Purchase intelligently dengan sistem ERP

Salah satu tugas utama departemen pembelian dalam lanskap manufaktur adalah membeli bahan baku sesuai dengan bill of materials (BOM) dan memastikan semua komponen ini berada dalam jumlah yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat.

Selain harus tetap memantau permintaan pembelian, mengelola tingkat inventaris, dan mencoba bernegosiasi dengan vendor, bagian pembelian harus melakukan semua hal secara manual seperti pekerjaan administrasi yang melibatkan penawaran harga, pesanan pembelian, dan invoices, belum lagi menjaga komunikasi dengan departemen lain. Hal ini dapat membuat manajer pembelian terbaik sekalipun merasa seperti hidup dalam keadaan kacau yang terus-menerus.

Pembelian adalah departemen yang krusial dalam perusahaan tanpa memandang ukuran atau industrinya. Tanpa pembelian, semua manufaktur akan terhenti. Seiring dengan konsep smart factory yang terus mengubah lanskap manufaktur, transformasi digital telah menjadi prioritas utama bagi manufaktur untuk membangun ketahanan ke dalam rantai pasok.

Tidak ada alasan bagi tim pembelian manufaktur untuk tidak mengadopsi transformasi digital. Dengan biaya tenaga kerja yang tinggi, perusahaan harus melihat segala hal yang dapat mereka lakukan untuk menciptakan nilai dari waktu yang dihabiskan oleh tim pembelian mereka. Dengan mengubah invoices kertas menjadi dokumen digital dan meninggalkan praktik manual, mengakhiri proses berbasis kertas, menambah visibilitas di seluruh bisnis, serta mengurangi risiko, perusahaan mendapatkan keuntungan paling banyak untuk tetap hemat biaya, mengoptimalkan produksi, dan berorientasi pada pertumbuhan.

Banyak perusahaan telah mulai mengimplementasikan sistem ERP dan departemen Pembelian adalah salah satu area kunci untuk menciptakan keputusan yang lebih kuat. Pengenalan sistem ERP dalam sebuah perusahaan membuatnya lebih fleksibel dan akurat bagi para pembeli. Semua data disimpan dalam satu sistem, menyediakan satu sumber kebenaran (single source of truth) dari seluruh proses pembelian hanya dalam beberapa klik. Dalam artikel ini, kami akan memberikan penjelasan tentang area utama di departemen Pembelian Anda yang dapat memperoleh keuntungan dari implementasi sistem ERP.

Supplier Relationship Management (SRM)
Hubungan pemasok sangat penting bagi sebuah bisnis. Mengoordinasikan dan mengelola tugas sehari-hari dengan pemasok dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali dengan banyaknya dokumen berbeda seperti penawaran harga, pesanan pembelian, invoices, dll., yang perlu dibuat dan ditindaklanjuti.

Sistem ERP modern dapat dengan mudah mendigitalisasi semua dokumen berbeda dalam proses pembelian, yang tidak hanya membantu mengatasi tumpukan fisik, tetapi juga sangat meningkatkan produktivitas karena sistem memastikan informasi yang diterima oleh semua orang konsisten sehingga mengurangi kesalahan manusia.

Yang terpenting, SRM akan memastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat, sambil menjaga daftar pemasok Anda terorganisir dengan cermat.

Requirements Planning (MRP)
Salah satu tanggung jawab utama pembeli adalah meramalkan jumlah bahan baku yang tepat yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan customers serta mengelola buffer stocks. Peramalan memerlukan informasi pesanan yang akurat, data stock yang ada, kapasitas produksi, dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Jika ada perbedaan dalam informasi yang disebutkan di atas, maka Anda dapat yakin bahwa perkiraan yang dihasilkan tidak akan berguna.

Oleh karena itu, sangat penting bahwa semua informasi kebutuhan tidak hanya akurat tetapi juga dikelola dan dikomunikasikan dengan baik secara tepat waktu.

Sistem ERP modern seperti Monitor ERP sangat meningkatkan perencanaan kebutuhan dengan memberikan saran pembelian kepada pembeli berdasarkan data pesanan, prakiraan, dan buffer stock. Anda dapat yakin bahwa Anda hanya membeli apa yang Anda butuhkan dan tidak membeli bahan baku secara berlebihan atau kurang yang akhirnya memakan ruang penyimpanan yang berharga.

Purchasing Alternatives
Pembeli sering dihadapkan pada keputusan sulit dalam memilih pemasok yang tepat untuk membeli. Kecuali jika Anda sangat mengenal semua pemasok dalam daftar Anda, Anda mungkin membuat keputusan yang salah dan berakhir dengan kedatangan bahan baku yang lambat, yang menyebabkan efek domino yang pada akhirnya menyebabkan tanggal pengiriman yang terlewat.

