System ERP - Standardowy czy Dostosowany
System ERP - standardowy czy dostosowany?
Wady i zalety dostępnych struktur systemów ERP
Firmy produkcyjne zamierzające od podstaw wdrożyć lub zmienić na nowy system ERP, powinny wziąć pod uwagę wiele kwestii. Jakie procesy biznesowe musi obsługiwać system? Czy będzie w stanie skalować się wraz z rozwojem firmy? Jak długo potrwa wdrożenie?
A co być może najważniejsze - czy wybrać standardowy system, w którym funkcjonalność i moduły są już wstępnie zaprojektowane, czy może rozwiązanie personalizowane i dostosowane do konkretnych potrzeb. Przyjrzyjmy się zatem zaletom i wadom obu tych rozwiązań, w oparciu o kilka kluczowych specyfikacji.
Szybkość i koszt wdrożenia
Czy masz określone ramy czasowe i budżetowe na wdrożenie?
System Standardowy
Wdrożenie ustandaryzowanego systemu ERP wiąże się ze stałym kosztem, co ułatwia budżetowanie i gwarantuje brak dodatkowych niespodzianek. Ponieważ zakres funkcjonalności i wymagań technicznych jest już ustalony, zwykle łatwiej jest przestrzegać uzgodnionych ram czasowych wdrożenia, a tym samym ostatecznie rozpocząć pracę zgodnie z harmonogramem.
System Dostosowany
Podczas gdy system personalizowany może obsługiwać wyspecjalizowane procesy i funkcje wymagane dla określonych schematów biznesowych, oferując interfejsy zaprojektowane w celu zaspokojenia potrzeb użytkowników - proces jego rozwoju jest czasochłonny, co oznacza że wdrożenie trwa dłużej niż w przypadku standardowego systemu. Koszty wdrożenia są z reguły również wyższe, ze względu na konieczność licznych adaptacji.
Wsparcie i zrozumienie
Czy będziesz potrzebować regularnego, długoterminowego wsparcia?
System Standardowy
Dostawcy ustandaryzowanych systemów ERP zazwyczaj oferują wsparcie operacyjne i techniczne, zmniejszając ryzyko zakłóceń i przestojów, które mogą być kosztowne dla firm. Siła tkwi również w liczbach - przynależność do społeczności użytkowników, którzy stoją przed tymi samymi wyzwaniami, jest dużą zaletą, ponieważ dostawca zwykle ma doświadczenie w rozwiązywaniu podobnych problemów.
System Dostosowany
Użytkownicy systemów personalizowanych nie posiadają dostępu do wsparcia ani nie mogą korzystać z innych wspólnych zasobów, takich jak podręczniki online, banki wiedzy i materiały e-learningowe, które powinny być dostępne w celu wspierania użytkowników w ich codziennej pracy. Zamawianie wsparcia w poszczególnych przypadkach może być bardzo kosztowne w dłuższej perspektywie.
Całkowity koszt posiadania
Nie skupiaj się wyłącznie na cenie i pomyśl długoterminowo
Całkowity Koszt Posiadania (ang. TCO) odnosi się do wszystkich wydatków wymaganych do uruchomienia systemu lub programu IT w całym jego cyklu życia. W przypadku systemu ERP rzeczywista cena zakupu stanowi około 20% całkowitego kosztu, a inne koszty odpowiadają za pozostałe 80%.
Jest to kluczowy czynnik podczas wyboru pomiędzy systemem standardowym a dostosowanym. W przypadku systemu personalizowanego następujące koszty często mogą nie być jasno określone od samego początku:
- Usługi wsparcia, zarówno technicznego, jak i operacyjnego.
- Opłaty za konsultacje nieuwzględnione w pierwotnej specyfikacji.
- Czas pracy utracony z powodu problemów użytkownika.
- Usługi IT, takie jak konserwacja, bezpieczeństwo i aktualizacje oraz poprawki błędów.
- Koszty licencji i zarządzania nimi.
- Koszty aktualizacji systemu.
Wymienione aspekty oraz ich koszty są zwykle jasno określone przez dostawców standardowych systemów, co ułatwia odpowiednie planowanie i budżetowanie oraz zapewnia bezpieczeństwo.
Ideą TCO jest więc identyfikacja ukrytych kosztów, nieuwzględnionych w cenie zakupu i zapewnienie prawdziwego odzwierciedlenia długoterminowego kosztu.
Aktualizacje systemowe
Czy potrzebujesz aktualizacji systemu, z nowymi funkcjami i poprawkami błędów?
System Standardowy
Większość ustandaryzowanych systemów pozostaje zgodna z ustalonym harmonogramem nowych wersji, dzięki czemu użytkownicy mogą na bieżąco korzystać z ulepszonych funkcji i poprawek błędów. Aktualizacje mogą być przeprowadzane stosunkowo szybko, przy minimalnych zakłóceniach dla użytkowników, a krytyczne problemy są rozwiązywane w międzyczasie za pomocą koniecznych poprawek.
