Miliardowa firma engcon przeszła na Monitor ERP w zaledwie cztery miesiące!

engcon Group to globalna firma zatrudniająca ponad czterystu pracowników w szesnastu krajach. Gdy nadszedł czas na zmianę systemu ERP, stało się jasne, że projekt wymaga determinacji, jasnych priorytetów i silnego nacisku na standaryzację. Firma wybrała Monitor ERP i w ciągu zaledwie czterech miesięcy z powodzeniem zmieniła swój system ERP, co było strategicznym posunięciem w kontekście dalszego międzynarodowego rozwoju.

"Naszym celem nie jest bycie najlepszym w systemach ERP. Naszym celem jest oferowanie najlepszych produktów. System ERP powinien być narzędziem, które pomoże nam to osiągnąć" - przyznaje Stig Engström, założyciel i główny właściciel engcon.

Firma engcon została założona w 1990 roku w Strömsund i rozwinęła się z małej, produkcyjnej firmy do międzynarodowej grupy około piętnastu firm handlowych i dwóch firm produkcyjnych działających na całym świecie - od Japonii i Korei, aż po USA i Kanadę. Grupa ma obroty w wysokości prawie dwóch miliardów koron szwedzkich i zatrudnia około czterystu pracowników. Ich głównym produktem jest rotator przechylny - element wyposażenia, który umożliwia obracanie i przechylanie łyżki koparki. Jest to innowacja, której potencjał Stig dostrzegł już w latach osiemdziesiątych:

"Trwało to dłużej, niż można by przypuszczać, ale jest to produkt światowy. I wciąż mamy wiele do zrobienia" - powiedział.

Przez wiele lat firma engcon korzystała z kilku różnych systemów ERP, z których każdy wymagał wielu dostosowań. W miarę upływu czasu coraz trudniej było dalej rozwijać te rozwiązania:

"Wyrośliśmy już z naszych starych systemów. Ze wszystkimi dostosowaniami musielibyśmy zaczynać od początku przy każdej większej aktualizacji. To po prostu nie było możliwe" - dodaje Stig.

Poprzednia próba wdrożenia bardziej spersonalizowanego systemu ERP była cenną lekcją:

"Sam system nie był problemem. Problemem było to, że musieliśmy dokładnie wiedzieć, jak powinien być zbudowany, a tego po prostu nie potrafimy. To wszystko było zbyt skomplikowane" - wyjaśnia.

Dlatego engcon wybrał standardowy system - Monitor ERP. Decydującym czynnikiem była możliwość szybkiego uruchomienia kompletnego rozwiązania bez konieczności znacznych dostosowań.

"W naszej sytuacji standardowy system był jedyną opcją. Musimy mieć wdrożone podstawowe procesy: zakupu, magazynowania, produkcji i dostawy. Resztę można dopracować na późniejszym etapie" - wyjaśnia Stig.

Istniały również oczekiwania, które należało spełnić od strony biznesowej. Johan Johansson, kierownik projektu w engcon, dostrzega korzyści płynące z pracy w tym samym systemie:

"Głównym celem jest lepsza kontrola produkcji i zakupów. Niewielkim, ale równie ważnym bonusem jest to, że cała grupa będzie pracować w tym samym systemie. Wcześniej wszyscy pracowaliśmy w różnych systemach" - mówi Johan.

W projekt zaangażowanych było dwadzieścia jeden firm - firmy produkcyjne, handlowe i finansowe - które jednocześnie rozpoczęły pracę z systemem Monitor ERP, 5 stycznia 2026 roku. Projekt rozpoczął się w połowie sierpnia 2025 r. i obejmował bardzo krótki czas wdrożenia:

"Wyzwaniem była ilość czasu i skala. Mamy firmy w różnych częściach świata, a każda z własnymi wymaganiami, i wszyscy przechodziliśmy od kilku systemów do jednego" - dodaje Johan.

Aby odnieść sukces, zebrano grupę projektową składającą się z przedstawicieli działów zakupów, zapasów, produkcji, sprzedaży i finansów. Równoległe prace były prowadzone w wielu kierunkach, z dużym naciskiem na migrację danych i wspólne sposoby pracy:

"Monitor ma bardzo przejrzysty model projektu. Widać, że robili to już wiele razy, co pomaga stworzyć poczucie bezpieczeństwa" - podkreśla Johan.

Kierownikiem projektu ze strony Monitor ERP był Andreas Ljungqvist, konsultant biznesowy z wieloletnim doświadczeniem:

"Firma engcon była wyjątkowo dobrze przygotowana do zmiany. Posiadają klarowną odpowiedzialność za procesy i dobrze rozumieją, w jaki sposób dane i schematy biznesowe są ze sobą zbieżne. To robi ogromną różnicę" - wyjaśnia.

Jedną z największych korzyści z Monitora ERP dla engcon jest to, że są w stanie stworzyć ujednolicony sposób pracy:

"Każda firma zajmująca się sprzedażą robiła tak na prawdę swoje. Teraz wszyscy pracujemy w ten sam sposób. Jest to coś, co jest bardzo potrzebne, jeśli chodzi o przejrzystość i działania następcze. Kiedy na rynku znów pojawi się wzrost, musimy być na to gotowi. Wymaga to kontroli nad zakupami, dostawami, czasem realizacji i zapasami. System ERP ma tu kluczowe znaczenie" - podkreśla Stig.

5 stycznia 2026 r. rozpoczął się nowy etap dla engcon. Wciąż jest jeszcze wiele do zrobienia w zakresie ulepszeń i rozwoju - ale wszystko to ze stabilnym fundamentem, na którym można budować:

"Wymarzonym scenariuszem jest posiadanie prostego, przejrzystego systemu, w którym każdy ma dostęp do tych samych informacji i może skupić się na właściwych rzeczach. System ERP nie powinien nam w tym przeszkadzać. Powinien pomagać nam stawać się lepszymi w tym, co robimy" - podsumowuje Stig.