Leverandør register med støtte til indkøbsfunktionen (SRM)

Det er vigtigt at have fuld styr på sine leverandører. Det er en af hjørnestenene i MONITOR at du håndterer al kommunikation og specifikke opsætninger/indstillinger på dine leverandører. Du kan let og enkelt skabe fremtidige aktiviteter, registrere udførte aktiviteter og gemme mailkorrespondance direkte på leverandøren. Hvis du ønsker at slette en leverandør, kontrollerer MONITOR om der findes forespørgsler om tilbud, indkøbsordrer, fakturaer, koblinger til varer og udearbejde, så leverandøren ikke slettes utilsigtet. 

Forespørgsel til leverandør - registrer, send, overvåg

Du vil vide, hvad varene koster, og hvornår de kan leveres. Det får du en særskilt procedure til, hvor du kan sende forespørgslen til en eller flere leverandører, for at kunne vælge den bedste. Du kan opdatere eksisterende forespørgsler - eller helt slette dem. Ved opdatering af forespørgsler, kan du skifte status på dem leverandørerne har svaret på, alternativt vippe forespørgslen helt eller delvist til en indkøbsordre. Du kan også kopiere forespørgslen til en ny relateret forespørgsel, fx en revideret forespørgsel eller til en alternativ leverandør. 

Indkøbsordrer

Her får du fuld styr på dine indkøbsordrer. Du opretter nye, ændrer eller sletter indkøbsordrer. Det er enkelt og du kan oprette indkøbsordrer på forskellige måder fra forskellige procedurer:

• Du kan oprette indkøbsordrer manuelt.

• Du kan oprette indkøbsordrer automatisk ud fra indkøbsordreforslag (nettobehovskørsel).

• Du kan oprette indkøbsordrer automatisk fra kundeordrer eller produktionsordrer.

Automatisk oprettede indkøbsordrer kan naturligvis rettes - ordrelinjer kan tillægges, slettes, eller rettes med antal, dato pris osv.. 

Indlevering, udskrift af pallesedler, modtagekontrol

Det er nemt at rapportere indlevering i MONITOR. Du kan søge på forskellige kriterier som fx dit eget eller leverandørens varenummer eller ordrenummer. Ved modtagelsen udskriver du pallesedler, som hæftes på emballagen inden varen stilles på lageret. Herved bliver al information overskuelig.

Pallesedlerne kan udskrives i forskellige størrelser, og du kan i MONITOR redigere pallesedlen og dermed vælge, hvilke informationer der skal vises. 

Har du brug for modtagekontrol på en leverandør (fx ny leverandør, fejl i tidligere leverancer, skrappe tolerancer) sættes dette enkelt op i MONITOR. Herved sikres at du modtager i den rette kvalitet. Måske ønsker du at kontrollere, at en leverandør holder kvalitetsniveauet, og her sætter du blot modtagekontrol til et selvvalgt interval. Når det er gjort, får du hjælp af systemet ved modtagelsen. 

Registrer leverandørfaktura, koble  mod indkøbsordre

Systemet hjælper dig med at registrere nye leverandørfakturaer, ændre eksisterende fakturaer, kreditere eller annullere fakturaer. Det er muligt at registrere fakturaer, kreditnotaer og rentefakturaer. Du kan også foretage en endelig bogføring af fakturaer her. Ankomstregistrering af leverandørfakturaer kan ske manuelt eller med fakturaer fra XML-filer, der leveres via e-mail (MONITOR-to-MONITOR), og som du importerer til rutinen. Flere brugere kan samtidig arbejde i denne rutine med at registrere leverandørfakturaer.

Indkøbsordrer kan knyttes til leverandørfakturaer. Du ser indkøbsordrer som der er indleveret varer på fra den valgte leverandør. Ordre linjer vises på de indkøbsordrer, der er markeret for at blive inkluderet. Du vælger hvilke ordrelinjer der skal knyttes til leverandørfakturaen. Priser, rabatter, moms kode og kontering kan opdateres på hver ordrelinje.

Leverandør regnskab med faktura­registrering og udbetaling

I leverandør regnskabet har du kontrol over alle dine indgående fakturaer. Fakturaer er registreret og knyttet til købsordre for afstemning, og kan sendes til godkendelse. Betalinger kan håndteres manuelt eller med filoverførsel til din bank. Via forskellige rapporter vil du se kunne status for alle fakturaer og fremtidige betalinger.

Opfølgning i form af f.eks.  indkøbsstatistik og leverandør vurdering

Det er nemt at få et klart billede af indkøbs statistikken ved hjælp af MONITOR-Business Intelligence. Du ønsker måske at se statistikker for en bestemt periode, en bestemt leverandør eller en bestemt vare. Du kan også se leverandørfakturaen grafisk på et diagram - eller hvorfor ikke opbygge en visning med præcis det indhold du vil se!

