10 oznak i powodów, dla których warto rozważyć wdrożenie nowego systemu ERP

Podobnie jak wiele programów IT, system ERP również posiada swój cykl życia – poznanie tego zjawiska ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia co najmniej trzech ważnych aspektów: wczesnych sygnałów ostrzegawczych, głównych powodów i najlepszych momentów na zmianę systemu ERP.

Cykl życia systemu ERP można analizować na dwóch różnych poziomach: przedwdrożeniowym -prowadzącym do implementacji nowego rozwiązania, oraz powdrożeniowym- stanowiącym tzw. operacyjny cykl życia. W poniższym artykule skupimy się raczej drugim z nich, ponieważ wydaje się on nieco bardziej złożony, ważniejszy z punktu widzenia codziennych operacji, ale niestety często marginalizowany.

System ERP - Operacyjny Cykl Życia

Po wdrożeniu systemu ERP rozpoczyna się jego nowy etap cyklu życia, czyli faza powdrożeniowa lub inaczej operacyjna:

🌔︎ Stabilizacja i Wsparcie – to pierwszy krok po uruchomieniu systemu, skupiający się na dalszej konfiguracji, wykrywaniu problemów lub błędów oraz sprawdzaniu dokładności danych i wydajności. Głównym celem na tym etapie jest zapewnienie płynnego działania systemu ERP w rzeczywistym środowisku i podczas faktycznych operacji.

🌓︎ Dostosowanie i Optymalizacja – po ustabilizowaniu, nacisk kładzie się na zapewnienie użytkownikom pełnego przeszkolenia i pewności wykonywanych działań, usprawnienie procesów roboczych, które zostały dostosowane podczas wdrożenia, wyeliminowanie ręcznych rozwiązań tymczasowych i rozszerzenie zakresu użytkowania systemu. Celem jest zwiększenie wydajności i efektywności procesów poprzez wykorzystanie pełnego potencjału systemu ERP.

🌑︎ Zarządzanie Efektywnością i Ciągły Rozwój – w przypadku systemu ERP, który ma kluczowe znaczenie, ciągłe monitorowanie jest niezbędne zarówno dla utrzymania niezawodności, bezpieczeństwa i wartości systemu, jak i dla dostosowywania systemu ERP do potrzeb biznesowych oraz trendów technologicznych. Konieczne jest zatem kontrolowanie czasu pracy i szybkości systemu, prowadzenie audytów i raportów dotyczących zgodności oraz mierzenie zwrotu z inwestycji w odniesieniu do kluczowych wskaźników efektywności biznesowej. Równie ważne są aktualizacje systemu lub dodawanie nowych funkcji.

Mogłoby się wydawać, że na tym kończy się cykl życia systemu ERP i że ostatnia faza może trwać w nieskończoność – system osiągnął już dojrzałość operacyjną i stał się cyfrowym filarem działalności, a firma działa sprawnie. Oczywiście taki idealny scenariusz jest możliwy, ale warto zwrócić uwagę na to, co może się wydarzyć, gdy pojawią się wyzwania.

Należy mieć świadomość, że cykl życia systemu ERP może kiedyś dobiec końca – skupmy się zatem na 10 najczęstszych oznakach i powodach, by rozważyć wdrożenie nowego systemu ERP. A jeśli te aspekty wydadzą Ci się znajome, w dalszej części artykułu zwrócimy również uwagę na najbardziej dogodne momenty dla zmiany systemu ERP.

Jakie są pierwsze oznaki i sygnały ostrzegawcze wskazujące na konieczność zmiany systemu ERP?

Istnieje co najmniej pięć typowych i dość powszechnych wczesnych symptomów wskazujących, że system ERP może nie być już odpowiedni dla Twojej firmy. Dotyczą one wielu przedsiębiorstw produkcyjnych i nie muszą występować jednocześnie lub wszystkie naraz, aby stanowić podstawę do podjęcia odpowiednich działań zaradczych:

1. Mnogość manualnych rozwiązań – kiedy zespoły polegają na arkuszach kalkulacyjnych lub narzędziach offline do wykonywania zadań, które powinny być zarządzane w systemie ERP, jest to wyraźny sygnał, że system jest niewystarczający lub zbyt mało elastyczny. Planowanie produkcji wykonywane w arkuszach kalkulacyjnych lub wymagające ciągłej manualnej koordynacji między działami sprzedaży, zakupów i produkcji jest bardzo podatne na błędy i wskazuje, że system ERP nie zapewnia odpowiedniego wsparcia dla produkcji.

