Prywatność i RODO

Gromadzone przez nas dane osobowe to dane, które w jakiś sposób służą do identyfikacji określonej osoby i mogą być z nią powiązane lub związane z umową zawartą z klientem – na przykład gromadzone przez nas dane osobowe to: imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu. Mogą one również obejmować informacje podane przez użytkownika podczas kontaktu z nami.

Dane, które posiadamy na Twój temat, to wyłącznie te, które nam podałeś lub które zebraliśmy od Ciebie w trakcie rejestracji w serwisie Monitor ERP System AB. Nie zbieramy żadnych dodatkowych danych na Twój temat od osób trzecich.

Wykorzystanie danych osobowych musi być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych (RODO), tzw. podstawą prawną, w której należy jasno określić cel przetwarzania danych. W dalszej części strony można przeczytać, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników w każdym z celów, punkt po punkcie.

Nigdy nie przechowujemy danych osobowych dłużej niż to konieczne. Niektóre dane osobowe są natychmiast usuwane. Inne dane osobowe są przechowywane przez różne okresy czasu, w zależności od celu, w jakim są wykorzystywane, oraz naszych zobowiązań prawnych.

W niektórych obszarach działalności Monitor ERP System AB może korzystać z usług podwykonawców. Oznacza to, że mogą oni również wymagać pewnych informacji o Tobie jako kliencie lub osobie fizycznej. Możemy udostępniać Twoje dane osobowe takim podwykonawcom. Podmioty te mają takie same obowiązki w zakresie przetwarzania danych osobowych, jakie uzgodniłeś z nami jako klient. Jest to uregulowane w tzw. umowie o przetwarzaniu danych osobowych.

Zatwierdzeni podwykonawcy, obejmują:

• Niektórych dostawców usług informatycznych
• Partnerów
• Spółki należące do naszej Grupy

Monitor ERP System AB nie udostępnia danych osobowych poza Grupą ani nie sprzedaje danych użytkowników stronom trzecim.

Korzystamy z systemów informatycznych w celu ochrony poufności i dostępu do danych osobowych użytkowników. Podjęliśmy szczególne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych użytkowników przed nieprawidłowym lub nieuprawnionym przetwarzaniem (np. nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem lub uszkodzeniem). Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które muszą przetwarzać dane osobowe użytkowników w celach określonych powyżej.

Miejsce przetwarzania danych osobowych użytkownika jest określone w dokumencie zatytułowanym „Zatwierdzeni podwykonawcy”, do którego link znajduje się w powyższym akapicie.

Dane osobowe są gromadzone, przetwarzane i zapisywane w momencie zakupu produktu lub usługi od nas. Zakup można dokonać telefonicznie, listownie, pocztą elektroniczną lub podczas fizycznego spotkania.

Zapisujemy i przetwarzamy dane osobowe w naszych systemach, aby móc:

• Realizować zakupy.
• Dostarczyć produkt wraz z odpowiednim powiadomieniem oraz skontaktować się z Państwem w przypadku opóźnienia dostawy.
• Przetwarzać zwroty produktów i reklamacje.
• Wywiązywać się z zobowiązań gwarancyjnych itp.
• Wysyłać istotne informacje i aktualizacje dotyczące produktu.

Zapisujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres, adres pocztowy, numer telefonu i adres e-mail.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: umowy zakupu i umowy dostawy z klientem oraz zobowiązania gwarancyjne.

Dane osobowe są zapisywane w naszym systemie ERP przez cały okres trwania relacji biznesowej. Po jej zakończeniu, zgodnie ze szwedzką ustawą o rachunkowości (BFL), jesteśmy zobowiązani do przechowywania danych przez kolejne 7 (siedem) lat.

Dane osobowe przekazane pocztą elektroniczną i listownie zostaną natychmiast usunięte po zarejestrowaniu ich w naszym systemie ERP.

Oferty
Oferty zawierające dane osobowe są zapisywane w naszym systemie ERP przez cały okres trwania relacji biznesowej. Po jej zakończeniu co roku lub zgodnie z obowiązującymi przepisami i praktykami księgowymi przeprowadzane jest czyszczenie zakończonych kontaktów.

