Monitor dan Weland – kolaborasi jangka panjang dengan manfaat besar

Monitor dan Weland telah lama bekerja sama. Selama bertahun-tahun, keduanya mengembangkan beberapa fungsi custom di Monitor ERP yang kini sudah masuk sebagai standard.

Weland Group dimiliki keluarga dan terdiri dari sekitar 60 perusahaan, sebagian besar berlokasi di Swedia bagian selatan. Salah satunya adalah Weland AB, yang berkantor pusat di Smålandsstenar. Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis tangga, railing, ramp kursi roda, jalur jalan baja, dan tentu saja pressure-welded grating yang sudah terkenal. Sekitar 25 perusahaan Weland memiliki fasilitas produksi sendiri yang menggunakan Monitor untuk mengelola kegiatan sehari-hari.

Satu sistem ERP

Setiap perusahaan di Weland Group menggunakan Monitor. Fredrik Palm bekerja sebagai Monitor expert di Weland dan mendukung seluruh grup dengan pengetahuannya tentang sistem ini. Pada saat wawancara ini dilakukan, Håkan Andersson juga bekerja sebagai Monitor expert di Weland.

“Manfaat utama menjalankan sistem yang sama di seluruh Group adalah memastikan kami semua bekerja dengan cara yang sama, misalnya saat mencatat order. Ini membuat order antar perusahaan di Group berjalan sangat lancar,” jelas Håkan Andersson.

Bagi departemen finance di perusahaan-perusahaan Weland, ada manfaat yang jelas dari penggunaan chart of accounts dan metode akuntansi yang sama.

“Meskipun beberapa perusahaan memiliki struktur yang lebih mendalam, pada dasarnya semuanya sama. Artinya kami tidak terlalu rentan saat seseorang berhalangan hadir, karena orang lain mudah untuk mengejar ketertinggalan soal angka-angkanya. Dan Monitor adalah sistem yang fantastis, yang bisa memberi kami banyak sekali informasi. Sangat mudah untuk menghasilkan total dan grafik.”

Weland AB banyak bekerja dengan Activities. Semua informasi terkait sebuah order terkumpul di satu tempat dalam sistem, sehingga lebih mudah saat tugas perlu dialihkan antar orang.

“Kami menggunakan Activities setiap saat dengan mempertimbangkan planning. Activities mengikuti setiap langkah alur proses, dari sales hingga manufacturing. Kami bisa dengan mudah melihat customer yang belum menyetujui order, misalnya, lalu melakukan follow-up agar tanggal manufacturing tetap terpenuhi,” kata Andersson.

Selama bertahun-tahun, Weland AB menangani sendiri banyak pertanyaan support yang lebih sederhana. Menurut Håkan Andersson, tim support Monitor kini sudah sangat kuat.

“Kami selalu menjalin dialog yang baik dengan tim support, sales, dan development. Banyak ide yang diusulkan selama bertahun-tahun kini menjadi bagian dari G5, salah satunya Pool planning.

Contoh fungsi yang awalnya merupakan adaptasi khusus, tetapi kini menjadi opsi standard yang tersedia bagi semua customer Monitor, adalah Warehouse Management System.

“Standard system tentu tidak bisa menyediakan segalanya, tetapi saat kami menemukan ide-ide bagus seperti ini, kami ingin ide itu menjadi fungsi standard. Monitor sangat memperhatikan kebutuhan kami sebagai customer, dan mengembangkan sistem sesuai dengan banyak ide dan permintaan bagus yang kami ajukan. Memiliki dialog yang positif dan terbuka dengan supplier yang mengembangkan sistem ERP kami adalah kekuatan tersendiri, dibandingkan harus melibatkan consultant eksternal yang membangun semuanya berdasarkan berbagai requirement.”

Bisnis-bisnis di Weland Group sebagian besar dikelola berdasarkan informasi yang disediakan Monitor kepada penggunanya. Agar pendekatan ini berhasil, semua orang harus menggunakan sistem secara penuh. Semuanya harus dilaporkan dan dicatat di Monitor. Menurut Håkan Andersson, ada banyak manfaat dari pandangan yang menyeluruh.

“Design engineer mencatat pekerjaan saat mulai menggambar. Ini memberi tahu staf sales kami bahwa pekerjaan sedang berjalan, sehingga mereka bisa menginformasikan customer. Saat Anda melihat seluruh rantai, jelas bahwa Anda diuntungkan dengan mempercayai sistem.”

Semua foreman di Weland aktif menggunakan priority planning di Monitor, di mana mereka memperbarui capacity secara terus-menerus. Ini penting agar fungsi Check delivery times (CDT) dapat bekerja.

“Kalau ada yang berhalangan hadir atau mesin rusak, capacity turun. Jadi kami cukup memasukkan datanya di Monitor agar CDT diperbarui. CDT juga merupakan fungsi yang benar-benar ditingkatkan di G5, dan sekarang jauh, jauh lebih cepat,” tambah Andersson.

Saat Anda membuat manufacturing order baru di Monitor, CDT memberikan tanggal pasti kapan pengiriman bisa dilakukan.

“Kalau semua material ada di stok, saya bisa membuat order, dan 10 menit kemudian semuanya sudah di-pick dan siap dirakit.”

CDT didasarkan pada operasi, lead time, stok yang tersedia, loading, safety time, dan sebagainya. CDT memperhitungkan setiap parameter.

Håkan Andersson sangat merekomendasikan product configurator karena memungkinkan produk dikirim dalam satu hari, bukan tiga minggu.

Ramp kursi roda yang diproduksi Weland adalah contoh yang tepat. Alih-alih customer memesan dimensi custom hingga milimeter, ditawarkan ukuran-ukuran standard tertentu. Artinya parameter ini bisa dimasukkan ke configurator sebagai konfigurasi untuk berbagai panjang, lebar, kemiringan, dan sebagainya. Staf sales kemudian bisa dengan mudah “membangun” produk jadi, mendapatkan harga dan waktu pengiriman, lalu memberikan quote kepada customer. Begitu customer menyetujui quote, proses bisa langsung dilanjutkan di sistem dengan manufacturing order dan instruksi perakitan terlampir.

“Anda bisa melihat seluruh rantai sekaligus, tanpa harus melalui departemen design yang harus memberikan gambar terlebih dulu sebelum quote dikirim,” tambah Andersson.

Håkan Andersson percaya G5 memiliki potensi besar dibandingkan generasi Monitor sebelumnya.

“Standarnya naik. Ada lebih banyak fungsi, dan kami bisa menghilangkan cara kerja tertentu yang saat ini masih di luar sistem, serta sejumlah adaptasi yang unik untuk Weland. Lebih mudah juga bagi lebih banyak perusahaan di Group untuk mulai bekerja sepenuhnya di Monitor. Ada lebih banyak fleksibilitas di G5, sehingga bisa digunakan lebih luas,” ujarnya.

Ia juga menegaskan bahwa upgrade bukan soal manfaat fungsi satu per satu, melainkan paket secara keseluruhan.

“Senang juga melihat banyak fungsi yang dikembangkan Weland dan Monitor selama bertahun-tahun kini menjadi fungsi standard di Monitor G5.”