Paperista sovellukseen – Olofsfors tehostaa kuluhallintaansa Monitor Expensella

Laadukkaisiin terästuotteisiin erikoistunut Olofsfors pystyy nyt hallitsemaan kulujaan aiempaa helpommin ja nopeammin Monitor Expensen avulla. Digitaalinen ratkaisu vähentää paperityötä, säästää aikaa ja yksinkertaistaa prosesseja sekä työntekijöille että talousosastolle.

“Aiemmin kaikki yrityskorttien kulut hoidettiin manuaalisesti. Oli paljon paperityötä, joka piti täyttää ja lähettää hyväksyttäväksi. Kun asiakirjat saapuivat meille talousosastolle, kirjasimme kulut. Kulujen manuaalinen hallinnointi vei huomattavasti enemmän aikaa kuin nykyään,” kertoo Linda Näslund, Olofsforsin kirjanpitopäällikkö.

Monitor Expensen ansiosta kulujen hallinnointi on nyt paljon yksinkertaisempaa ja nopeampaa.

"Monitor Expensen avulla kuka tahansa, jolla on kulutapahtuma, voi ottaa sovelluksella kuvan kuitista. Jos kuitti tulkitaan oikein ja tiedot täyttyvät, menoerä on valmiina hyväksyttäväksi. Hyväksyntä voidaan tehdä myös suoraan sovelluksessa. Täysin kirjattu kuluraportti saapuu sen jälkeen meille talousosastolle, josta sen voi lähettää Monitor ERP -järjestelmään kirjattavaksi," Linda jatkaa.

Automatisoimalla kulujen hallinnan Olofsfors on pystynyt parantamaan tehokkuuttaan merkittävästi ja vähentämään paperiarkistojen tarvetta, mikä mahdollistaa asiakirjojen käsittelyn myös etänä.

"Kulujen digitaalinen hallinnointi tehostaa toimintaamme huomattavasti ja tarkoittaa, ettei meidän enää tarvitse ylläpitää paperista kirjanpitoa. Sekä kulujen lähettäjien että talousosaston näkökulmasta kulujen käsittely on nopeutunut selvästi. Kuluraportteja voidaan hallita myös silloin, kun ei olla toimistolla. Lisäksi käyttäjien on helpompi tarkastella aiempia kuluraporttejaan," Linda lisää.