Faktury/Zamówienia
Dane osobowe pojawiają się w naszych dokumentach biznesowych i są przechowywane przez cały okres trwania relacji biznesowej. Po jej zakończeniu dane osobowe zostaną usunięte zgodnie z obowiązującymi przepisami i praktykami księgowymi – obecnie po upływie 7 (siedmiu) lat.

Dane osobowe są zapisywane i przetwarzane, gdy kontaktujesz się z nami lub gdy my kontaktujemy się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej. Rodzaj danych osobowych zależy od sprawy, w której się z nami kontaktujesz.

E-Maile dotyczące spraw ogólnych:

• Zapisujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, adres i numer telefonu.
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: równowaga interesów.
• Dane są zapisywane: na naszym serwerze poczty elektronicznej, tak długo, jak długo utrzymujemy relacje biznesowe lub prowadzimy aktywny dialog w tym zakresie. Usunięcie danych następuje raz w roku.

Potwierdzenia zamówień:

• Zapisujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, adres i numer telefonu.
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: umowa kupna i umowa dostawy.
• Dane są zapisywane: na naszym serwerze poczty elektronicznej, tak długo, jak długo trwa nasza współpraca biznesowa. Po jej zakończeniu dane są usuwane raz w roku.

E-Mail dotyczące wsparcia technicznego:

• Przechowujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, adres pocztowy i numer telefonu.
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: umowa o wsparciu technicznym i aktualizacjach.
• Dane są przechowywane: w naszym systemie wsparcia technicznego przez cały okres trwania relacji biznesowej. Następnie są one usuwane raz w roku.

Dane osobowe są przetwarzane i zapisywane w celu umożliwienia tworzenia i administrowania stronami osobistymi w portalu pomocy technicznej, gdzie można na przykład śledzić bieżące sprawy i odpowiadać na nie, przeglądać stare sprawy oraz aktualizować dane kontaktowe.

• Zapisujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres, adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu, hasło, adres IP.
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: umowa o wsparciu i aktualizacjach.
• Dane osobowe zarejestrowane za pośrednictwem portalu wsparcia są zapisywane w naszym systemie zarządzania sprawami wsparcia na czas trwania relacji biznesowej. Po jej zakończeniu dane są corocznie usuwane.

Dane osobowe podane podczas rejestracji na jedno z naszych wydarzeń są przetwarzane i zapisywane w naszym narzędziu do planowania wydarzeń, gdzie wykorzystujemy je do administrowania, planowania i fakturowania w związku z konferencjami, szkoleniami i innymi spotkaniami organizowanymi przez Monitor ERP System AB. Informacje te są również wykorzystywane do wysyłania odpowiednich informacji i aktualizacji po zakończeniu wydarzenia.

• Zapisujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, data urodzenia, adres, adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu, tytuł, wymagania dietetyczne, specjalne potrzeby.
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: świadczenie usługi/dostarczanie rozwiązania zakupionego przez klienta.
• Dane osobowe zarejestrowane podczas rejestracji na nasze wydarzenia są gromadzone w naszym narzędziu do planowania wydarzeń i zapisywane na czas trwania relacji biznesowej. Po jej zakończeniu dane są corocznie usuwane.

Pliki cookie – gromadzimy dane dotyczące sposobu korzystania z naszej strony internetowej przez odwiedzających. Robimy to w celu ulepszenia naszej strony internetowej, aby zapewnić odwiedzającym jak najlepsze wrażenia podczas korzystania z niej.

Wiele funkcji, z których korzystamy na stronie internetowej, zależy od zapisywania plików cookie. Okres przechowywania jest określony w ustawieniach plików cookie, które można znaleźć na stronie internetowej. Można je jednak usunąć w dowolnym momencie, postępując zgodnie z instrukcjami dotyczącymi usuwania plików cookie w przeglądarce. Gromadzimy również informacje z adresu IP, z którego korzystasz jako użytkownik, w celu prowadzenia statystyk i analiz, abyśmy mogli dostosować treści i uczynić je bardziej odpowiednimi dla naszych użytkowników.

Korzystamy z plików cookie innych usług internetowych – tzw. plików cookie stron trzecich – w celu uzyskania informacji o tym, w jaki sposób korzystasz z naszej strony internetowej, oraz aby pomóc nam ulepszyć jej nawigację, treści i oferty. Pełną listę znajdziesz w sekcji „Otwórz ustawienia plików cookie” na naszej stronie internetowej.

