Siklus hidup sistem ERP

Seperti banyak program atau sistem TI lainnya, sistem ERP juga memiliki siklus hidupnya sendiri - memahaminya sangat penting untuk mengenali tiga aspek penting: tanda peringatan dini, alasan utama, dan waktu terbaik untuk mengubah sistem ERP.

Siklus hidup sistem ERP dapat dianalisis pada dua tingkat yang berbeda: pra-implementasi, yang mengarah pada penerapan solusi baru, dan pasca-implementasi, yang disebut siklus hidup operasional. Pada artikel ini, kami akan berfokus pada siklus operasional, karena siklus ini sedikit lebih kompleks dan lebih penting dari sudut pandang operasional sehari-hari, dan sayangnya sering diabaikan.

Sistem ERP - siklus hidup operasional

Setelah sistem ERP diimplementasikan dan distabilkan, sistem ini memasuki masa pasca-implementasi atau siklus operasionalnya:

🌔︎ Stabilisasi & dukungan - langkah pertama setelah go-live, difokuskan untuk melakukan konfigurasi lebih lanjut, mendeteksi masalah atau bug, dan memantau akurasi dan kinerja data. Tujuan utama pada tahap ini adalah agar sistem ERP dapat berjalan dengan lancar, dalam lingkungan dan operasi yang sebenarnya.

🌓︎ Adopsi & optimalisasi - setelah stabil, fokusnya bergeser untuk memastikan pengguna terlatih dan percaya diri, merampingkan alur kerja yang diadaptasi selama implementasi, menggantikan solusi manual, dan memperluas penggunaan sistem. Idenya adalah untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi proses dengan menggunakan potensi penuh ERP.

🌑︎ Manajemen kinerja & peningkatan berkelanjutan - dengan ERP sebagai sistem yang penting, pemantauan berkelanjutan sangat penting untuk menjaga keandalan, keamanan, dan nilai sistem dari waktu ke waktu, serta mengembangkan ERP seiring dengan kebutuhan bisnis dan tren teknologi. Oleh karena itu, penting untuk mengontrol waktu kerja dan kecepatan sistem, menyimpan catatan audit dan laporan kepatuhan, serta mengukur ROI terhadap KPI bisnis utama. Pembaruan sistem atau rilis fitur juga sama pentingnya.

Tampaknya di sinilah siklus hidup sistem ERP berakhir, dan fase terakhir dapat berlangsung tanpa batas waktu - sistem mencapai kematangan operasional, bisnis berjalan dengan lancar, dan sistem menjadi tulang punggung digital operasi. Tentu saja, skenario ideal ini mungkin saja terjadi, namun perlu diperhatikan apa yang bisa terjadi ketika tantangan muncul.

Mengapa Anda harus mempertimbangkan sistem ERP baru

Anda harus menyadari bahwa siklus hidup sistem ERP suatu saat akan berakhir -jadi mari kita lihat 10 tanda umum dan alasan perusahaan manufaktur harus mempertimbangkan sistem ERP yang baru. Dan jika salah satu dari hal ini tampak familiar bagi Anda, kami akan membahas 5 waktu terbaik untuk mengganti sistem ERP.

Apa saja tanda-tanda pertama bahwa sebuah perusahaan membutuhkan sistem ERP baru?

Setidaknya ada lima indikator awal yang umum dan cukup umum bahwa sistem ERP mungkin tidak lagi cocok untuk bisnis Anda. Hal ini mempengaruhi banyak perusahaan manufaktur dan tidak perlu terjadi bersamaan atau sekaligus untuk menjadi penting dalam mengambil tindakan pencegahan yang tepat waktu:

1. Meningkatkan solusi manual - ketika tim mengandalkan spreadsheet atau alat offline untuk melakukan tugas-tugas yang seharusnya dikelola dalam sistem ERP, ini adalah tanda yang jelas bahwa sistem tersebut tidak mencukupi atau terlalu kaku. Perencanaan production yang dilakukan di spreadsheet atau membutuhkan koordinasi konstan antara departemen sales, purchasing, dan manufaktur sangat rentan terhadap kesalahan dan menunjukkan bahwa ERP tidak memiliki dukungan manufaktur yang tepat.

