Beralih dari Excel ke Monitor ERP - hemat waktu dan dapatkan kontrol penuh

Menggunakan spreadsheet untuk melacak, mengelola, dan memelihara data perusahaan dapat berisiko. Penelitian menunjukkan bahwa lebih dari 80% dari semua spreadsheet mengandung kesalahan. Human error adalah risiko saat menggunakan program komputer apa pun, tetapi Excel sangat rentan. Begitu sekumpulan spreadsheet dibagikan di dalam perusahaan, hampir tidak mungkin untuk mendapatkan kembali kendali.

Tanpa satu sumber tunggal yang mengamankan data perusahaan Anda, Anda tidak dapat memastikan perubahan apa yang telah dilakukan pada data Anda setelah spreadsheet dibagikan, maupun apakah semua orang mengandalkan informasi yang benar.

Jadi, apa solusinya? Kami melihat enam tantangan yang dihadapi produsen saat bekerja dengan dan mengelola data, transaksi, operasional, dan pengguna dalam pekerjaan sehari-hari mereka, serta membandingkan spreadsheet Excel dengan sistem ERP kami – Monitor ERP.

Ringkasan singkat

• Excel berfungsi dengan baik untuk kumpulan data kecil dan pemrosesan data sederhana.
• Excel menjadi tidak efektif bagi perusahaan manufaktur yang menangani kumpulan data yang lebih besar di mana operasionalnya lebih kompleks.
• Monitor ERP dirancang untuk mengelola seluruh bisnis – mulai dari manufacturing, purchasing, dan sales hingga stock dan accounting. Ini mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan mengurangi jumlah entri data manual.
• Menggunakan Monitor ERP alih-alih Excel berarti kolaborasi internal yang lebih baik, proses yang lebih efisien, biaya lebih rendah, dan peningkatan profitabilitas.

1. Kumpulkan semua data di satu tempat

Excel

Excel sangat bergantung pada input manual, yang meningkatkan risiko kesalahan dan formula yang dikonfigurasi secara tidak benar. Formula yang salah akan menyebabkan kesalahan menumpuk seiring waktu. Karena file Excel sering disimpan di drive lokal, file tersebut juga rentan terhadap penghapusan yang tidak disengaja, kegagalan perangkat keras, atau kerusakan file.

Monitor ERP

Monitor ERP mengintegrasikan berbagai proses bisnis (manufacturing, sales, purchasing, stock, time recording, dan accounting) ke dalam satu sistem tunggal, menyentralisasi data, mengurangi silo, dan memastikan bahwa setiap orang di perusahaan memiliki akses ke informasi terkini yang sama. Dengan pembaruan real-time, pengambil keputusan dapat mengakses informasi yang akurat, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang cepat dan fleksibel serta bereaksi terhadap kondisi pasar.

2. Ciptakan kerja sama internal yang efektif

Excel

Berbagi file Excel antar karyawan, tim, dan departemen dapat menyebabkan masalah besar. Dan ketika lebih dari satu orang mengerjakan sebuah spreadsheet, sangat mudah untuk kehilangan versi terbaru, atau lebih buruk lagi, secara tidak sengaja menimpa pekerjaan orang lain.

Monitor ERP

Monitor ERP memungkinkan berbagai tim dan departemen untuk bekerja sama dengan lancar. Dengan memberikan karyawan akses ke data dan sumber daya bersama, kolaborasi meningkat. Pesanan, operasional, transaksi, dan tugas dapat dilacak dan dikelola di seluruh perusahaan, membantu merampingkan alur kerja dan mencegah hambatan (bottlenecks). Selain itu, hak pengguna dapat diberikan berdasarkan peran individu di perusahaan, memastikan orang yang tepat bekerja dengan data yang tepat.

3. Optimalkan pelaporan dan analisis

Excel

Excel memiliki kemampuan analitik dasar, tetapi tidak memiliki fitur canggih dari alat Business Intelligence yang dapat menelusuri analisis secara mendetail dan memungkinkan keputusan yang tepat.