Send usage statistics to Monitor.

Ustawienie systemowe „Wysyłaj statystyki użytkowania do Monitor” (Send usage statistics to Monitor) określa, czy statystyki dotyczące użytkowania Monitor ERP i sprzętu (klienta i serwera) są wysyłane do Monitor ERP System AB.

Statystyki są gromadzone przez Monitor w celu doskonalenia bieżących prac nad rozwojem produktu. Dane są gromadzone zgodnie z RODO. Dane są anonimizowane, co oznacza, że firma Monitor nie jest w stanie bezpośrednio zidentyfikować konkretnych użytkowników i danych osobowych bez dostępu do bazy danych klienta. Gromadzone dane nie zawierają wartości wprowadzonych przez użytkowników, a jedynie wskazują, że coś zostało wprowadzone. Firma Monitor przechowuje zgromadzone dane przez maksymalnie 120 dni, po czym są one przekształcane do formatu uniemożliwiającego identyfikację.

Gromadzone dane obejmują procedury, które są otwierane i zamykane, które części procedur są używane i aktualizowane oraz jak długo trwają aktualizacje. Gromadzone dane obejmują również szczegóły dotyczące używanego sprzętu i oprogramowania, takie jak procesory, pamięć i dyski. W szczególności gromadzone są następujące informacje (j. angielski):

• Error messages.
• How long a procedure takes to open.
• How long a procedure takes to close.
• How long a user-initiated operation takes.
• For how long the Monitor ERP server’s service has been running.
• Times when events in the system take place.
• Current database.
• Current company ID.
• Current warehouse.
• Current user ID.
• Current user’s session ID.
• Current language.
• Current client type.
• .NET-version of the client and server.
• Monitor ERP version
• Monitor ERP system ID.
• URLs requested by clients on the Montior ERP server.
• Application of Check Delivery Time function (system setting).
• Power plan settings in Windows.

Dane osobowe podane w aplikacjach podczas rejestracji w naszym systemie rekrutacyjnym. Twoja aplikacja jest przetwarzana za pośrednictwem profilu kandydata, który gromadzi informacje podane przez Ciebie w aplikacji.

Zapisujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, adres e-mail, numer telefonu, adres. Zapisywane są również załączone pliki, CV, list motywacyjny, wyniki testów i inne dokumenty.

Odpowiedzi na pytania selekcyjne, jeśli są istotne, zawarte w formularzu zgłoszeniowym oraz notatki sporządzone w trakcie procesu rekrutacji (na przykład podczas rozmów kwalifikacyjnych lub sprawdzania referencji) również zostaną zapisane.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: prawnie uzasadniony interes związany z procesem rekrutacji.

Zapisujemy i przetwarzamy dane osobowe w celu:

• Przetworzenia Twojej aplikacji i przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego.
  Poinformowania Cię o stanowiskach w naszej firmie, które odpowiadają Twojemu profilowi.

Aplikacje zawierające pytania selekcyjne:

• Na podstawie odpowiedzi udzielonych w formularzu zgłoszeniowym kandydat może zostać odrzucony, jeśli nie spełnia obowiązkowych wymagań określonych w specyfikacji wymagań. Obowiązkowe wymagania są podane w ogłoszeniu o pracę.

Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z osobą wskazaną w ogłoszeniu.

Kto przegląda dane?

• Podane dane będą dostępne dla działu kadr oraz osób z organizacji zajmujących się rekrutacją.
• Jeśli Twoja tożsamość jest chroniona, skontaktuj się z osobą wskazaną w ogłoszeniu. Zachowaj również ostrożność w odniesieniu do informacji podawanych w aplikacji. Mając to na uwadze, podawaj wyłącznie informacje istotne dla danego stanowiska.

Dane są zapisywane w sposób określony poniżej:

• W przypadku rejestracji otwartej aplikacji Twoje dane są przechowywane przez 12 (dwanaście) miesięcy. Następnie zostaniesz zapytany, czy chcesz zaktualizować swoje dane i pozostać w bazie Monitor, aby dopasować je do wolnych stanowisk w organizacji. Jeśli odmówisz, informacje o Tobie zostaną usunięte z baz danych Monitor.
• W przypadku innych rejestracji związanych z aplikacjami do Monitor ERP System AB Twoje dane będą przechowywane przez 24 miesiące, a Monitor może skontaktować się z Tobą nawet po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

Nagrywanie wideo odbywa się we wszystkich punktach wejścia i wyjścia; wszystkie te punkty są oznaczone znakami monitoringu.

