Siirry Excelistä Monitor ERP:hen – säästä aikaa ja ota täysi hallinta

Taulukkolaskentaohjelmien käyttäminen yrityksen tietojen seurantaan, hallintaan ja ylläpitoon voi olla riskialtista. Tutkimusten mukaan yli 80 prosenttia kaikista laskentataulukoista sisältää virheitä. Inhimilliset virheet ovat riski kaikissa tietokoneohjelmissa, mutta Excel on erityisen altis niille. Kun laskentataulukoita jaetaan yrityksen sisällä, niiden hallinnan palauttaminen on usein lähes mahdotonta.

Ilman yhtä keskitettyä ja luotettavaa tietolähdettä, joka turvaa yrityksesi tiedot, et voi olla varma siitä, mitä muutoksia tietoihin on tehty niiden jakamisen jälkeen – etkä siitä, perustuuko päätöksenteko oikeaan ja ajantasaiseen tietoon.

Mikä on siis ratkaisu? Tarkastelemme kuutta haastetta, joita valmistavan teollisuuden yritykset kohtaavat päivittäisessä työssään hallitessaan tietoja, tapahtumia, prosesseja ja käyttäjiä, ja vertaamme Excel-taulukkolaskentaa toiminnanohjausjärjestelmään – Monitor ERP:hen.

Lyhyt yhteenveto

• Excel toimii hyvin pienissä tietokokonaisuuksissa ja yksinkertaisessa tietojenkäsittelyssä.

• Excel on tehoton teollisuusyrityksissä, joissa käsitellään suuria tietomääriä ja monimutkaisia prosesseja.

• Monitor ERP on suunniteltu koko liiketoiminnan hallintaan – valmistuksesta, ostoista ja myynnistä varastoon ja kirjanpitoon.

• Monitor ERP vähentää manuaalista työtä, parantaa sisäistä yhteistyötä, tehostaa prosesseja ja tukee kannattavaa kasvua.

1. Kerää kaikki tiedot yhteen paikkaan

Excel

Excel perustuu pitkälti manuaaliseen tiedonsyöttöön, mikä lisää virheiden ja virheellisten kaavojen riskiä. Yksi väärin määritetty kaava voi ajan myötä aiheuttaa virheiden ketjureaktion. Lisäksi Excel-tiedostoja säilytetään usein paikallisesti, mikä altistaa ne vahingossa tapahtuvalle poistamiselle, laitteistovioille ja tiedostojen vioittumiselle.

Monitor ERP

Monitor ERP yhdistää useita liiketoimintaprosesseja – Tuotannon, Myynnin, Oston, Varaston, Työajanseurannan ja Laskennan – yhdeksi järjestelmäksi. Tiedot keskitetään, siilot poistuvat ja kaikilla työntekijöillä on käytössään sama ajantasainen tieto. Reaaliaikaiset päivitykset tukevat nopeaa ja joustavaa päätöksentekoa.

2. Tehokkaan sisäisen yhteistyön luominen

Excel

Excel-tiedostojen jakaminen työntekijöiden, tiimien ja osastojen välillä aiheuttaa helposti sekaannuksia. Usean käyttäjän työskentely samassa tiedostossa voi johtaa versionhallinnan katoamiseen tai toisten työn ylikirjoittamiseen.

Monitor ERP

3. Raportoinnin ja analyysin optimointi

Excel

Excel tarjoaa perusanalytiikkaominaisuudet, mutta siitä puuttuvat Business Intelligence -työkalujen kehittyneemmät ominaisuudet, joiden avulla tietoja voidaan analysoida syvällisesti ja tehdä aidosti tietoon perustuvia päätöksiä.

Monitor ERP

Monitor ERP:n Business Intelligence -toiminnallisuus muuntaa yrityksen datan arvokkaaksi liiketoimintatiedoksi. Sen avulla johto voi seurata ja analysoida tietoja ja trendejä, luoda vaikuttavia visualisointeja sekä tehdä paremmin perusteltuja ja älykkäämpiä päätöksiä. Nykypäivän liiketoimintaympäristössä tietoon perustuva päätöksenteko on yhä tärkeämpää valmistaville yrityksille, jotka pyrkivät saavuttamaan ja ylläpitämään kilpailuetua.

