Byt från Excel till Monitor ERP – spara tid och få full kontroll

Att använda kalkylblad för att spåra, hantera och underhålla företagsdata kan vara riskabelt. Studier tyder på att över 80 % av alla kalkylblad innehåller fel. Mänskliga fel är en potentiell fara för alla datorprogram, men Excel är särskilt sårbart. När en uppsättning kalkylblad väl delas inom ett företag är det nästan omöjligt att återta kontrollen. 

Utan en enda källa som säkerställer företagets data kan du inte vara säker på vilka ändringar som har gjorts i din data när ett kalkylblad har delats, och inte heller om alla förlitar sig på rätt information. 

Så, vad är lösningen? Vi tittar på sex utmaningar som tillverkare står inför när de arbetar med och hanterar data, transaktioner, operationer och användare i sitt dagliga arbete – och jämför Excel-kalkylblad med vårt affärssystem, Monitor ERP.

Kort sammanfattning

• Excel fungerar bra för små datamängder och enklare databehandling.
• Excel blir ineffektivt för tillverkande företag som hanterar större datamängder där driften är mer komplex. 
• Monitor ERP är utvecklat för att hantera hela verksamheten – från tillverkning, inköp och försäljning till lager och redovisning. Systemet automatiserar rutinuppgifter och minskar behovet av manuell inmatning.
• Att använda Monitor ERP i stället för Excel innebär bättre samarbete internt, effektivare processer, lägre kostnader och ökad lönsamhet.

1. Samla all data på ett ställe

Excel

Excel är beroende av manuell inmatning, vilket ökar risken för typografiska fel och felaktigt konfigurerade formler. En felaktig formel som blir kvar länge kommer att leda till att misstagen hopar sig. Eftersom Excel-filer ofta sparas på lokala enheter är de också känsliga för oavsiktlig radering, hårdvarufel eller korruption.  

Monitor ERP

Monitor ERP integrerar flera affärsprocesser (tillverkning, försäljning, inköp, lagerhantering och redovisning) i ett enda system, centraliserar data, minskar silos och säkerställer att alla i företaget har tillgång till samma uppdaterade information. Med hjälp av datauppdateringar i realtid kan beslutsfattare få tillgång till korrekt information för att fatta snabba och flexibla beslut och reagera på marknadsförhållanden. 

2. Skapa ett effektivt samarbete internt

Excel

Att dela Excel-filer mellan anställda, team och avdelningar kan orsaka stora problem. Och när fler än en person arbetar med ett kalkylblad är det lätt att tappa bort den senaste versionen, eller ännu värre, att av misstag skriva över någon annans arbete.  

Monitor ERP

Monitor ERP gör det möjligt för olika team och avdelningar att arbeta sömlöst. Genom att ge anställda tillgång till data och resurser som delats förbättras samarbetet. Order, operationer, transaktioner och uppgifter kan spåras och hanteras i hela företaget, vilket bidrar till att effektivisera arbetsflöden och förhindra flaskhalsar. Dessutom kan användarrättigheter tilldelas utifrån individuella roller i företaget, så att rätt personer arbetar med rätt data.  

3. Optimera rapportering och analys

Excel

Excel har grundläggande analysfunktioner, men saknar de mer sofistikerade funktionerna hos Business Intelligence-verktyg som kan borra ner sig detalj i analyser och möjliggöra välgrundade beslut. 

Monitor ERP

Monitor ERP:s Business Intelligence-funktion omvandlar företagsdata till värdefulla affärsinsikter, som hjälper chefer att spåra och analysera data och trender, skapa övertygande visualiseringar och fatta smartare beslut. I dagens affärsklimat blir datadrivet beslutsfattande allt viktigare för tillverkare som strävar efter att få en konkurrensfördel.  

För att få koll på möjligheterna med Monitor Business Intelligence tipsar vi om att kolla på vårt webbinarium.

4. Smidig kund- och leverantörshantering

Excel

Excel utvecklades helt enkelt inte för att hantera och spåra beställningar och interaktioner med kunder – även om många använder det just för detta ändamål. Du kanske klarar dig med ett litet antal kunder, men så fort din kundkrets växer kan du snabbt tappa kontrollen. Detsamma gäller hanteringen av leverantörer.  

Monitor ERP

Monitor ERP inkluderar CRM-funktionalitet (kundrelationshantering) för att hantera all kontakt med kunder: aktiviteter, statistik, offerter, kundordrar och fakturor kopplade till utvalda säljare. Det underlättar även leverantörshanteringen, från omfattande kontaktdata till aktiviteter och leverantörsstatus. Detta möjliggör snabbare orderhantering och bättre kundservice.

5. Skydda och spåra data

Excel

Excel har inte en inbyggd revisionslogg, så det finns inget sätt att spåra vem som gjorde ändringar och när de gjordes, och det går inte heller att återgå till tidigare versioner på ett enkelt sätt. Detta gör det svårare att upprätthålla ansvarsskyldighet och identifiera fel. Många branscher kräver revisioner för att uppfylla regelkrav och Excel gör det svårt att leva upp till dessa standarder, något som kan utsätta företag för juridiska risker.  

Monitor ERP

Monitor ERP har robusta säkerhetsfunktioner som gör det möjligt för företag att hantera vilka anställda som har tillgång till specifika typer av information och områden i systemet. Med Monitor ERP:s molnbaserade lösning skyddas all data med högsta säkerhet, kryptering och dagliga backuper. Detta gör att du slipper oron för dataintrång och cyberattacker. Dessutom är systemet alltid uppdaterat och du får automatiskt tillgång till nya funktioner.

Du hittar mer information om Monitor ERP:s molnlösning här. I Monitor Trust Center kan du läsa mer om hur Monitor arbetar med säkerhet, efterlevnad och integritet.   

6. Spara tid och minska kostnader

Excel

Att sammanställa data från flera kalkylblad i Excel är tidskrävande och arbetsintensivt, vilket påverkar ett företags lönsamhet negativt. Rapporteringen blir också mindre effektiv eftersom arbete i Excel kräver manuell formatering och förberedelse, något som tar värdefull tid, särskilt när du ofta behöver ta fram rapporter.    

Monitor ERP

Genom att effektivisera processer som produktionsplanering och orderhantering, och centralisera arbetsflöden under ett system, säkerställer Monitor ERP att resurser kanaliseras dit de behövs mest. Det optimerar också lagerhanteringen så att du alltid har rätt lagernivå och inte binder upp kapital i onödan. 

Sammanfattning

Excel är ett kraftfullt verktyg för att organisera och visualisera data i kalkylblad. För små datamängder fungerar det bra som en enkel databas för lagring och hämtning av information. Men när det gäller den dagliga driften av ett tillverkningsföretag som hanterar stora datamängder för kunder, leverantörer, lager, material och användare, räcker Excel helt enkelt inte till. 

Det är just det här Monitor ERP utformades för att göra. Systemet förenklar och automatiserar rutinuppgifter som försäljning, orderhantering, lagerhantering, fakturering och redovisning, vilket minskar behovet av manuell inmatning och sparar tid. Detta förbättrar samarbetet, leder till bättre kundservice, lägre kostnader och en starkare lönsamhet för tillverkande företag.