KSeF w Monitorze ERP

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system przeznaczony do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML) - łatwo przetwarzalnym przez systemy komputerowe, co odróżnia go od tradycyjnych plików PDF.

Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapami, w zależności od wielkości sprzedaży dokumentowanej fakturami:

• 01.02.2026 | Dla dużych przedsiębiorców, z wartością sprzedaży, która w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł (z VAT).
• 01.04.2026 | Dla pozostałych przedsiębiorców.

Wyjątkiem objęci są przedsiębiorcy do wielkości sprzedaży wynoszącej 10 tys. zł miesięcznie - w ich przypadku obowiązek KSeF wejdzie w życie w dniu 01.01.2027. 

Jak wspomniano powyżej, ustrukturyzowana e-Faktura, to plik zgodny z XML, któremu został nadany unikalny numer i przesłany dalej do systemu KSeF. W KSeF e-Fakturę odnajdzie odbiorca, czyli podatnik posiadający numer NIP. W KSeF będzie ona archiwizowana przez kolejne 10 lat. E-Faktury nie wysyła się mailem ani nie drukuje.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzono po to, aby uszczelnić system podatkowy, zwalczać oszustwa podatkowe oraz zwiększyć transparentność obrotu gospodarczego poprzez cyfryzację fakturowania. Oznacza to wiele wymiernych korzyści zarówno dla systemu skarbowego, jak i przedsiębiorców:

• Uszczelnienie systemu VAT - zmniejszenie luki VAT i ograniczenie szarej strefy.
• Większa kontrola - wgląd w faktury w czasie rzeczywistym.
• Usprawnienie administracji - ułatwienie pracy urzędników i ograniczenie potrzeby tradycyjnych kontroli w siedzibach firm. 

 Korzyści dla przedsiębiorców:

• Szybszy zwrot VAT - możliwość uzyskania zwrotu podatku nawet w 40 zamiast 60 dni, co poprawia płynność finansową.
• Mniejsze ryzyko błędów - ujednolicenie i ustandaryzowanie proces fakturowania oraz weryfikacja danych przez system.
• Bezpieczne i łatwe przechowywanie faktur - dostępność do faktur przez 10 lat w centralnym systemie, co prowadzi do eliminacji konieczności archiwizowania papierowych dokumentów.
• Usprawniony obieg dokumentów - dostarczenie faktury do odbiorców niemal w czasie rzeczywistym.
• Usprawnione procesy wewnętrzne - automatyzacja i cyfryzacja usprawniają i przyspieszają procesy fakturowania w firmie.
• Wzrost zaufania - odbiorcy mają pewność, że faktury zostają wystawione przez uprawniony podmiot.

Dostawca ma obowiązek świadczyć usługi w sposób profesjonalny i staranny oraz przestrzegać dobrych praktyk branżowych, mogąc korzystać z usług podwykonawców w celu wykonania usługi i innych zobowiązań.

Sama usługa dostawcy polegająca na przyjmowaniu, konwertowaniu, przetwarzaniu i przekazywaniu faktur oraz jest dostępna przez całą dobę we wszystkie dni, z wyjątkiem planowanych lub ogłoszonych dodatkowych okien serwisowych. 

Planowane okna serwisowe odbywają się obecnie w drugi czwartek każdego miesiąca między 17:00 a 08:00 następnego dnia. Między północą a 08:00 każdego dnia automatycznie uruchamiane są prace konserwacyjne systemu. Niektóre usługi mogą w tym czasie działać z mniejszą wydajnością. Jeśli jakakolwiek usługa jest niedostępna, użytkownik zostanie o tym automatycznie poinformowany podczas próby zalogowania się.

Użytkownik ponosi odpowiedzialność za korzystanie z usługi i jest zobowiązany do przestrzegania warunków użytkowania, a także instrukcji dostawcy, które są niezbędne do wykonania przez dostawcę usługi i wypełnienia jego zobowiązań.

Użytkownik powinien zawsze przesyłać prawidłowe informacje w swoim pliku do usługi. Jest to warunek konieczny, aby dostawca mógł zapewnić wysoką jakość usługi i aby mogła ona działać w najlepszy sposób. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne wcześniejsze błędy w informacjach i nie sprawdza prawidłowości informacji podanych w pliku. Użytkownik powinien przesyłać pliki do usługi zgodnie z uzgodnionym formatem plików i sposobem dostawy.

