✔ ERP Checklist

Harkitsetko ERP-järjestelmää? Käymme läpi keskeiset kysymykset, jotka kannattaa ottaa huomioon ennen uuden järjestelmän valintaa.

Olennaiset asiat, jotka kannattaa ottaa huomioon ERP-järjestelmän valinnassa

Tärkeä päätös, joka voi muuttaa toimintatapasi

Yrityksen resurssien suunnittelulla voidaan kehittää tuotantotoimintojasi, mutta oikean järjestelmän valitseminen on vaativa tehtävä. Kun laadit hyvän strategian, jossa liiketoimintasi tavoitteet, suhteet toimittajiin ja nykyiset järjestelmäintegraatiot on sovitettu yhteen, pystyt tekemään oikean valinnan. ERP-tarkistuslistamme antaa käyttöösi selkeitä ja käytännönläheisiä ohjeita, jotka helpottavat päätöksentekoa ja varmistavat menestyksesi pitkällä aikaväillä.

Selvitä tavoitteet ja vaatimukset

VAIHE 1

Määrittele liiketoimintasi tarpeet ja ota avainhenkilöt mukaan keskusteluun

Tunnista tärkeimmät liiketoimintayksiköt (kuten taloushallinto tai tuotanto) ja niiden suurimmat haasteet. Vertaile sitten näiden yksiköiden tarpeita suoraan niihin liittyviin ERP-moduuleihin.
Muodosta eri toimijoiden välinen tiimi keräämään näkemyksiä ja sitoutumaan hankkeeseen heti alusta alkaen. Pidä viestintäyhteydet avoimina ja varmista, että kaikki ovat samalla linjalla.

Tunnista pullonkaulat ja vahvuudet

Tunnista nykyiset toiminnalliset ongelmat ja varmista, että ERP-järjestelmä on varustettu vastaamaan niihin tehokkaasti.
Tiedosta vahvuutesi, jotta järjestelmä voi ylläpitää tai parantaa niitä.

Aseta selkeät tavoitteet

Aseta konkreettisia tavoitteita (kuten kustannusten vähentäminen tai tuotantoaikojen nopeuttaminen).
Määritä suorituskyvyn tärkeimmät mittarit (KPI), joilla voidaan seurata tuloksia.

Ratkaisujen ja toimittajien arviointi

VAIHE 2

Keskity toimialakohtaisiin ominaisuuksiin

Valitse ERP-järjestelmä, joka täyttää mahdollisimman monet tarpeesi ilman mittavia räätälöintejä.
Varmista, että toimittaja päivittää säännöllisesti toimialasi ja toiminta-alueesi kannalta merkityksellisiä toimintoja. Esimerkiksi teollisuusyrityksille CSRD-yhteensopiva kestävyysraportointi voi olla ratkaisevan tärkeää.

Huomioi skaalautuvuus, kasvumahdollisuudet ja integrointi olemassa oleviin työkaluihin

Varmista, että järjestelmä pystyy käsittelemään kasvavia tietomääriä ja suurempia käyttäjämääriä, ja tarkista, voiko se mukautua yrityksen laajentumiseen tai yritysostoihin.
Varmista, että järjestelmä integroituu helposti olemassa oleviin työkaluihin, kuten CRM tai verkkokauppa.

Selvitä toimittajan maine ja sen tarjoamat tukipalvelut. Kysy referenssejä!

Tutustu toimittajan aiempiin toimintatapoihin, taloudelliseen vakauteen ja asiakkailta saatuun palautteeseen. Hyvällä tukipalvelulla on suuri merkitys ongelmien ratkaisemisessa ja päivitysten hallinnassa. Löytyykö suositteluja samankaltaisilta yrityksiltä kuin omasi?
Varmista, että toimittajan konsulteilla on tarvittava kokemus toimialalta.