2. Brak danych w czasie rzeczywistym i raportowania – gdy użytkownicy nie mają dostępu do aktualnych informacji lub muszą czekać na ręczne sporządzenie raportów, wskazuje to na brak nowoczesnych funkcji analitycznych w systemie. Częste rozbieżności w stanach magazynowych, nadmierne zapasy lub braki mogą sugerować, że system ERP nie jest w stanie zapewnić widoczności surowców, produkcji w toku lub gotowych produktów w czasie rzeczywistym.

3. Trudności integracyjne – jeśli system ERP nie może łatwo połączyć się z nowoczesnym oprogramowaniem (np. CRM, BI, e-commerce) lub nie ma takich narzędzi wbudowanych, przepływy pracy stają się fragmentaryczne i nieefektywne. Spełnienie oczekiwań klientów dotyczących dostaw może stać się trudne z powodu złego planowania produkcji lub braku koordynacji maszyn/zasobów, co prowadzi do długich czasów realizacji i opóźnień w produkcji, a w rezultacie do sytuacji, w której system ERP może sam w sobie stać się wąskim gardłem.

4. Frustracja użytkowników i niewystarczające wykorzystanie – kiedy pracownicy unikają korzystania z systemu, narzekają na jego przydatność lub korzystają z niego tylko częściowo, ponieważ jest przestarzały, powolny lub zbyt skomplikowany, może to stanowić zagrożenie dla Twojej firmy. Brak wsparcia dla identyfikowalności lub śledzenia numerów seryjnych, utrudniają monitorowanie w celach gwarancyjnych, zgodności lub jakości oraz powodują ogólną frustrację.

5. Spowolnione działanie i niestabiliność systemu – częste przestoje, długi czas reakcji lub błędy wskazują na starzejącą się infrastrukturę lub nieobsługiwane oprogramowanie. Jeśli Twój zespół musi ręcznie aktualizować zestawienia materiałów (BOM), marszruty lub dane dostawców poza systemem, to prawdopodobnie Twój system ERP jest zbyt mało elastyczny lub po prostu przestarzały.

Jakie są główne powody zmiany systemu ERP?

Wyżej wymienionym oznakom towarzyszy zazwyczaj pięć głównych powodów, które prowadzą do konieczności zmiany systemu ERP. Są one często nawet bardziej wyraźne niż początkowe, subtelne sygnały i stanowią wyraźną zachętę do podjęcia działań:

6. Rozwój biznesu – biznes zazwyczaj rozwija się z biegiem czasu. Firmy produkcyjne rozbudowują nowe fabryki, portfolio produktowe i usługowe lub międzynarodowe operacje. Rozszerzają również swoją działalność o nowe linie produktów, segmenty klientów czy rynki międzynarodowe. Jeśli system ERP nie został stworzony z myślą o skalowaniu operacji produkcyjnych, po prostu nie może się odpowiednio rozwijać ani dostosowywać.

7. Przestarzała technologia – wiele starszych systemów ERP jest powolnych, nieintuicyjnych i trudnych do aktualizacji, co skutkuje słabym ich wykorzystaniem, podatnością na błędy procesowe i rosnącymi kosztami IT. System ERP oparty na przestarzałej architekturze, pozbawiony opcji mobilnych/chmurowych i nieaktualizowany ani nieobsługiwany regularnie przez dostawcę, wpływa negatywnie na ogólne wrażenia użytkownika i utrudnia prawidłową codzienną pracę.

8. Wysoki koszt posiadania – niektóre systemy często wymagają kosztownych dostosowań, pomocy zewnętrznych konsultantów lub oddzielnych dodatków funkcjonalnych, co powoduje wzrost kosztów w perspektywie długoterminowej. Inne systemy ERP często nie obsługują funkcji i potrzeb specyficznych dla danej branży, takich jak kontrola hali produkcyjnej, integracja maszyn, raportowanie odpadów czy przepływów pracy związanych z podwykonawstwem, co prowadzi do niekończących się, kosztownych i czasochłonnych dostosowań. Skutkuje to bardzo niską rentownością.

9. Wyzwania z zapewnieniem zgodności i sprawozdawczością – jeśli system ERP nie jest w stanie sprostać nowym wymogom regulacyjnym (np. w zakresie zrównoważonego rozwoju, przepisów dotyczących podatków cyfrowych czy identyfikowalności), prowadzi to do ryzyka prawnego lub utraty reputacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o certyfikaty ISO, wszelkiego rodzaju sprawozdawczość czy kontrolę eksportu, przestarzały system ERP nie jest w stanie wyjść na przeciw współczesnym wymaganiom w zakresie zgodności z przepisami, co zakłóca działalność firmy.