Monitor ERP

Fitur Business Intelligence milik Monitor ERP mengubah data perusahaan menjadi wawasan bisnis yang berharga, membantu manajer melacak dan menganalisis data serta tren, membuat visualisasi yang menarik, dan membuat keputusan yang lebih cerdas. Dalam iklim bisnis saat ini, pengambilan keputusan berbasis data menjadi semakin penting bagi produsen yang berjuang untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang berbagai kemungkinan Monitor Business Intelligence, kami menyarankan Anda untuk menonton webinar kami.

4. Pengelolaan customer dan supplier yang lancar

Excel

Excel tidak dirancang untuk mengelola dan melacak pesanan serta interaksi dengan customers – meskipun banyak orang menggunakannya untuk tujuan tersebut. Anda mungkin bisa bertahan dengan jumlah customers yang sedikit, tetapi begitu basis customers Anda tumbuh, Anda dapat dengan cepat kehilangan kendali. Hal yang sama berlaku untuk mengelola suppliers.

Monitor ERP

Monitor ERP mencakup fungsionalitas CRM (customer relationship management) untuk mengelola semua kontak dengan customers: aktivitas, statistik, penawaran (quotes), sales orders, dan invoices yang dikaitkan dengan perwakilan penjualan terpilih. Ini juga memfasilitasi manajemen supplier, mulai dari data kontak yang komprehensif hingga aktivitas dan status supplier, memungkinkan pemrosesan pesanan yang lebih cepat dan layanan customers yang lebih baik.

5. Melindungi dan melacak data

Excel

Excel tidak memiliki jejak audit (audit trail) bawaan, sehingga tidak ada cara untuk melacak siapa yang melakukan perubahan dan kapan perubahan itu dilakukan, juga tidak ada cara mudah untuk kembali ke versi sebelumnya. Hal ini mempersulit pertanggungjawaban dan identifikasi kesalahan. Banyak industri memerlukan audit untuk memenuhi persyaratan peraturan dan Excel mempersulit pemenuhan standar ini.

Monitor ERP

Monitor ERP memiliki fitur keamanan kuat yang memungkinkan perusahaan mengelola karyawan mana yang memiliki akses ke jenis informasi dan area sistem tertentu. Dengan solusi berbasis cloud dari Monitor ERP, semua data dilindungi dengan keamanan tertinggi, enkripsi, dan pencadangan harian. Selain itu, sistem selalu mutakhir dan Anda secara otomatis mendapatkan akses ke fitur-fitur baru

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang solusi cloud Monitor ERP di sini. Di Monitor Trust Center, Anda bisa membaca lebih lanjut tentang cara kerja Monitor dalam hal keamanan, kepatuhan, dan privasi.

6. Menghemat waktu dan mengurangi biaya

Excel

Menyusun data dari beberapa spreadsheet di Excel memakan waktu dan tenaga, yang berdampak negatif pada profitabilitas perusahaan. Pembuatan laporan juga kurang efisien karena bekerja di Excel membutuhkan pemformatan dan persiapan manual, yang menghabiskan waktu yang berharga, terutama ketika Anda perlu membuat laporan sesering mungkin.

Monitor ERP

Dengan merampingkan proses seperti perencanaan production dan manajemen pesanan, serta menyentralisasi alur kerja di bawah satu sistem, Monitor ERP memastikan bahwa sumber daya disalurkan ke tempat yang paling membutuhkan. Ini juga mengoptimalkan inventory management sehingga Anda selalu memiliki tingkat stock yang tepat dan tidak mengikat modal secara tidak perlu.

Ringkasan

Excel adalah alat yang ampuh untuk mengatur data dalam spreadsheet. Untuk kumpulan data kecil, ini berfungsi baik sebagai database sederhana. Namun, untuk operasional sehari-hari perusahaan manufaktur yang mengelola data dalam jumlah besar untuk customers, suppliers, inventaris, material, dan pengguna, Excel tidaklah cukup.

Inilah alasan Monitor ERP dirancang. Ini menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas rutin seperti sales, manajemen pesanan, inventory management, invoicing, dan accounting, yang mengurangi kebutuhan entri manual dan menghemat waktu. Hal ini meningkatkan kolaborasi, mengarah pada layanan customers yang lebih baik, biaya lebih rendah, dan profitabilitas yang lebih kuat bagi perusahaan manufaktur.