Testaus ja käyttöönoton suunnittelu

VAIHE 3

Varmista, että hankkeelle on nimetty projektipäällikkö

Nimeä yhteyshenkilö käyttöönoton ajalle, joka ottaa kokonaisvastuun projektin etenemisestä.

Pyydä esittelyitä ja koekäyttöjakso

Testaa järjestelmää todellisissa tilanteissa, kuten tuotannon suunnittelussa.
Tarkastele järjestelmän käyttöliittymää ja toiminnallisuutta.

Suunnittele käyttöönotto ja koulutus

Laadi aikataulu tietojen siirtoa ja järjestelmän määrittämistä varten.
Varmista, että saatavilla on koulutusresursseja (kuten webinaareja, opetusohjelmia ja dokumentaatiota). Noudata vakiomuotoista, hyväksi havaittua käyttöönottosuunnitelmaa.

Huomio kokonaiskustannukset

Ota huomioon laitteistot, ohjelmisto, käyttöönotto, koulutus ja ylläpito.
Vertaa aloituskustannuksia pitkäaikaiseen hyötyyn ja arvoon.

Varmista menestys pitkällä aikavälillä

VAIHE 4

Onko toimittajalla kokenut käyttöönottotiimi?

Tiimi, jolla on todistettua kokemusta, voi olla ratkaiseva tekijä onnistuneessa toteutuksessa. Pystyvätkö he toteuttamaan käyttöönoton ajallaan ja budjetin rajoissa?

Miten ERP-järjestelmä tuottaa tuottoa sijoitetulle pääomalle?

Esitä selkeät todisteet siitä, että järjestelmä pystyy täyttämään asetetut tavoitteet, jotta investointi on perusteltu.
Kuvaile, miten prosessien tehostaminen voi johtaa taloudelliseen hyötyyn.

Pitkän aikavälin ajattelu

Valitse toimittaja, joka pystyy kehittämään järjestelmää liiketoimintasi kasvaessa ja sopeutumaan tulevaisuuden tarpeisiin. Tukeeko toimittaja esimerkiksi kehittyviä teknologioita?
Varmista, että saat jatkuvaa asiakastukea ja järjestelmäpäivityksiä, jotka tukevat yrityksesi liiketoimintasuunnitelmia.

Mitä seuraavaksi?

Enemmän kuin pelkkä tekninen päivitys

ERP-järjestelmän käyttöönotto on enemmän kuin tavanomainen tekninen päivitys – se on strateginen päätös, joka vaikuttaa koko organisaatiosi toimintaan. Kun käyt näitä vaiheita läpi, yritä pitää mielessä laajemmat tavoitteesi ja ota oikeat ihmiset mukaan jokaiseen vaiheeseen.

Katso lyhytaikaisia toiminnallisia vaatimuksia pidemmälle ja pohdi skaalautuvuutta, toimittajan uskottavuutta ja mainetta sekä järjestelmän kykyä kehittyä liiketoimintasi mukana. Hyvällä suunnittelulla, selkeästi määritellyillä mittareilla ja vahvalla muutoksen hallintasuunnitelmalla varmistat, että ERP-järjestelmäsi ei ainoastaan helpota nykyisiä toiminnallisia päänvaivoja, vaan myös tasoittaa tietä pitkän aikavälin tehokkuudelle ja kasvulle.

Muista kuitenkin, että toiminnanohjausjärjestelmäsi tulisi ennen kaikkea tukea tuotantoyrityksesi strategisia tavoitteita ja tuoda investoinneille mitattavissa olevaa tuottoa sekä jatkuvaa arvoa markkinaolosuhteiden muuttuessa.

Haluatko tietää lisää?

Ota yhteyttä, jos olet kiinnostunut konsultaatiosta, ERP-järjestelmämme esittelystä tai jos sinulla on muita kysymyksiä yrityksen resurssien suunnittelusta. Autamme mielellämme!

Juha Kalliola

Myyntipäällikkö

juha.kalliola@monitorerp.com +358 45 8691669 LinkedIn