Użytkownik jest odpowiedzialny za posiadanie sprzętu/oprogramowania niezbędnego do korzystania z usługi oraz jest odpowiedzialny za poufność danych logowania, metod bezpieczeństwa i innych informacji, które dostawca udostępnia w celu uzyskania dostępu do usługi. Dostawca powinien zostać niezwłocznie powiadomiony, jeśli osoba nieuprawniona uzyskała dostęp do takich informacji, a także w przypadku naruszenia lub próby naruszenia.

W przypadku przepływu wychodzącego dostawca przyjmuje pliki od użytkownika w formacie i za pomocą środków komunikacji. Dostawca następnie konwertuje pliki do formatu uzgodnionego z odpowiednim odbiorcą i dystrybuuje je do niego. W przypadku przepływu przychodzącego jest odwrotnie.

Użytkownik otrzymuje niewyłączne prawo do korzystania z usługi, co oznacza, że dostawca może sprzedawać usługę również innym klientom i użytkownikom. Użytkownik jest odpowiedzialny za utrzymanie kontroli nad informacjami o sobie i swoich użytkownikach, które są przetwarzane w usłudze, aby informacje te nie były rozpowszechniane wśród osób nieuprawnionych lub nie były sprzeczne z obowiązującym prawem.

Ponieważ usługa jest uzależniona od działania internetu, użytkownik przyjmuje do wiadomości, że przerwy, opóźnienia, błędy i podobne przeszkody w działaniu internetu nie stanowią błędów w usłudze.

Zazwyczaj dystrybucja kompletnych i poprawnych plików odbywa się w dniu otrzymania przez dostawcę pliku/faktury, ale pod koniec miesiąca i na początku miesiąca wydajność usługi może być ograniczona, tak że może wystąpić wydłużenie czasu dostawy do 12 godzin. Nie należy tego utożsamiać z niedostępnością usługi ani traktować jako usterkę.

W przypadku błędu w usłudze dostawca zobowiązuje się, z należytą starannością wymaganą przez okoliczności, do usunięcia błędu, jeśli to możliwe – nie ponosi jednak odpowiedzialności za usterki spowodowane przez inne osoby, ataki, wirusy lub inne okoliczności pozostające poza kontrolą dostawcy.

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, unijnym rozporządzeniem o ochronie danych („RODO”) oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych:

• Przy rejestracji u dostawcy -  dostawca jest administratorem danych osobowych, które są uwzględnione przy rejestracji użytkownika jako użytkownika usług dostawcy.
• Przy pośrednictwie – dostawca jest administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach przekazywanych przez dostawcę do użytkowników i od użytkowników.
• W przypadku zaproszenia – dostawca jest administratorem danych osobowych odpowiedzialnym, jeśli i kiedy zaproszona strona wyrazi zgodę na otrzymywanie/wysyłanie e-faktur i zostanie dodana do rejestru dostawcy.
• W przypadku wyrażenia zgody – dostawca jest administratorem danych osobowych, jeśli i kiedy zaproszona strona wyrazi zgodę na otrzymywanie/wysyłanie e-faktur i zostanie wpisana do rejestru dostawcy.

W ramach świadczenia usług, dostawca korzysta z usług podwykonawców w roli podwykonawców, a za ich pośrednictwem dane osobowe przetwarzane na zlecenie dostawcy. Dostawca zapewnia, że podwykonawcy działają zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Użytkownik może w dowolnym momencie zażądać pełnego przeglądu podwykonawców zaangażowanych w przetwarzanie danych osobowych, za które użytkownik jest administratorem danych osobowych, w celu umożliwienia dostawy usług/produktów dostawcy.

Strony zobowiązują się nie ujawniać bez zgody drugiej strony osobom trzecim takich informacji o działalności drugiej strony, które mogą być uznane za tajemnicę handlową lub zawodową lub informacje objęte tajemnicą zgodnie z prawem.

Dostawca usługi nie ponosi w żadnym wypadku odpowiedzialności za: jakiekolwiek szkody pośrednie poniesione przez osoby trzecie; błędy, opóźnienia lub szkody wynikające z aplikacji, wtyczek, usług lub podobnych elementów osób trzecich; inne szkody wynikające z danych, materiałów, plików    lub informacji, za które odpowiedzialność ponoszą użytkownicy.

Tak, klienci korzystający z funkcji KSeF w Monitorze ERP mają możliwość wglądu i zapoznania się ze szczegółowymi warunkami użytkowania funkcjonalności dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów za pośrednictwem naszego partnera Crediflow. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub chcesz przeczytać pełne warunku użytkowania – skontaktuj się z nami, a my ja Tobie prześlemy.