Det er også vigtigt at konstant kontrollere leverandørernes evne til at levere til tiden. Du kan nemt måle kassations-statistik for indleverede leverancer. Der er forskellige indstillinger, der påvirker, hvordan beregningen af leveringssikkerheden foretages. Leveringssikkerhed kan baseres på indleverede leverancer eller på indkøbs-ordreniveau og viser hvilke leverancer, der er leveret til tiden. Sammenfattende kan leverings sikkerheden præsenteres som forholdet mellem leveret til tiden, for tidligt leveret og for sent leveret.

Varer

I MONITOR samler du grundlæggende data for dine varer på ét sted. Data, der så anvendes mange forskellige steder i systemet. Varekartoteket er det vigtigste og mest grundlæggende register. Her kan du danne varelister med lagerbevægelser og lave priskorrektioner på varer.
Du kan importere nye varer, importere det årlige købs- og salgsbudget og importere priser til varerne. Du kan importere standardpriser, indkøbspriser (gælder også for underleverandør varer), kundepriser og prislister.

Behovsberegninger

Her finder du hjælp til at finde de varer som vi kommer til at mangle. I MONITOR kan du beregne produktions og indkøbsordreforslag efter antal og leveringsdato. Her finder du behovsberegninger og nettobehovskørsler.
Nettobehovskørsler kan skemalægges til at køre på bestemte tidspunkter, og så suppleres med en kontinuerlig kørsel, som gennemgår de elementer, der er ændret siden sidste gennemløb. Resultatet er et nettobehov som altid er opdateret.
Du kan generere salgsprognoser, der viser forventet salg. I behovsplanlægningen bruges prognoserne til at skabe behov for varer mht. antal og leveringsdato.

Optælling/status

Du kan lave løbende eller komplette vareoptællinger. Løbende optællinger foretages ofte i henhold til en rullende tidsplan, hvor nogle lagersteder, varetyper eller hele afdelinger optælles separat, mens produktionen kører. En komplet lageroptælling af hele lageret udføres normalt, når produktionen står stille, for eksempel i løbet af en weekend.

Du kan flytte lagerbeholdninger på varer mellem lager steder. Du kan også flytte beholdninger fra et lagersted ad gangen og derefter vælge at flytte det til flere lagringssteder. Du kan også oprette nye lagersteder i forbindelse med flytningen af beholdningen.

Du kan også lave direkte lagerrapporteringer uden ordre eller projekt. Du kan her linke en årsag og kontering til den direkte rapportering.

Lagerværdi ansættelse

Det er nemt at beregne værdien af varerne på dit lager. Hvis du anvender tillægget Lagersteder så kan også beregne værdien af de varer som er under transport mellem lagerstederne.

Du kan også beregne værdien af varer i arbejde (VIA), det vil sige den anslåede værdi af den aktuelle produktionsordre. For eksempel bruger du denne rapport som grundlag for at opgøre VIA-værdien i måneds- eller årsregnskabsrapporten. Du kan beregne VIA-værdien som en Nutids værdi eller vælge at beregne den for en given tidligere dato.

Sporbarhed

Med en sikker og detaljeret sporbarhed gennem alle niveauer i produktionskæden minimerer du antallet af produkter som eventuelt må tilbagekaldes.

Du kan følge et serienummer eller et batch i hvert trin af produktionen, fra modtagelsen af varer fra leverandøren. Det handler om at fortælle, hvad der bliver taget ud og lægges ind på lageret, så du senere kan spore fra salgsordrer gennem produktionsordrer til indkøbsordrer. Derudover kan du følge sporet den anden vej, nemlig fra indkøbsordrer gennem produktionsordre til salgsordre. Du kan udføre denne sporing uanset hvor mange niveauer du har i din stykliste. 

Afvigelseshåndtering

Her har du mulighed for at registrere og liste sagerne ved forskellige typer af afvigelser fra kunde, leverandør og internt. Du kan indstille standarddata for forskellige typer af afvigelser, som f.eks. Kunde- eller leverandørafvigelse.
Det er muligt at oprette foruddefinerede faser eller aktiviteter og omkostninger til en afvigelsetype, som automatisk hentes til en ny afvigelse. De foruddefinerede faser, aktiviteter og omkostninger bestemmes af afvigelsestypen, men kan ændres i forbindelse med registreringen.
Det er muligt at forbinde erstatningsordrer til afvigelser. Du kan derefter planlægge, kontrollere og følge op på disse erstatningsordrer. Dette kan være en ny ordre til en kunde eller leverandør eller en produktionsordre til udbedring eller en helt ny produktion af selvfremstillede varer.
De ansvarlige for de forskellige aktiviteter på emnerne kan rapportere egne aktiviteter, efterhånden som begynder og slutter. Og du kan oprette en aktivitetsliste som grundlag for omkostnings opfølgning.
Du kan også måle leveringskvaliteten til kunden og leverandøren og vise det grafisk. Dette kan også gøres for leverandører af ude-arbejde.

Beregninger

Du kan beregne og opdatere dit årsbudget på varer. Et årsbudget kan fordeles på baggrund af en budgetkurve for sæsonvarer. Der er også en funktion til beregning og lagring af årsvolumen pr vare. Data for den årlige volumen kan hentes på forskellige måder, og tallet kan gemmes som årsvolumen eller årsvolumen med aktuel takt.

