Jaki typ systemu ERP sprawdzi się najlepiej - standardowy czy dostosowany?

Wybór odpowiedniego systemu ERP to ważna decyzja dla każdej firmy produkcyjnej. System ten musi wspierać najważniejsze procesy, dysponować możliwościami rozwoju i być realistyczny do wdrożenia. 

Jednak często zadawany, a może i najważniejszym pytaniem jest - czy wybrać standardowy system ERP z gotowymi modułami, czy też taki, dostosowany do indywidualnych potrzeb?

W tym artykule omówimy zalety i wady obu tych rozwiązań oraz kwestie, które polskie przedsiębiorstwa produkcyjne powinny wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji.

Zalety i wady standardowych i dostosowanych systemów ERP

Standardowe systemy ERP:

• Wdrożenie: Szybsze i zgodne z harmonogramem, co zmniejsza ryzyka projektowe.
• Wsparcie: Standardowo w ramach jasnych umów SLA.
• Aktualizacje: Bezpłatne, regularne i zaplanowane.
• Skalowalność: Rozwiązanie zaprojektowane z myślą o rozwoju działalności.
• Elastyczność: Opcje dodatkowe i integracje dostępne w razie potrzeby.

Dostosowane systemy ERP:

• Wdrożenie: Wolniejsze, droższe i obarczone większym ryzykiem projektowym.
• Wsparcie: Zróżnicowane w zależności od dostawcy.
• Aktualizacje: Często wymagają oddzielnych projektów i dodatkowych kosztów.
• Skalowalność: Ściśle zależna od konkretnych dostosowań.
• Elastyczność: Może być ograniczona i nie zawsze kompatybilna z opcjami dodatkowymi.

Czas i koszt wdrożenia

Nasze doświadczenie podpowiada, że firmy o jasno określonych ramach działań i znormalizowanych procesach najlepiej radzą sobie z realizacją planów i budżetu. Standardowy system ERP oferuje stały model kosztów i przewidywalną implementację, co ułatwia budżetowanie i dotrzymywanie harmonogramu. Gdy funkcjonalność i wymagania techniczne są z góry określone, zmniejsza się ryzyko wystąpienia nieoczekiwanych sytuacji i wyzwań, a projekt może zostać zrealizowany na czas.

W przypadku bardziej złożonych przedsiębiorstw, korzystających z wielu specjalistycznych rozwiązań, rzeczywistość wygląda jednak inaczej. Dostosowany system i projekt ERP często wymaga więcej prac rozwojowych, testów i wewnętrznego wsparcia, co prowadzi do wyższych kosztów i dłuższego czasu wdrożenia. Może to być właściwa droga, jeśli procesy biznesowe naprawdę tego wymagają, ale wiele osób nie dostrzega całkowitego wysiłku niezbędnego do osiągnięcia celu.

Znamy jednak problemy związane ze skomplikowanymi, dostosowanymi systemami ERP. Gdy odwiedzamy klienta, często okazuje się, że podjął już wcześniej próbę wdrożenia systemu ERP, ale implementacja się przedłużyła, prace integracyjne przejęły kontrolę, a oczekiwana wartość nie została osiągnięta.

Wsparcie

Po wdrożeniu najważniejsza jest stabilność i dostępność. System ERP stanowi podstawę działalności firmy, a gdy przestaje działać, często zatrzymuje się również produkcja. Dlatego dostęp do szybkiego, wykwalifikowanego wsparcia technicznego ma kluczowe znaczenie w perspektywie długoterminowej.

Z naszego doświadczenia wynika, że właśnie w tym zakresie standardowe systemy ERP naprawdę pokazują swoje możliwości. Gdy wiele firm korzysta z tej samej platformy, dostawca może zbudować potężną bazę wiedzy oraz procedury i zasoby umożliwiające szybkie wykrywanie błędów. Oznacza to mniej przestojów i większe bezpieczeństwo na co dzień.

W przypadku firm korzystających z własnych, dostosowanych do swoich potrzeb systemów często obserwujemy inne wyzwanie. Wsparcie techniczne staje się bardziej zależne od indywidualnych programistów lub zewnętrznych konsultantów, a każdy problem często wymaga osobnego projektu. Działa to – ale kosztuje więcej i wymaga dłuższego czasu reakcji.