Aby aktywować połączenie z KSeF przez naszego operatora, wygeneruj wcześniej w Aplikacji Podatnika KSeF token, który będzie zawierał uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur lub nadaj firmie Crediflow uprawnienia jako Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur. Połączenie z KSeF zdefiniujesz bezpośrednio w systemie Monitor w procedurze Ustawienia eksportu/importu. Funkcja KSeF jest dostępna w polskim pakiecie bez dodatkowych opłat.

Nie, opcja uwierzytelnienia przy użyciu Certyfikatu uwierzytelniającego KSeF nie jest dostępna w Monitorze. Dostępne metody uwierzytelnienia to token oraz Upoważnienie Crediflow.

Tak. Nadanie tych uprawnień jest potrzebne, aby operator mógł pobierać potwierdzenie zarejestrowania faktury w systemie KSeF.

Tak. Metoda uwierzytelnienia w KSeF definiowana jest wyłącznie w ustawieniach eksportu funkcji KSeF. Aby pobierać faktury trzeba zdefiniować eksport.

Tak. Funkcję eksportu można dezaktywować bez konieczności dezaktywowania połączenia KSeF czy wyrejestrowywania konta w Crediflow. Służy do tego checkbox „Aktywny” w ustawieniach eksportu KSeF.

Możesz wysyłać faktury z bazy produkcyjnej Monitora do środowiska produkcyjnego i z bazy testowej do środowiska testowego KSeF. W ustawieniach eksportera KSeF, na bazach Monitora należy wybrać właściwe środowisko KSeF.

Pobieranie faktur z KSeF jest możliwe tylko na jednaj bazie Monitora. Jeśli testujesz pobieranie w środowisku testowym KSeF na bazie testowej Monitora przed rozpoczęciem pobierania faktur ze środowiska produkcyjnego KSeF do bazy produkcyjnej należy dezaktywować pobieranie na bazie testowej.

Tak. W ustawieniach dla eksportu KSeF, w sekcji Ustawienia pobierania faktur możesz podać datę rozpoczęcia pobierania Twoich faktur z KSeF. Ta data będzie zastosowana, kiedy aktywujesz pobieranie faktur z KSeF do Monitora w ustawieniach importu, dla funkcji CrossState.

Nie. Jeśli chcesz zaktualizować dane połączenia użyj przycisku Odnów połącznie z KSeF.

Nie należy używać przycisków Dezaktywuj połączenie lub Wyrejestruj konto, jeśli naszą intencją nie są te właśnie działania. Używając tych opcji zmieniamy klucz połącznia, który towarzyszy każdej przesłanej do KSeF fakturze. Zmiana klucza będzie skutkowała brakiem statusów dla procesowanych faktur.

Aby sprawdzić połączenie z KSeF oraz uprawnienia dla wybranego sposobu uwierzytelnienia możesz wykonać test połącznia w Ustawieniach eksportu dla funkcji KSeF.

Nie. Jeśli korzystasz z weryfikacji i odczytywania faktur przez e-mail, możesz na tym samym kocie aktywować również e-faktury. Pamiętaj, żeby wcześniej utworzyć skrzynkę xml w procedurze Skan dokumentów.

Jeśli korzystałeś już z e-faktur możesz użyć tego samego ID wprowadzając go w pole ID firmy podczas definiowania importu faktur obcych przez CrossState.

W ustawieniach importu dla faktury obcej poprzez CrossState wybierz Pokaż zarejestrowane info, odznacz Aktywuj e-fakturę i naciśnij przycisk Zaktualizuj ust.e-faktury. Następnie zapisz zmiany.

Należy odblokować edycję pola ID firmy klikając na kłódkę, usunąć istniejący numer w polu, tabulatorem przejść do kolejnego pola i zapisać zmiany.

Jeśli faktury są przesyłane do operatora pojedynczo, w dłuższych odstępach czasu, to tak, każda z nich jest przesyłana do KSeF pojedynczo.

Jeśli faktury są wysyłane w większej ilości jednocześnie, operator czeka 2-3 minuty na odebranie wszystkich faktur i wyszyła je do razem, w jednej sesji.