2. Kurangnya data dan pelaporan waktu nyata - ketika pengguna tidak dapat mengakses informasi terkini atau harus menunggu laporan disusun secara manual, hal ini menunjukkan kurangnya kemampuan analitik modern dari sistem. Perbedaan stock yang sering terjadi, kelebihan stock, atau kehabisan stock dapat menunjukkan bahwa sistem ERP tidak dapat mempertahankan visibilitas bahan baku, WIP, atau barang jadi secara real-time.

3. Masalah integrasi - jika ERP tidak dapat dengan mudah terhubung dengan perangkat lunak modern (misalnya, CRM, alat BI, e-commerce) atau tidak memiliki alat tersebut di dalamnya, alur kerja menjadi terfragmentasi dan tidak efisien. Hal ini dapat menjadi sulit untuk memenuhi harapan pengiriman customers karena perencanaan production yang buruk atau kurangnya koordinasi mesin/sumber daya, yang menyebabkan waktu tunggu yang lama dan penundaan production, karena sistem ERP itu sendiri merupakan hambatan.

4. Frustrasi pengguna atau adopsi yang rendah - jika karyawan menghindari penggunaan sistem, mulai mengeluhkan kegunaannya, atau hanya menggunakannya sebagian karena sistem tersebut sudah ketinggalan zaman, lambat, atau terlalu rumit, hal ini dapat membahayakan bisnis Anda. Tidak ada dukungan untuk ketertelusuran atau pelacakan nomor seri, mengganggu pemantauan untuk tujuan garansi, kepatuhan, atau kualitas, sehingga menimbulkan rasa frustrasi.

5. Performa yang lamban atau ketidakstabilan sistem - sering terjadi downtime, waktu respons yang lambat, atau kesalahan menunjukkan infrastruktur yang sudah tua atau perangkat lunak yang tidak didukung. Jika tim Anda perlu memperbarui bill of material (BOM) dan perutean secara manual atau data supplier di luar sistem karena distribusi, ERP Anda mungkin terlalu kaku atau ketinggalan zaman.

Apa alasan utama untuk mengubah sistem ERP?

Tanda-tanda yang disebutkan di atas biasanya disertai dengan lima alasan untuk mengubah sistem ERP. Tanda-tanda ini bahkan sering kali lebih jelas daripada tanda-tanda awal yang tidak kentara dan merupakan ajakan yang jelas untuk bertindak:

6. Pertumbuhan bisnis - bisnis tumbuh seiring waktu. Perusahaan manufaktur mendapatkan lokasi, produk, layanan, atau operasi internasional baru. Mereka juga berekspansi ke lini produk baru, segmen pelanggan, atau pasar internasional. Jika sistem ERP tidak dibangun untuk meningkatkan operasi manufaktur, sistem tersebut tidak dapat menskalakan atau beradaptasi dengan baik.

7. Teknologi usang - banyak sistem ERP lama yang lambat, tidak intuitif, dan sulit untuk ditingkatkan, mengakibatkan adopsi yang buruk, proses yang rentan terhadap kesalahan, dan biaya TI yang meningkat. Sistem ERP yang dibangun di atas arsitektur yang sudah ketinggalan zaman, tidak memiliki opsi seluler, atau cloud, dan tidak lagi diperbarui atau didukung oleh penyedia, memengaruhi pengalaman pengguna secara keseluruhan dan menghambat pekerjaan.

8. Total biaya kepemilikan yang tinggi - beberapa sistem sering kali membutuhkan penyesuaian yang mahal, konsultan eksternal, atau add-on yang terpisah, sehingga meningkatkan biaya jangka panjang. Sistem ERP lain sering gagal mendukung kemampuan dan kebutuhan industri tertentu, seperti kontrol lantai pabrik, integrasi mesin, pelaporan limbah manufaktur, atau alur kerja subkontrak, yang mengarah ke penyesuaian yang tak ada habisnya, mahal, dan memakan waktu. Hal ini menghasilkan profitabilitas yang sangat rendah.

9. Tantangan kepatuhan dan pelaporan - jika sistem ERP tidak dapat menangani persyaratan peraturan baru (misalnya, laporan keberlanjutan, undang-undang pajak digital, keterlacakan), maka akan menimbulkan risiko hukum atau reputasi. Baik itu tentang sertifikasi ISO, segala jenis pelaporan atau kontrol ekspor, sistem ERP yang sudah ketinggalan zaman tidak dapat mengikuti tuntutan kepatuhan modern, sehingga mengganggu operasi perusahaan.