10. Nieefektywne operacje – powolne procesy, powielanie danych i ograniczenia systemowe mają wpływ zarówno na produkcję, zaopatrzenie, logistykę, jak i obsługę klienta. Producenci polegają również na pulpitach nawigacyjnych działających w czasie rzeczywistym, które umożliwiają śledzenie wydajności produkcji, wykorzystania materiałów, analizę czasu realizacji i przegląd kosztów. Jeśli system ERP nie jest w stanie tego zapewnić oraz nie może uporządkować i zoptymalizować procesów, cierpi na tym także proces podejmowania decyzji, a firma staje się mniej dochodowa i konkurencyjna.

Jaki jest najlepszy moment na zmianę systemu ERP?

Rozpoznanie pierwszych oznak i symptomów, a także świadomość głównych powodów zmiany systemu ERP powinny prowadzić do wyboru odpowiedniego momentu na podjęcie tego działania. Fakt ten pomoże znacznie ograniczyć zakłócenia i zwiększyć szanse powodzenia projektu, a wybór takiego okresu może być związany z różnymi aspektami:

• Znacząca ekspansja biznesowa – nowy system ERP powinien zostać wdrożony przed wprowadzeniem nowych produktów, wejściem na nowe rynki lub przejęciem innych firm, aby zapewnić skalowalność. Wdrożenie nowego systemu ERP przed rozszerzeniem działalności o nowe zakłady lub rodzaje produktów ma również korzystny wpływ na standaryzację procesów, planowanie, raportowanie i ogólną optymalizację.

• Koniec kwartału lub roku obrachunkowego – taki okres pozwala na czyste zamknięcie finansowe, łatwiejsze uzgodnienia i dostosowanie do cykli księgowych. Minimalizuje to zakłócenia i upraszcza wdrożenie, zwłaszcza w zakresie księgowości, wyceny zapasów i dostosowania MRP.

• Zakończenie wsparcia dla obecnego systemu ERP – jeśli obecny dostawca ogłasza zakończenie wsparcia lub krytycznych aktualizacji, warto rozważyć zmianę systemu, zanim stanie się on obciążeniem. Jest to wyraźny sygnał do podjęcia działań, zanim narazisz się na ryzyko utraty danych, przestoje lub niezgodności z przepisami z powodu braku wsparcia dla systemu.

• Zmiany organizacyjne – fuzje, inicjatywy związane z transformacją cyfrową lub zmiany w zarządzaniu często wiążą się z modernizacją podstawowych systemów. Jeśli przechodzisz na model just-in-time (JIT), lean production lub modele cyrkularne, Twój system ERP musi natywnie obsługiwać te metodologie. Ponadto, jeśli inwestujesz w integrację maszyn (MI), robotykę lub IoT, Twój nowy system ERP musi obsługiwać wymianę danych w czasie rzeczywistym i monitorowanie maszyn.

• Zmiany regulacyjne – nadchodzące nowe przepisy lub wymogi sprawozdawcze (np. sprawozdawczość w zakresie zrównoważonego rozwoju czy przepisy podatkowe) mogą również wymagać takiej funkcjonalności ERP, której obecny system nie jest w stanie zapewnić. Powinno to stanowić wyraźny sygnał do zbadania rynku w poszukiwaniu nowego rozwiązania, które sprosta wszystkim nadchodzącym zmianom i wymaganiom.

O czym należy pamiętać?

Podsumowując, zmiana systemu ERP to poważna decyzja – zwłaszcza w branży produkcyjnej, gdzie kluczowe znaczenie mają wydajność operacyjna, identyfikowalność i precyzja planowania. Mając świadomość, że każdy system ERP ma krótszy lub dłuższy cykl życia i jest w mniejszym lub większym stopniu narażony na warunki rynkowe, regulacyjne lub adaptacyjne, każda firma produkcyjna powinna również być świadoma najczęstszych wczesnych sygnałów, głównych powodów i najlepszych momentów do zmiany systemu ERP. Umożliwi to podjęcie właściwej decyzji we właściwym czasie i uniknięcie niepotrzebnych przestojów, utraty konkurencyjności, rentowności lub nadmiernych wydatków.