Celem i podstawą prawną monitoringu wizyjnego jest uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa firmy poprzez ochronę jej terenu.

Nagrania są przechowywane przez około 20 dni, a następnie zastępowane nowymi materiałami. Nagrywanie odbywa się wyłącznie w przypadku wykrycia ruchu.

Dane osobowe są gromadzone, przetwarzane i zapisywane, gdy partnerzy, potencjalni i obecni klienci korzystają z naszego portalu edukacyjnego. Gromadzenie danych odbywa się głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zapisujemy i przetwarzamy dane osobowe w naszych systemach w celu:

• Uwierzytelniania użytkowników.
• Dostarczania treści edukacyjnych dostosowanych do pełnionej funkcji.

Przechowujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, wyniki i nazwa firmy. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

Klienci: umowa.

Partnerzy i potencjalni klienci: zgoda.

Dane osobowe są przechowywane w naszym systemie przez okres obowiązywania umowy. Po wygaśnięciu umowy usuwamy nieaktywnych użytkowników.

Możesz poprosić o wyciąg z rejestru zawierający dane osobowe, które są o Tobie przechowywane. Wyciąg zostanie wysłany na adres, który jest u nas zarejestrowany.

Jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie poprawności przetwarzanych przez nas danych osobowych. Jeśli odkryjesz, że dane osobowe na Twój temat są nieprawidłowe, masz prawo poprosić o ich poprawienie. Pamiętaj, że niektóre dane możesz zmienić samodzielnie, rejestrując się w portalu pomocy technicznej.

Dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne, w zależności od celu.

Jako kandydat poszukujący pracy, Twoje dane będą przechowywane maksymalnie przez 24 (dwadzieścia cztery) miesiące, ale w razie potrzeby mogą zostać usunięte wcześniej – zgodnie z poniższymi informacjami.

Jako klient Monitor ERP System AB, niektóre dane, w zależności od rodzaju, mogą być przechowywane przez okres do 7 (siedmiu) lat po zakończeniu współpracy. Informacje dotyczące faktur i podstawy faktur są przechowywane tak długo, jak wymaga tego prawo, na przykład zgodnie ze szwedzką ustawą o rachunkowości. Jako klient masz prawo do niezwłocznego usunięcia swoich danych osobowych, jeśli spełniony jest którykolwiek z poniższych warunków:

• Jeśli dane nie są już potrzebne do celów, dla których były przetwarzane.
• Jeśli przetwarzanie opiera się wyłącznie na Twojej zgodzie, a Ty ją wycofasz.
• Jeśli sprzeciwiasz się przetwarzaniu danych osobowych, które ma miejsce po wyważeniu interesów, i nie ma uzasadnionego powodu, który przeważałby nad Twoim interesem.
• Jeśli dane osobowe nie były przetwarzane zgodnie z przepisami.
• Jeśli usunięcie danych jest wymagane w celu wypełnienia obowiązku prawnego.

W przypadku usunięcia danych osobowych powiadomimy podmioty, którym przekazaliśmy Państwa dane osobowe, o fakcie ich usunięcia.

Masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych, które wykonujemy na podstawie wyważenia interesów. Musisz wtedy określić, któremu przetwarzaniu się sprzeciwiasz. Jeśli uznamy, że takie przetwarzanie powinno nadal mieć miejsce, musimy wykazać, że istnieją inne interesy o większej wadze. Jeśli dane osobowe są przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego, masz prawo sprzeciwić się temu przetwarzaniu w dowolnym momencie.