Nie. Plik xml jest zawsze tworzony, kiedy zaakceptujemy fakturę by wysłać ją do KSeF. Jeśli faktura nie będzie zawierała błędu i będzie zdefiniowane połączenie z KSeF plik xml zostanie utworzony i od razu wysłany do operatora.

Tak, jeśli nie jest to błąd w samej treści faktury, ale w danych, które są pobierane z innych źródeł do faktury (ogólne definicje / rejestry), z wyłączeniem numeru faktury. Po skorygowaniu danych np. w danych klienta można ponownie wysłać fakturę do KSeF. Zostanie utworzony nowy xml, z aktualnymi danymi klienta.

Tworząc plik xml z fakturą KSeF system nie pobiera danych z wydruku, ale bezpośrednio z systemu. Jeśli na wydruku faktury znajdują się dane, które w wyniku dostosowania dokumentu do Twoich potrzeb zostały dodane tylko na samym wydruku, to te dane nie zostaną pobrane do xmla i nie zostaną przesłane do KSeF.

Pobieranie statusu jest uzależnione od wielu czynników, również obciążenia samego systemu KSeF. W normalnym trybie zajmuje to około 3 minut.

Faktura otrzymuje status „Wysłana do zatwierdzenia” po przesłaniu jej do naszego operatora, firmy Crediflow, a nie do samego systemu KSeF. Operator od razu podejmuje próbę wysłania faktury do KSeF. Może się jednak zdarzyć, że nie udało się skutecznie wysłać faktury za pierwszym razem z powodów niedostępności KSeF, przekroczenia limitów czy innych problemów technicznych. Operator będzie jednak podejmował kolejne próby wysłania faktury, aż do skutku lub uzyskania odpowiedzi z KSeF o odrzuceniu faktury / braku możliwości uwierzytelnienia się w Twoim imieniu.

Jeśli taka sytuacja trwa dłużej skontaktuj się z Supportem Monitora.

W KSeF zatwierdzenie, na liście Sprawdź status wysłanych faktur zweryfikuj czy odpytywanie o status tej faktury jest nadal aktywne (kolumna „W toku”, Tak – aktywne, Nie – nieaktywne). Jeśli odpytywanie o status nie jest aktywne użyj przycisku „Sprawdź status”. System ponownie odpyta o status faktury.

Jeśli mimo to status nie nie zostanie zaktualizowany skontaktuj się z Supportem Monitora.

Nie. Jeśli klient zostanie wykluczony z KSeF będzie to miało zastosowanie do wszystkich nieprzesłanych jeszcze do KSeF faktur (nie przekazanych do operatora).

Jeśli klient jest wykluczony z KSeF i faktura nie została wysłana do KSeF można ją wydrukować od razu po jest zatwierdzeniu w Monitorze.

Jeśli faktura została wysłana do KSeF będzie ją można wydrukować po jej zatwierdzeniu w KSeF.

Faktura może zostać automatycznie oznaczona jako wydrukowana, może też zostać automatycznie wysłana mailem po zatwierdzeniu, lub możesz to zrobić samemu w procedurze Drukuj fakturę. Opcje ustawień znajdziesz w polu Wydruki w procedurze Rejestr klientów.

Tak. Jeśli w ustawieniach eksportu funkcji KSeF dodasz Certyfikat offline. Zaraz po wysłaniu faktury do operatora otrzymasz dwa kody QR. Po wybraniu opcji „Drukuj w trybie offline” w procedurze Drukuj fakturę, fakturę opatrzoną dwoma kodami QR wymaganymi dla trybu offline będziesz mógł wydrukować.  Po zatwierdzeniu faktury w KSeF wydruk zostanie zastąpiony wydrukiem z jednym kodem QR.

Nie. Kody QR dla zatwierdzonych faktur są przesyłane do Monitora wraz z potwierdzeniem zarejestrowania faktury w KSeF.

Należy zweryfikować czy import faktur z KSeF do Monitora został poprawnie aktywowany: Czy jest aktywowana funkcja eksportu KSeF; Czy są nadane prawidłowo wymagane uprawnienia; Czy zostały aktywowane e-faktury dla funkcji CrossState.

Jeżeli faktury są przekazywane do Monitora, ale mimo to nie są dostępne w skrzynce xml należy w pierwszej kolejności zrestartować serwer Monitora. Jeśli to nie pomoże skontaktuj się z Supportem Monitora.

Jeśli faktury nie mogą zostać odebrane należy zweryfikować uprawienia folderu, do którego kierowane są faktury oraz uprawnienia użytkownika, który pobiera faktury.