✔ Sjekkliste for ERP-systemer
Vurderer du å gå over til et nytt ERP-system? Vi guider deg til de viktigste punktene du bør huske på før du velger et nytt system.
De viktigste tingene å huske på når du skal velge et ERP-system
En viktig beslutning som kan endre måten du jobber på
Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) kan optimalisere produksjonsprosessene dine, men det kan være vanskelig å velge riktig system. En god strategi som knytter sammen forretningsmålene dine, leverandørrelasjoner og eksisterende systemintegrasjoner, vil hjelpe deg med å ta den riktige beslutningen. Vår sjekkliste for ERP-systemer gir deg praktisk veiledning som forenkler beslutningsprosessen og sikrer langsiktig suksess.
Avklar mål og behov
TRINN # 1
Definer organisasjonens behov, og sørg for å involvere de rette personene
- Identifiser hvilke avdelinger som er viktigst (f.eks. økonomi eller produksjon), og hva som er deres hovedutfordringer. Match behovene deres med de modulene i et ERP-system som har direkte innvirkning på arbeidet deres.
- Sett sammen et team med representanter fra hele organisasjonen for å samle innspill og skape engasjement fra starten av. Hold kommunikasjonen åpen og sørg for at alle er på samme side.
Identifisere flaskehalser og sterke sider
- Identifiser eksisterende problemer i virksomheten, og sørg for at ERP-systemet kan håndtere dem effektivt.
- Vær bevisst på organisasjonens sterke sider, og sørg for at systemet kan opprettholde eller forbedre disse.
Sett deg klare mål
- Sett deg konkrete mål (f.eks. å kutte kostnader eller redusere produksjonstiden).
- Definer målbare Key Performance Indicators (KPI-er) som du vil bruke til å spore resultatene.
Evaluer løsning og leverandør
TRINN # 2
Fokus på bransjespesifikk funksjonalitet
- Velg et ERP-system som dekker de fleste av dine behov uten å kreve omfattende tilpasninger.
- Sørg for at leverandøren regelmessig oppdaterer funksjonalitet som er relevant for din bransje og virksomhet. For produksjonsbedrifter kan det for eksempel være avgjørende å ha en bærekraftsrapport som oppfyller kravene i CSRD.
Tenk på skalerbarhet, vekstpotensial og integrering med eksisterende verktøy
- Sørg for at systemet kan håndtere økte datamengder og antall brukere, og sjekk at det kan skaleres i takt med bedriftens vekst”.
- Sørg for at systemet integreres problemfritt med eksisterende verktøy, for eksempel CRM eller e-handel.
Undersøk leverandørens omdømme og hvilken støtte de tilbyr. Be om referanser!
- Undersøk leverandørens merittliste, finansielle stabilitet og tilbakemeldinger fra kunder. God kundestøtte er avgjørende for feilsøking av problemer og håndtering av oppgraderinger. Er systemet anbefalt av selskaper som ligner ditt eget?
- Sørg for at leverandørens konsulenter har erfaring fra den aktuelle bransjen.
Prøvekjøring og planlegging av implementeringen
TRINN # 3
Sørg for at det er en prosjektleder på plass
- Dette er din partner under implementeringsprosessen. Prosjektlederen er ansvarlig for å sikre at prosessen går fremover.
Be om demonstrasjoner og prøvekjøringer
- Test hvordan systemet fungerer i ulike situasjoner, for eksempel ved produksjonsplanlegging.
- Evaluer grensesnittet og funksjonaliteten til systemet.
Planlegging av implementering og opplæring
- Lag en tidslinje for datamigrering og systemkonfigurasjon.
- Sørg for at opplæringsressurser er tilgjengelige (for eksempel webinarer, instruksjonsvideoer og dokumentasjon). Følg en grunnleggende, velprøvd implementeringsplan.
Vurder de totale kostnadene
- Inkluderer maskinvare, programvare, implementering, opplæring og vedlikehold.
- Vurder de innledende kostnadene opp mot den langsiktige verdien.
Sikre langsiktig suksess
TRINN NR. 4
Har leverandøren et erfarent implementeringsteam?
- Et team med dokumenterte resultater kan være avgjørende for en vellykket implementering. Kan de levere implementeringen i tide og innenfor budsjettet?
Hvordan gir ERP-systemet avkastning på investeringen?
- Prøv å finne klare bevis på at systemet kan oppfylle kravene dine, slik at du vet at investeringen er berettiget.
- Utforsk hvordan effektivisering av prosesser kan føre til økonomiske gevinster.
Langsiktighet
- Velg en leverandør som vil utvikle systemet i takt med at virksomheten din vokser. Utvikler de for eksempel støtte for ny teknologi?
- Sørg for at du får kontinuerlig support og systemoppdateringer som går hånd i hånd med forretningsstrategien din.
Hva er neste skritt?
Mer enn bare en teknologisk oppgradering
Implementering av et ERP-system er større enn en enkel teknologisk oppgradering: Det er en strategisk beslutning som påvirker alle deler av organisasjonen. Prøv å ha de overordnede målene i bakhodet mens du går gjennom denne sjekklisten. Sørg for å involvere de rette personene for hvert trinn.
Se utover kortsiktige funksjonelle krav og vurder skalerbarhet, leverandørens troverdighet og omdømme, og systemets evne til å utvikle seg i takt med virksomheten. Med god planlegging, klart definerte KPI-er og en robust plan for endringshåndtering kan du sørge for at ERP-systemet ikke bare løser de nåværende problemene, men også legger til rette for effektivitet og vekst på lang sikt.
Fremfor alt må du huske at ERP-systemet skal støtte produksjonsbedriftens strategiske mål, gi målbar avkastning på investeringen og kontinuerlig skape verdi i takt med at markedsforholdene endrer seg.
Ønsker du å komme i kontakt med oss for å finne ut mer?
Ikke nøl med å ta kontakt hvis du er interessert i en prat eller en demo av vårt prisbelønte ERP-system, eller hvis du har andre spørsmål eller bekymringer. Vi hjelper deg gjerne!