Derudover kan du beregne varernes sikkerhedslager, det vil sige, det antal som skal medføre ny bestilling. Den mængde, der skal bestilles, styres af varens ØOK (økonomisk ordre kvantitet) - som også kan beregnes. Formålet er at finde den ØOK, som bedst minimerer lager- og anskaffelsesomkostninger. ØOK anvendes bl.a. i forbindelse med nettobehov, planlægning, forkalkulering af standardpriser og gennemløbstider.

Kontoplan, konteringsdimensioner og konteringer

Der følger en standardkontoplan med i MONITOR, men du kan nemt udvide og ændre i denne, eller vælge at benytte din helt egen. Kontiene anvendes i den løbende bogføring, og i visse tilfælde ved kontering af bogføringsordrer fra andre dele af systemet.

Der er som standard oprettet tre konteringsdimensioner: Kostcenter, kostenhed og projekt. Du kan ved behov forøge med op til 8 konteringsdimensioner. For hver konteringsdimension kan du oprette flere dimensionskoder. 

Du kan skabe matricer for automatiske konteringer, der fx kan bruges til at fordele et bogført beløb ud til forskellige kostcentre og kostenheder.

Periodiseringer

Periodiseringer er en procedure du anvender, når et totalbeløb skal fordeles over et antal måneder. Normalt skabes periodiseringer enten ved registrering af leverandørfakturaer eller kassebilag, men du kan også oprette en periodisering manuelt og koble dem til en faktura efterfølgende.

Periodiseringsfunktionen kan tillige anvendes for at vende et bilag i en kommende regnskabsperiode. Fx en årsafslutningspostering, der skal vendes om næste år. 

Løbende bogføring

De fleste finansbilag bliver skabt automatisk via integration til øvrige moduler, men det er også muligt at skabe finansbilag manuelt. Du kan hente eksisterende bilag og rette disse, vende dem om, eller slette dem. Du kan også kopiere bilag (fx lønbilag) og periodisere dem (et vendende bilag i efterfølgende periode / år). Du kan lave dine egne faste bilagstekster, som anvendes ved registrering af bilag og betalinger. Det letter arbejdet med registrering af bilag.

Budget

Du kan oprette nye budgetter fra bunden, eller via kopiering. Fx ved kopiering af budget eller realiseret fra tidligere år, eventuelt med %vise ændringer. Du kan oprette flere parallelle budgetter i samme regnskabsår - angiv blot hvor mange du ønsker at håndtere. Den budgetkurve som skal anvendes hentes forvalgt fra kontoplanen, men du kan selv vælge en alternativ budgetkurve.

Års- og periodeskifte

I regnskabsmodulet kan du nemt skifte perioder og udføre årsskifte. Du kan spærre perioderne mod utilsigtet bogføring. 

Når du starter med MONITOR kan du manuelt importere startsaldi til finanskontiene. Det kan tillige lade sig gøre at importere bogføringsdata - enkelt poster.

Rapporter og opfølgning

I finansbalancen ser du alle posteringer samlet pr. konto eller pr. projekt. For hver gruppering ser du indgående og udgående saldo for den valgte periode. For balancekonti vises årets primosaldo. Du kan ved et museklik undersøge de enkelte posteringer, der ligger til grund for saldoen.

Du kan se saldoinformation for en eller flere konti, i aktivt eller et tidligere bogføringsår, og de kan se detaljeret information om transaktioner, posteringer, journaler og konteringsdimensioner. 

Du kan lave dine egne rapporter (saldobalancer). Moms­rapporter kan indrapporteres til Skattestyrelsen via en fil. 

Du kan trække statistikker for EU køb og salg, der via fil kan uploades til Skattestyrelsen. 

Alle bevægelser i bogføringen vises kronologisk, med oplysning om hvornår posten blev oprettet, af hvem, og eventuelt hvornår posten blev ændret eller slettet. 

Projektregnskab

Projektregnskab indgår i regnskabsmodulet. Projektregnskabet samler indtægter, omkostninger og tid fra forskellige ordrer og manuelle registreringer. Der kan være forskellige typer projekter, fx udviklingsprojekt, ombygning eller produktion. Du kan angive et projektnummer på en produktionsordre, en salgsordre eller et indkøb, for at knytte disse poster til projektet. Der kan herudover registreres aktiviteter, der kan håndteres i projektregnskabet. 

Projektets forskellige omkostninger, og indtægter følges op via omkostnings-/indtægtstyper. For hver omkostnings-/indtægtstype håndteres budget, planlagt, ordret, resultat, forventet resultat og prognose. 

Projektet håndterer herudover faser med forskellige aktiviteter. Hver aktivitet kan håndtere planlagt, rapporteret og rest tid. Aktiviteterne kan kobles til omkostningstyper, hvilket indebærer, at rapporteret tid også medfører en rapporteret omkostning i projektet. 

I projektregnskabet kan du tillige rapportere omkostninger eller indtægter direkte, i de tilfælde hvor det er svært at fange dem i forbindelse med registreringen.  Der kan rapporteres individuelle aktiviteter pr. bruger i projektet, og det er nemt at følge op på projektet både i timer og i økonomi.