avoimena ja varmista, että kaikki ovat samalla sivulla.

Tunnista pullonkaulat ja vahvuudet

• Selvitä nykyiset ongelmakohdat ja varmista, että uusi ERP-järjestelmä pystyy ratkaisemaan ne tehokkaasti.
• Samalla tunnista yrityksesi vahvuudet ja varmista, että järjestelmä tukee niiden säilyttämistä ja kehittämistä.

Aseta selkeät tavoitteet

• Määrittele konkreettiset tavoitteet, kuten kustannusten tai läpimenoaikojen vähentäminen.
• Määritä mitattavat KPI:t (Key Performance Indicators), joiden avulla voit seurata tuloksia.

Vaihe 2: Arvioi ratkaisu ja toimittaja huolellisesti

Keskity toimialakohtaiseen toiminnallisuuteen

• Valitse ERP-järjestelmä, joka vastaa mahdollisimman suureen osaan tarpeistasi ilman laajoja räätälöintejä.
• Varmista, että toimittaja kehittää säännöllisesti toimialallesi relevantteja ominaisuuksia. Esimerkiksi valmistaville yrityksille CSRD-vaatimukset täyttävä kestävyysraportointi voi olla ratkaiseva tekijä.

Arvioi skaalautuvuus, kasvupotentiaali ja integraatiot

• Varmista, että järjestelmä pystyy käsittelemään kasvavia datamääriä ja käyttäjämääriä. Tarkista, voidaanko sitä laajentaa yrityksen kasvaessa tai yritysostojen yhteydessä.
• Huolehdi siitä, että järjestelmä integroituu sujuvasti nykyisiin työkaluihisi, kuten CRM- tai verkkokauppajärjestelmiin.

Selvitä toimittajan maine ja tukipalvelut. Kysy referenssejä!

• Tutki toimittajan tausta, taloudellinen vakaus ja asiakaspalautteet. Hyvä tuki on ratkaisevan tärkeää ongelmatilanteiden ja päivitysten hallinnassa. Pyydä referenssejä ja varmista, että järjestelmää suositellaan samankaltaisille yrityksille.
• Varmista myös, että toimittajan konsultit tuntevat toimialasi erityispiirteet.

Vaihe 3: Suunnittele ja testaa käyttöönotto

Nimeä projektipäällikkö

• Projektipäällikkö toimii kumppaninasi koko käyttöönoton ajan ja vastaa projektin etenemisestä.

Pyydä demoja ja testikäyttöä

• Testaa, miten järjestelmä toimii erilaisissa tilanteissa, kuten tuotannonsuunnittelussa.
• Arvioi käyttöliittymän selkeys ja toiminnallisuus käytännössä.

Suunnittele käyttöönotto ja koulutus

• Laadi aikataulu datan siirrolle ja järjestelmän konfiguroinnille.
• Varmista, että käytettävissä on riittävästi koulutusmateriaaleja, kuten webinaareja, ohjevideoita ja dokumentaatiota. Hyödynnä selkeää ja hyväksi todettua käyttöönottosuunnitelmaa.

Huomioi kokonaiskustannukset

• Sisällytä laskelmiin laitteisto-, ohjelmisto-, käyttöönottamis-, koulutus- ja ylläpitokustannukset.
• Punnitse alkuinvestointi suhteessa järjestelmän pitkän aikavälin arvoon.

Vaihe 4: Varmista, että ERP-toimittaja tuottaa arvoa pitkällä aikavälillä

Onko toimittajalla kokenut käyttöönottotiimi?

• Kokeneella tiimillä on ratkaiseva merkitys onnistuneelle käyttöönotolle. Pystyykö toimittaja toteuttamaan projektin ajallaan ja budjetin puitteissa?

Miten ERP-järjestelmä tuottaa sijoitetun pääoman tuottoa?

• Etsi konkreettisia todisteita siitä, että järjestelmä täyttää vaatimuksesi ja että investointi on perusteltu.
• Selvitä, miten prosessien tehostaminen voi tuoda taloudellista hyötyä.

Suunnittele tulevaisuutta varten

• Valitse toimittaja, joka kehittää järjestelmää yrityksesi kasvaessa. Kehitetäänkö järjestelmään tukea uusille teknologioille?
• Varmista, että saat jatkuvaa tukea ja säännöllisiä päivityksiä, jotka tukevat liiketoimintastrategiaasi.

Yhteenveto

ERP-järjestelmän käyttöönotto on paljon enemmän kuin teknologiapäivitys – se on strateginen päätös, joka vaikuttaa koko organisaatioon. Pidä suuret tavoitteesi mielessä koko valintaprosessin ajan ja varmista, että oikeat henkilöt osallistuvat jokaiseen vaiheeseen.

Älä keskity vain lyhyen aikavälin toiminnallisiin vaatimuksiin, vaan arvioi myös skaalautuvuutta, toimittajan luotettavuutta, mainetta ja järjestelmän kykyä kehittyä liiketoimintasi mukana. Huolellisella suunnittelulla, selkeästi määritellyillä KPI-mittareilla ja vahvalla muutoksenhallintasuunnitelmalla varmistat, että ERP-järjestelmä ei ainoastaan ratkaise nykyisiä haasteita, vaan luo edellytykset tehokkuudelle ja kasvulle pitkällä aikavälillä.

Muista: ERP-järjestelmän tulee tukea tuotantoyrityksesi strategisia tavoitteita, tuottaa mitattavaa lisäarvoa ja luoda jatkuvaa arvoa muuttuvassa markkinaympäristössä.