10. Operasi yang tidak efisien - proses yang lambat, data yang terduplikasi, dan keterbatasan sistem berdampak pada manufaktur, pengadaan, logistik, dan layanan pelanggan. Produsen mengandalkan dasbor waktu nyata untuk efisiensi produksi, penggunaan material, analisis waktu tunggu, dan pelacakan biaya. Jika ERP tidak dapat menyediakan hal ini dan tidak dapat menyusun dan mengoptimalkan proses, pengambilan keputusan akan terganggu dan perusahaan menjadi kurang kompetitif.

Kapan waktu terbaik untuk mengubah sistem ERP?

Jika Anda melihat salah satu dari tanda-tanda ini dan menyadari alasan utama untuk mengubah sistem ERP, hal ini akan mengarahkan Anda untuk memilih waktu yang tepat untuk mengubah sistem ERP Anda. Hal ini dapat secara signifikan mengurangi gangguan dan meningkatkan keberhasilan proyek. Memilih waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut dapat bergantung pada beberapa faktor:

• Ekspansi bisnis besar - ERP baru harus tersedia sebelum meluncurkan produk baru, memasuki pasar baru, atau mengakuisisi perusahaan lain untuk memastikan skalabilitas. Menerapkan sistem ERP baru sebelum melakukan ekspansi ke pabrik atau jenis produk baru juga memiliki efek menguntungkan pada standarisasi proses, perencanaan, pelaporan, dan pengoptimalan secara keseluruhan.
• Akhir tahun fiskal atau kuartal - periode seperti itu memungkinkan peralihan keuangan yang sukses, rekonsiliasi yang lebih mudah, dan penyelarasan dengan siklus akuntansi. Hal ini meminimalkan gangguan dan menyederhanakan transisi, terutama untuk akuntansi, penilaian inventaris, dan penyelarasan MRP.
• Dukungan sistem ERP saat ini berakhir - jika penyedia Anda mengumumkan berakhirnya dukungan atau pembaruan penting, ini adalah saat yang tepat untuk berubah sebelum sistem menjadi tidak berguna. Ini adalah sinyal kuat untuk bertindak sebelum Anda mengambil risiko kehilangan data, waktu henti, atau kegagalan kepatuhan karena sistem yang tidak didukung.
• Perubahan organisasi - merger, inisiatif transformasi digital, atau pergantian manajemen sering kali dipasangkan dengan modernisasi sistem inti. Jika Anda beralih ke just-in-time (JIT), produksi ramping, atau model sirkular, ERP Anda harus mendukung metodologi ini secara native. Selain itu, jika Anda berinvestasi dalam integrasi Mesin (MI), robotika, atau IoT, ERP baru Anda harus mendukung pertukaran data waktu nyata dan pemantauan mesin.
• Pergeseran peraturan - undang-undang atau persyaratan pelaporan yang akan datang (misalnya, pelaporan keberlanjutan, peraturan pajak) mungkin juga memerlukan fungsionalitas ERP yang tidak dapat disediakan oleh sistem Anda saat ini. Hal ini seharusnya menjadi sinyal yang jelas untuk menjelajahi pasar untuk solusi baru yang akan memenuhi semua perubahan dan persyaratan yang akan datang.

Apa yang perlu diingat?

Singkatnya, mengubah sistem ERP adalah keputusan besar - terutama di bidang manufaktur, di mana efisiensi operasional, keterlacakan, dan ketepatan perencanaan sangat penting. Mengetahui bahwa setiap sistem ERP memiliki siklus hidup yang lebih pendek atau lebih panjang dan lebih atau kurang terpapar pada kondisi pasar, peraturan, atau adaptasi, setiap perusahaan manufaktur juga harus mengetahui sinyal awal yang paling umum, alasan utama untuk beralih, dan waktu terbaik untuk mengganti sistem ERP mereka. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat dan menghindari waktu henti yang tidak perlu, kehilangan daya saing, profitabilitas, atau biaya yang berlebihan.