System Dostosowany
Aktualizacje personalizowanych systemów mogą wymagać rozwiązań specyficznych dla danej instalacji, zwiększając ryzyko konfliktów, nieprawidłowego działania i kosztownych opóźnień w działaniu. W wielu przypadkach instalacje mogą być opóźnione o wiele wersji, co oznacza, że użytkownicy nie są w stanie w pełni wykorzystać możliwości systemu.
Skalowalność
Czy potrzebujesz systemu, który może rozwijać się wraz z Twoją firmą?
System Standardowy
Struktury standardowych systemów ERP są zaprojektowane pod kątem możliwej skalowalności i mogą obsługiwać wzrost wolumenów związany z większymi transakcjami oraz wzrostem operacyjnym, na przykład po fuzjach, ekspansjach lub innych inicjatywach.
System Dostosowany
Zdolność systemu personalizowanego do skalowania zależy od pierwotnego zakresu projektu, jednak jeśli potencjalny wzrost nie został uwzględniony w początkowej specyfikacji, konieczne będą dodatkowe, często kosztowne adaptacje.
Wady i zalety w skrócie
Standardowy vs Dostosowany
| Rodzaj systemu | Wdrożenie | Wsparcie | Aktualizacje | Skalowalność | Elastyczność |
| Standardowy | Szybkie, z ustalonym harmonogramem | Zwykle uwzględnione w pakiecie wyjściowym lub podstawowym | Bezpłatne, zaplanowane według harmonogramu | Zaprojektowany do skalowania | Dostępność dodatków i opcji |
| Dostosowany | Czasochłonne, bardziej kosztowne | Oparte o poszczególne, zróżnicowane przypadki | Z reguły nieustrukturyzowane, konieczne na życzenie | Uzależnione od specyfikacji | Może nie być kompatybilny z dodatkami |
Podstawowe funkcje i elastyczność
Czy szukasz podstawowych funkcji, które można rozszerzyć?
System Standardowy
Standardowe systemy ERP posiadają moduły umożliwiające specyficzne dla branży operacje i przepływy pracy, ale oferują również pole do manewru. Wielu dostawców dysponuje dodatkami, opcjami i integracje, które rozszerzają podstawowe funkcjonalności, takie jak np. integracja z maszynami, integracja zarządzania magazynem czy wsparcie dla elektronicznej wymiany danych (EDI).
System Dostosowany
Wyspecjalizowane systemy dostosowane do indywidualnych potrzeb zapewniają przewagę konkurencyjną i lepsze wrażenia użytkownika w obszarach, dla których zostały zbudowane. Dostawcy często modelują systemy zgodnie z określonymi procedurami biznesowymi wymagającymi zaawansowanych obliczeń, algorytmów lub symulacji itp.
Ograniczanie ryzyka i zgodność z przepisami
Czy chcesz zminimalizować ryzyko i zachować zgodność z przepisami?
System Standardowy
Korzystając ze standardowych systemów, sprawdzonych przez firmy z różnych branż, istnieje mniejsze ryzyko wystąpienia poważnych problemów, takich jak awarie lub naruszenia bezpieczeństwa. Ponadto standardowe systemy są regularnie aktualizowane w celu zapewnienia zgodności z nowymi przepisami i wymogami, takimi jak zmiany podatkowe, normy branżowe czy raportowanie emisji CO₂.
System Dostosowany
Podczas gdy firmy z wewnętrznymi zespołami IT mogą być dobrze przygotowane do obsługi bieżących poprawek błędów i samodzielnego śledzenia problemów, wiąże się to jednocześnie z dużą presją - a ci, którzy nie mają dostępu do wsparcia IT, mogą być zmuszeni do szukania pomocy u dostawcy w indywidualnych przypadkach, co jest kosztowne.
Podsumowanie
Odpowiedź na kilka kluczowych pytań pomoże Ci obrać najlepszy kierunek działania
Przed podjęciem końcowej decyzji o wyborze najlepszego dla siebie systemu ERP należy rozważyć następujące kwestie: Jakie procesy biznesowe ma obsługiwać system? Czy posiadasz wystarczające kompetencje i zasoby w zakresie IT, jeśli pojawią się problemy? Czy będziesz potrzebować regularnego, długoterminowego wsparcia, czy możesz zarządzać nim wewnętrznie? Czy istnieją określone przepisy lub wymagania, które należy spełnić? Jaki jest Twój budżet na wdrożenie?
Odpowiedzi na te pytania powinny stanowić jasną wskazówkę, czy na dłuższą metę najlepszy dla Twojej firmy będzie system standardowy czy dostosowany.
Czy standardowy system jest odpowiedni dla Twojej firmy?
Skontaktuj się z nami, aby umówić konsultację lub prezentację naszego wielokrotnie nagradzanego systemu ERP oraz zadać wszelkie pytania dotyczące planowania zasobów przedsiębiorstwa. Chętnie Ci pomożemy!