Kiedy coś idzie nie tak w standardowym systemie używanym przez tysiące firm, możemy zadziałać natychmiast. W przypadku rozwiązań dostosowanych do potrzeb klienta rzadko istnieją drogi na skróty: każdy błąd wymaga osobnego zbadania.

Aktualizacje systemowe

Wraz z rozwojem branży produkcyjnej regularne aktualizacje stają się kluczowe dla utrzymania wydajności i konkurencyjności działalności. Na bieżąco aktualizowany system ERP zapewnia dostęp do nowych funkcji, ulepszeń bezpieczeństwa i zoptymalizowanej wydajności bez zakłócania pracy.

Standardowe systemy ERP zazwyczaj działają według stałego planu aktualizacji, dzięki czemu wszyscy użytkownicy mają dostęp do najnowszych funkcji w tym samym czasie. Aktualizacje można przeprowadzać szybko, przy minimalnym wpływie na codzienną działalność. Krytyczne błędy są naprawiane za pomocą zaplanowanych poprawek, a użytkownicy nie muszą planować własnych działań technicznych.

W przypadku firm korzystających z dostosowanych systemów ERP sytuacja często wygląda inaczej. Każda aktualizacja musi zostać przetestowana w unikalnym środowisku, co zwiększa ryzyko konfliktów i opóźnień. W wielu przypadkach aktualizacje te są odkładane – aż system staje się przestarzały i ogranicza rozwój firmy.

Skalowalność i elastyczność 

Standardowe systemy ERP są tworzone z myślą o rozwoju, a nie o obecnym stanie działalności. Ich architektura została zaprojektowana tak, aby obsługiwać rosnącą liczbę transakcji, nowych użytkowników i więcej jednostek produkcyjnych - bez konieczności opracowywania nowych rozwiązań. Dla firm rozwijających się dzięki nowym inwestycjom lub fuzjom oznacza to krótszy czas uruchomienia i mniej przeszkód technicznych.

W przypadku systemów dostosowanych do indywidualnych potrzeb - to projekt decyduje o tym, w jakim stopniu można się rozwinąć. Jeśli wzrost nie został zaplanowany od początku, często konieczne jest stworzenie nowego kodu i przeprowadzenie prac rozwojowych, co zarówno kosztuje czas, jak i może spowolnić działalność.

Standard dla produkcji. Dostosowany do rzeczywistości.

Monitor ERP zapewnia stabilną podstawę z możliwością szybkiej integracji lokalnych narzędzi do zarządzania finansami, kadrami i logistyką bez utraty standardowej wydajności systemu.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej!

Minimalizacja ryzyka i zgodność z przepisami

Obecnie firmy produkcyjne coraz częściej borykają się z problemami związanymi z naruszeniem bezpieczeństwa i ochroną danych. W Monitorze wierzymy, że rozwiązanie chmurowe jest właściwym wyborem dla większości przedsiębiorstw produkcyjnych. Ponieważ jest one używane przez tysiące firm z różnych branż, jest one także stale testowane w rzeczywistych scenariuszach. Dostawca odpowiada za działanie, bezpieczeństwo i regularne aktualizacje zgodne z nowymi wymogami – od zmian podatkowych i raportowania emisji, po certyfikacje i ochronę danych. Zmniejsza to zarówno ryzyko przestoju, jak i naruszenia przepisów.

W przypadku firm posiadających własne, dostosowane systemy ERP odpowiedzialność spoczywa w większym stopniu na nich samych. Wymaga to zarówno kompetencji informatycznych, jak i procedur dotyczących aktualizacji, bezpieczeństwa i monitorowania. Dla niektórych jest to zaleta, dla innych ryzyko. W dłuższej perspektywie własne zarządzanie może stać się kosztowne i trudne do aktualizowania.

Rozpocznij pracę ze standardowym systemem ERP dedykowanym produkcji!

Potrzebujesz wsparcia w zakresie mapowania procesów i wskazówek dotyczących kolejnego kroku w kierunku płynnego wdrożenia systemu ERP?

Pomożemy Ci stworzyć strukturę, zapewniając optymalizację, wzrost wydajności i długoterminowe rozwiązanie dzięki sprawdzonemu, standardowemu systemowi ERP dostosowanemu do potrzeb przedsiębiorstw produkcyjnych.

Zarezerwuj bezpłatną konsultację z Monitorem ERP – dla Ciebie lub Twojego kierownika projektu – a my przeprowadzimy Cię przez cały proces.