Wybór systemu ERP – od strategii do rentowności

Zastanawiasz się nad wyborem nowego systemu ERP? Przedstawimy Ci najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę, by dokonać właściwego wyboru.

System zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) może zoptymalizować procesy produkcyjne, ale sam wybór odpowiedniego rozwiązania może być trudny. Dobra strategia łącząca cele biznesowe, relacje z dostawcami i istniejące integracje systemowe pomoże Ci podjąć właściwą decyzję. Nasz przewodnik zawiera praktyczne wskazówki, które ułatwią podjęcie decyzji i zapewnią długoterminowy sukces. 

Krok 1: Wyznacz jasne cele i określ swoje potrzeby

Określ potrzeby swojej firmy i zadbaj o zaangażowanie odpowiednich osób:

• Określ, które działy są najważniejsze (np. finanse lub produkcja) i jakie są ich główne wyzwania. Dopasuj ich potrzeby do modułów systemu ERP, które mają bezpośredni wpływ na ich pracę.
• Zbierz zespół złożony z przedstawicieli całej firmy, aby uzyskać opinie i zaangażować wszystkich od samego początku. Utrzymuj otwartą komunikację i upewnij się, że wszyscy są zgodni.

Rozpoznaj wąskie gardła i mocne strony:

• Określ istniejące problemy w działalności i upewnij się, że system ERP może je skutecznie rozwiązać.
• Bądź świadomy mocnych stron firmy i przekonaj się, że system może je utrzymać lub poprawić.

Ustal jasne cele:

• Wyznacz konkretne cele (np. obniżenie kosztów lub skrócenie czasu produkcji).
• Określ mierzalne wskaźniki KPI (Key Performance Indicator), które chcesz wykorzystać do monitorowania wyników.

Krok 2: Dokładnie oceń rozwiązanie i dostawcę

Skup się na funkcjonalnościach specyficznych dla branży lub sektora:

• Wybierz system ERP, który spełnia większość Twoich potrzeb bez konieczności wprowadzania dużych zmian czy adaptacji.
• Upewnij się, że dostawca regularnie aktualizuje funkcje istotne dla Twojej branży i obszaru działalności. Na przykład dla firm produkcyjnych kluczowe znaczenie może mieć raport zrównoważonego rozwoju spełniający wymagania CSRD.

Zastanów się nad skalowalnością, potencjałem wzrostu i integracją z istniejącymi narzędziami:

• Upewnij się, że system jest w stanie obsłużyć zwiększoną ilość danych i liczbę użytkowników oraz sprawdź, czy można go rozbudować w przypadku ekspansji lub fuzji.
• Sprawdź, czy system płynnie integruje się z istniejącymi narzędziami, takimi jak CRM lub e-commerce.

Sprawdź reputację dostawcy i zakres oferowanego wsparcia. Poproś o referencje!

• Sprawdź referencje dostawcy, jego stabilność finansową i opinie klientów. Dobra obsługa techniczna jest kluczowa dla rozwiązywania problemów i aktualizacji. Czy system jest polecany przez firmy podobne do Twojej?
• Upewnij się, że konsultanci dostawcy mają doświadczenie w danej branży.

Krok 3: Zaplanuj i przeprowadź testy przed wdrożeniem

Zadbaj o kierownika projektu:

• To Twój partner w procesie wdrażania. Kierownik projektu odpowiada za zapewnienie postępów w całym projekcie.

Poproś o prezentację i wersję testową:

• Sprawdź, jak system działa w różnych sytuacjach, np. podczas planowania produkcji.
• Oceń interfejs i funkcjonalność systemu.

Zaplanuj wdrożenie i szkolenia:

• Utwórz harmonogram migracji danych i konfiguracji systemu.
• Zapewnij dostępność zasobów szkoleniowych (takich jak webinaria, filmy instruktażowe i dokumentacja). Postępuj zgodnie z podstawowym, sprawdzonym planem wdrożenia.

Weź pod uwagę całkowity koszt posiadania:

• Weź pod uwagę sprzęt, oprogramowanie, wdrożenie, szkolenia i konserwację.
• Porównaj koszty początkowe z długoterminową wartością.

Krok 4: Upewnij się, że dostawca systemu ERP zapewnia wartość w dłuższej perspektywie czasowej

Czy dostawca dysponuje doświadczonym zespołem wdrożeniowym?

• Zespół o sprawdzonych osiągnięciach może mieć kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia. Czy jest w stanie zrealizować wdrożenie na czas i w ramach budżetu? 

W jaki sposób system ERP zapewnia zwrot z inwestycji?

• Spróbuj znaleźć wyraźne dowody na to, że system spełnia Twoje wymagania, aby mieć pewność, że inwestycja jest uzasadniona.
• Zbadaj, w jaki sposób usprawnienie procesów może przynieść korzyści finansowe.

Długofalowość:

• Wybierz dostawcę, który będzie rozwijał system wraz z rozwojem Twojej firmy. Czy rozwija on na przykład wsparcie dla nowych technologii?
• Upewnij się, że otrzymujesz stałe wsparcie i aktualizacje systemu, które są zgodne z Twoją strategią biznesową.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu ERP to coś więcej niż zwykła aktualizacja techniczna: to strategiczna decyzja, która wpływa na każdy element Twojej organizacji. Podczas pracy z materiałem powyżej, staraj się pamiętać o swoich głównych celach. Upewnij się, że na każdym etapie zaangażowane są odpowiednie osoby.

Wyjdź poza krótkoterminowe wymagania funkcjonalne i zastanów się nad skalowalnością, wiarygodnością dostawcy, jego reputacją oraz możliwością rozwoju systemu wraz z rozwojem Twojej firmy. Dzięki dobremu planowaniu, jasno zdefiniowanym wskaźnikom KPI i solidnemu planowi zarządzania zmianami możesz zapewnić, że Twój system ERP nie tylko rozwiąże Twoje obecne problemy, ale także stworzy odpowiednie warunki dla długoterminowej wydajności i rozwoju.

Pamiętaj, że system ERP powinien wspierać strategiczne cele Twojej firmy produkcyjnej, zapewniać wymierny zwrot z inwestycji i stale tworzyć wartość w miarę zmian warunków rynkowych.