Bukankah akan sangat baik jika ada sistem yang tidak hanya mendigitalisasi dokumen penting Anda, menjaga daftar pemasok Anda terkelola dengan baik, dan juga memberikan saran tentang pemasok mana yang harus Anda pilih untuk membeli berdasarkan lead time dan tanggal pengiriman?

Sistem ERP yang terintegrasi penuh seperti Monitor ERP memungkinkan Anda untuk melakukan permintaan harga untuk banyak item ke banyak pemasok pada saat yang bersamaan. Ini menghemat banyak waktu Anda dalam memilih pemasok terbaik untuk pekerjaan tertentu.

Subcontract Management
Pekerjaan manufaktur internal sendiri sudah merupakan tantangan, bayangkan harus mengelola subkontraktor. Mengatur lead time subkontraktor agar sesuai dengan rencana produksi Anda dapat menjadi mimpi buruk jika Anda tidak memiliki proses dasar dan dokumentasi yang benar sejak awal.

Mendigitalisasi semua dokumen subkontraktor yang relevan seperti pesanan pembelian, surat jalan, dll. akan memastikan bahwa setiap orang yang terlibat menerima pembaruan tepat waktu yang akurat.

Selain mengelola dokumentasi dengan benar, ada banyak tugas lain yang terlibat untuk memastikan subkontraktor bekerja secara optimal seperti mengirimi mereka material yang tepat dan menerima pesanan pembelian tepat waktu. Dengan sistem yang tepat, Anda akan memiliki gambaran 360 derajat tentang status semua subkontraktor Anda.

Traceability
Ada banyak bahan baku yang terlibat dalam pembuatan sebuah produk dan terkadang cacat produk mungkin disebabkan oleh batch bahan baku yang buruk.

Namun, tanpa sistem yang tepat, mustahil untuk melacak akar penyebab cacat tertentu. Sistem ERP modern seperti Monitor ERP memungkinkan Anda melacak bahan baku melalui batch atau bahkan hingga nomor seri dari setiap komponen individu. Anda dapat dengan mudah melacak cacat ke nomor seri tertentu yang berasal dari batch bahan baku yang buruk di seluruh proses manufaktur.

Ini penting karena memungkinkan Anda untuk menyempurnakan proses manufaktur tertentu atau mengevaluasi kembali bahan baku dan menggantinya dengan material berkualitas lebih baik atau material yang lebih hemat biaya. Dengan kemampuan melacak bahan baku hingga nomor komponen individu, Anda juga dimungkinkan untuk mempelajari biaya produk Anda dari sudut pandang yang berbeda dan mungkin mengidentifikasi material yang lebih hemat biaya untuk digunakan sebagai gantinya.

Kita telah mengeksplorasi area utama yang terlibat dalam proses pembelian di atas, dan kita dapat melihat bahwa hal itu dapat sangat ditingkatkan dengan mendigitalisasi dokumen penting, merampingkan penyampaian data, dan akurasi. Setelah Anda memiliki data yang akurat dalam basis data Anda, Anda dapat melakukan hal-hal luar biasa dengannya.

Data adalah inti dari implementasi sistem ERP. Memiliki sistem ERP memberikan ketenangan pikiran bagi pembeli, tidak hanya meningkatkan proses pembelian, tetapi juga membantu mengurangi biaya manajemen sumber daya, terutama ketika modul Pembelian terintegrasi dengan modul terkait lainnya seperti Manufaktur, Sales, Stock, Akuntansi, dan Time Recording. Ketika pembelian dilakukan, sistem akan secara otomatis membuat entri ke modul masing-masing yang meningkatkan perencanaan sumber daya di sisi pembeli dan menawarkan lebih sedikit konsumsi waktu untuk komunikasi ke setiap departemen.

Pembeli dapat meningkatkan produktivitas pembelian dengan memanfaatkan data yang kuat dari lantai pabrik hingga ke kantor pembelian, ini berarti mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada jaringan pemasok, evaluasi vendor, strategi pembelian, dan memprediksi tren masa depan bahan baku yang dapat berdampak pada lini produksi, mengoptimalkan seluruh proses siklus pasokan hingga pengiriman tepat waktu ke depan pintu customer.

Sistem ERP yang tepat akan memberikan dasar bagi pembeli untuk komunikasi yang lebih terbuka, memungkinkan mereka menawarkan lead time yang lebih baik kepada pemasok atau customers, peringatan lebih dini untuk penyesuaian jumlah, dan pemodelan prediktif yang lebih andal. Ini akan mengubah cara Anda melihat proses dan transaksi pembelian Anda. Nilai yang dihasilkan dari implementasi ERP akan menempatkan bisnis pada posisi yang kuat untuk merampingkan operasi, memperkuat loyalitas customer dan, yang krusial, menemukan area baru untuk pertumbuhan bisnis.

Hubungi kami di sales.asia@monitorerp.com untuk memulai perjalanan Anda menuju produksi yang lebih efisien, produktif, dan pengiriman yang lebih andal.