Masz prawo zażądać tymczasowego ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych. Przetwarzanie może zostać ograniczone w następujących sytuacjach:

• Jeśli uważasz, że Twoje dane osobowe są nieprawidłowe i poprosiłeś o ich poprawienie w naszych rejestrach. Możesz wówczas zażądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych na czas trwania postępowania wyjaśniającego.
• Jeśli przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, ale sprzeciwiasz się usunięciu swoich danych osobowych i zamiast tego żądasz ograniczenia wykorzystania tych danych.
• Gdy potrzebujesz swoich danych osobowych, aby potwierdzić, dochodzić lub bronić roszczeń prawnych, nawet jeśli nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych do celów przetwarzania.
• Gdy zgłosiłeś sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, możemy nadal przetwarzać Twoje dane przez czas trwania dochodzenia.

Masz prawo do uzyskania danych osobowych, które nam przekazałeś, w celu wykorzystania ich w innym miejscu. Dotyczy to przypadków, w których wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia usług zgodnie z obowiązującą między nami umową. Nie masz natomiast prawa do przeniesienia swoich danych osobowych, jeśli przetwarzamy je ze względu na równowagę interesów lub obowiązki prawne.

Jeśli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem obowiązujących przepisów i regulacji, powinieneś jak najszybciej zgłosić to firmie Monitor ERP System AB. Możesz również złożyć skargę do szwedzkiego urzędu ds. ochrony prywatności, który jest odpowiedzialny za monitorowanie stosowania przepisów.

W przypadku wystąpienia incydentu związanego z danymi osobowymi jesteśmy zobowiązani do zgłoszenia tego faktu szwedzkiemu organowi ds. ochrony prywatności. Naruszenie danych osobowych może być incydentem, który prowadzi do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty lub zmiany danych osobowych. Może to być również zdarzenie, które prowadzi do nieuprawnionego dostępu do przetwarzanych danych osobowych. Incydent należy zgłosić szwedzkiemu organowi ds. ochrony prywatności w ciągu 72 godzin od jego wykrycia.

W przypadku wszelkich pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt, korzystając z poniższych danych kontaktowych (o ile nie podano inaczej):

E-Mail: gdpr@monitor.se

Telefon:  +46 (0)650–766 00 (08.00–17.00). Zapytaj o Personal Data Controller.

Listownie:
Monitor ERP System AB
Box 264
SE-824 26 Hudiksvall

Jako osoba prywatna masz prawo uzyskać informacje na temat danych, które przetwarzamy na Twój temat. Wnioski należy składać na piśmie i osobiście podpisywać, podając imię i nazwisko, adres oraz numer telefonu. Aby zapewnić prawidłowe przetworzenie wniosku, na kopercie należy umieścić napis „RODO”.

Wyślij prośbę na adres:

Monitor ERP System AB
P.O. Box 264
SE-824 26 Hudiksvall

Pytania dotyczące tej kwestii są rozpatrywane tak samo jak inne pytania dotyczące spraw związanych z danymi osobowymi (patrz powyżej). Wyciąg zostanie wysłany na adres, który mamy w rejestrze, najpóźniej miesiąc po otrzymaniu Twojego wniosku.

Dane osobowe są rejestrowane i zmieniane w Monitorze w ramach następujących procedur (nie wszystkie są procedurami standardowymi, j. angielski):

• Company information
• Update tool
• Update supplier
• Register inquiry
• Register purchase order
• Update customer
• Register quote
• Register customer order
• Register invoices directly
• Update seller
• Register stock order
• Register nonconformity
• Update employee
• Users

Oprócz informacji dotyczących bezpośrednio klientów, dostawców, pracowników, zamówień itp., dane osobowe mogą znajdować się w następujących funkcjach (j. angielski):

• Internal instructions
• Free text fields
• Linked documents, PDF, XML files, text files, etc.
• Adaptations (your own database fields, etc.)

Prawo do uzyskania wyciągu z rejestru (read more on the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY) website) najłatwiej jest realizować poprzez pobieranie danych dotyczących klientów, dostawców lub pracowników za pomocą funkcji listy Monitor, które są dostępne dla wszystkich rejestrów.

Jeśli chcesz usunąć dane klientów, dostawców, pracowników lub kontaktów, możesz to zrobić za pomocą procedur rejestru, korzystając z polecenia Usuń (F6). Dane osobowe powiązane z ofertą, zamówieniem, zakupem lub fakturą prawdopodobnie nie powinny być usuwane, ponieważ są to dokumenty prawnie wiążące i muszą być traktowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami.

Więcej informacji na temat ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) można znaleźć na stronie: Swedish Authority for Privacy Protection website.