4. Sujuva asiakkaiden ja toimittajien hallinta

Excel

Exceliä ei yksinkertaisesti ole suunniteltu tilausten ja asiakkaiden kanssa käytävän vuorovaikutuksen hallintaan ja seurantaan – vaikka monet käyttävät sitä juuri tähän tarkoitukseen. Saatat tulla toimeen pienellä asiakasmäärällä, mutta asiakaskunnan kasvaessa hallinta voi nopeasti heikentyä. Sama koskee myös toimittajien hallintaa.

Monitor ERP

Monitor ERP sisältää CRM-toiminnallisuuden (asiakassuhteiden hallinta), jonka avulla hallitaan kaikkia asiakaskontakteja, kuten toimintoja, tilastoja, tarjouksia, myyntitilauksia ja laskuja, jotka on liitetty valittuihin myyntiedustajiin. Järjestelmä helpottaa myös toimittajahallintaa kattavista yhteystiedoista toimintoihin ja toimittajan tilan seurantaan, mikä mahdollistaa nopeamman tilauskäsittelyn ja paremman asiakaspalvelun.

5. Tietojen suojaaminen ja seuranta

Excel

Excelissä ei ole sisäänrakennettua loki- tai kirjausketjua, joten ei ole helppoa tapaa seurata, kuka on tehnyt muutoksia ja milloin ne on tehty, eikä myöskään palata aiempiin versioihin. Tämä vaikeuttaa vastuun määrittämistä ja virheiden tunnistamista. Monet toimialat edellyttävät säännöllisiä tarkastuksia lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, ja Excel voi vaikeuttaa näiden standardien noudattamista, mikä altistaa yritykset oikeudellisille riskeille.

Monitor ERP

Monitor ERP:ssä on vankat tietoturvaominaisuudet, joiden avulla yritykset voivat hallita, mitkä työntekijät pääsevät käsiksi tietyn tyyppisiin tietoihin ja järjestelmän eri osa-alueisiin. Monitor ERP:n pilvipohjaisessa ratkaisussa kaikki tiedot suojataan korkeatasoisella tietoturvalla, salauksella ja päivittäisillä varmuuskopioilla. Näin sinun ei tarvitse huolehtia tietomurroista tai verkkohyökkäyksistä. Lisäksi järjestelmä on aina ajan tasalla, ja uudet ominaisuudet ovat käytettävissä automaattisesti.

Lisätietoja Monitor ERP:n pilviratkaisusta löydät verkkosivuiltamme. Monitor Trust Centerissä voit lukea lisää siitä, miten Monitor huolehtii tietoturvasta, vaatimustenmukaisuudesta ja yksityisyyden suojasta.

6. Säästää aikaa ja vähentää kustannuksia

Excel

Tietojen kokoaminen useista Excel-taulukoista on sekä aikaa vievää että työlästä, mikä vaikuttaa kielteisesti yrityksen kannattavuuteen. Myös raportointi on tehottomampaa, sillä Excelissä työskentely edellyttää usein manuaalista muotoilua ja valmistelua. Tämä vie arvokasta aikaa, erityisesti silloin, kun raportteja on tuotettava säännöllisesti.

Monitor ERP

Tehostamalla prosesseja, kuten tuotannon suunnittelua ja tilausten hallintaa, sekä keskittämällä työnkulut yhteen järjestelmään Monitor ERP varmistaa, että resurssit ohjataan sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Järjestelmä optimoi myös varastonhallintaa, jotta varastotasot pysyvät oikealla tasolla eikä pääomaa sitoudu tarpeettomasti.

Yhteenveto

Excel on tehokas työkalu tietojen järjestämiseen ja visualisointiin laskentataulukoissa. Pienissä tietokokonaisuuksissa se toimii hyvin yksinkertaisena tietokantana tietojen tallentamiseen ja hakemiseen. Kun kyse on kuitenkin valmistusyrityksen päivittäisistä toiminnoista, joissa hallitaan suuria määriä tietoa asiakkaista, tavarantoimittajista, varastosta, materiaaleista ja käyttäjistä, Excel ei yksinkertaisesti riitä.

Juuri tätä varten Monitor ERP on suunniteltu. Se yksinkertaistaa ja automatisoi rutiinitehtäviä, kuten myyntiä, tilausten hallintaa, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa. Tämä vähentää manuaalisen kirjaamisen tarvetta, säästää aikaa ja parantaa yhteistyötä, mikä johtaa parempaan asiakaspalveluun, pienempiin kustannuksiin ja vahvempaan kannattavuuteen teollisuusyrityksissä.